檔案學概論復(fù)習資料

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1、檔案一：檔案的定義1.檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的各個機關(guān)，企業(yè)事業(yè)單位，社會組織和個人在工作活動和生活中，產(chǎn)生了大量的文件，為了日后工作活動和生活的查考，人們便把文件保存起來，轉(zhuǎn)化為檔案。文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備三個條件：a)辦理完畢的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案，承辦中的文件不是檔案；而文件的歸檔要區(qū)分對待：①.文件中的內(nèi)容短期內(nèi)可以辦理完畢的，可等辦理完畢后歸檔；②.文件中的內(nèi)容需要長期辦理的，只需將文件經(jīng)過簽收，傳閱，研究，討論和貫徹執(zhí)行后，就算辦理完畢并歸檔保存；③.不需要具體承辦的文件，只要經(jīng)過收發(fā)，登記，傳閱等文書處理程序就算辦理完畢并歸

2、檔保存。b)對日后社會活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存起來；辦理完畢的文件不需全部歸檔的原因：①.工作和生活中產(chǎn)生的文件是大量的，若全部作為檔案保存起來，檔案館和檔案室將無法承擔如此龐大的工作；②.保存檔案的目的是為了日后的參考利用，若將沒有價值的文件歸檔保存，會造成檔案資源管理的浪費。c)按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后轉(zhuǎn)化為檔案。文件是人們在工作和生活中逐漸逐份累積起來的，文件之間的排列沒有規(guī)律性，彼此孤立，不能完整反映事情的來龍去脈，因此，文件在歸檔前必須按照一定的規(guī)律歸類整理。使其具有內(nèi)在聯(lián)系地排列起來

3、，這是檔案優(yōu)于文件的特點之一。2.檔案是各種機構(gòu)和個人在其特定的社會活動中形成的a)檔案的形成者廣泛：官方性質(zhì)的有國家機關(guān)，國有企業(yè)事業(yè)單位等；半官方或非官方性質(zhì)的有各種群眾團體，私有企業(yè)等；個人。b)檔案內(nèi)容廣泛：由于檔案形成者分布在不同領(lǐng)域，部門和地區(qū)，因此形成的檔案涉及政治，經(jīng)濟，軍事，文化，教育，衛(wèi)生，司法，外交等，既有中央機關(guān)形成的又有地方機關(guān)形成的檔案，既有國家機關(guān)，企事業(yè)單位形成的又有群眾團體和個人形成的。3.檔案的類型是多種多樣a)載體：骨甲，金石，竹木，縑帛，紙張，膠片，磁帶，光盤等；a)記錄方式：手寫，雕刻，印刷，

4、攝影，錄制等；b)文種：古代有詔，誥，題本，摺片；近代有令，布告，咨，呈；現(xiàn)代有計劃，報告，會議記錄，通知，通報，批復(fù)，指示等；c)文件內(nèi)容：文書檔案，科技檔案，專門檔案。專門檔案又分人事檔案，訴訟檔案，藝術(shù)檔案，會計檔案，人口普查檔案等；d)檔案形成機關(guān)的級別：中央機關(guān)檔案，省，市，縣級機關(guān)檔案。1.檔案是人們社會活動的原始記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性檔案是人們在社會活動中無意識地形成的，是人們在處理日常事務(wù)中形成的副產(chǎn)品。不是為了保存而專門編寫的，也不是為了某種目的而臨時編寫。因此檔案具有很強的原始記錄性和客觀性，原始記錄人們社會活動

5、的真實歷史面貌。人們也把檔案稱為歷史的真跡。原始記錄性是檔案區(qū)別圖書，情報等其他文獻資料的本質(zhì)特征。二.文件是怎樣轉(zhuǎn)化為檔案的？文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備三個條件：a)辦理完畢的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案，承辦中的文件不是檔案；b)對日后社會活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存起來；c)按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后轉(zhuǎn)化為檔案。三.檔案與圖書，情報的區(qū)別原始記錄性是檔案區(qū)別圖書，情報等其他文獻資料的本質(zhì)特征。圖書，情報雖然也都屬于知識信息的范疇，記載著人類社會活動，但他們不是原始記錄，他們是在檔案這一原始記錄的基礎(chǔ)上加工編寫

6、而成的，其原始性，真實性，可靠性不如檔案。四.檔案與文物有何異同同：都是人們在社會活動中產(chǎn)生的原始的歷史記錄，原始記錄了人類的社會活動，是歷史的真跡，具有原始性可靠性的特點；異：檔案室一種信息資源，著重于文字符號，文物則著重于實物，包括有文字符號和無文字符號的實物。五.與其它信息相比，檔案信息有何特點？1.檔案是一種原始信息檔案屬于原始信息，也稱原生性信息本源性信息，或“一次文獻”，是人們對社會實踐活動的最初的，最原始的記載。而圖書，情報等信息是在這種原始信息的基礎(chǔ)上加工處理而成的，稱為經(jīng)過處理的信息，或派生性信息，二次文獻，三次文獻

7、。2.檔案室一種內(nèi)向性信息。其在傳播的時間，內(nèi)容和范圍受到一定限制。原因是：a)檔案是機關(guān)組織或個人在特定的工作中形成的，具有保密性，在一定時間內(nèi)只限在內(nèi)部使用；b)檔案多是單份文件，不能廣泛傳播，在空間上受限；c)檔案是未經(jīng)整理的素材，不便于讀者閱讀，理解，只能作為工作的查考，憑證之用。六.為何說檔案是科學研究的可靠材料？一切科學都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律的學問，這就必須占有大量反映客觀事物發(fā)展的材料，其中包括檔案。檔案可從兩方面為科學研究提供歷史資料：一方面，專門進行科學實驗所做的原始記錄，可供現(xiàn)實的研究工作借鑒；另一方面，從一般的

8、生產(chǎn)活動中，日常生活中產(chǎn)生的資料也為科學研究提供了大量的經(jīng)驗和數(shù)據(jù)。不但自然科學如此，社會科學研究也離不開檔案資料的利用。七.檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1.檔案作用的擴展率檔案的作用可分為對其形成機關(guān)的作用和對整個社會的作用兩