音像檔案管理辦法(4頁)

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1、音像檔案管理辦法一、總則為加強公司的音像檔案管理，特制定本辦法。（一）公司的咅像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。（二）咅像檔案一般由錄咅帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤、照片（含底片）等及其文字說明兩部分組成。（三）音像檔案是本公司財產(chǎn)的組成部分，必須由檔案室實行集小統(tǒng)一管理。二、音像檔案資料的收集（一）收集范圍1、反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的音像資料；2、各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與木公司有關(guān)的重大活動的咅像資料；3、本公司冇關(guān)人員組織或參加的重要會

2、議的音像資料；4、涉及本公司權(quán)益的音像資料；5、其他單位形成的與本公司有關(guān)的重要咅像資料；6、其他具冇保存價值的音像資料。三、收集時間咅像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)歸檔。如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。四、收集要求（-）錄咅帶、錄像帶、攝像帶、照片（含底片）和文字說明要收集齊全,按時向檔案室移交，建立音像檔案保管措施。歸檔時應(yīng)接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；音像資料的內(nèi)容耍真實，底片乙原件與影像、復(fù)制品要相符。（-）咅像檔案資料的征集檔案室冇責(zé)任隨時征集重要音像資料；公司各部門或個人應(yīng)按耍求及時向檔案室移交業(yè)務(wù)活動屮形成的音像資料。五、音像

3、檔案的整理（-）音像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其冇序化、系統(tǒng)化，便于保管和利用。（-）咅像檔案的整理由攝錄人員負責(zé)，檔案部門協(xié)助。（三）分類、編號1、照片檔案按年代、問題分類。同一類照片按時間順序編號，同時填寫其底片或刻錄盤號。底片、刻錄盤在全宗內(nèi)編流水號。格式：分類號一流水號。2、錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤等按年度一問題分類，按內(nèi)容編流水號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。（四）保管期限：視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、冇效性等因素，劃定保管期限。（五）文字說明的編寫1、文字說明

4、基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝錄者）等。2、編寫文字說明的要求：（1）準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括英反映的全部信息，標注項目正確齊全；（2）照片的門然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）耍編寫文字說明。錄咅帶、錄像帶、刻錄盤、攝像帶按案卷編寫案卷文字說明。一組音像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明；（3）文字簡潔、語言通順；（4）時間用阿拉伯數(shù)字表示。（六）編制格式1、照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。2、錄音帶、錄像帶、刻錄盤、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁，參照上述要求逐項填寫。（七）案卷要求

5、1、將具有共同主題內(nèi)容的若干份音像資料組成案卷，集小編放。2、卷內(nèi)目錄：照片、底片以口然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄咅、錄像帶、攝像帶、刻錄盤以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3、卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)音像材料的整理、變動情況。六、音像檔案的保管（一）音像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。（二）底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶、刻錄盤應(yīng)立放，磁帶存放不得用鐵皮柜。（三）對音像檔案，要定期檢查。（四）歸檔保存的音像檔案，任何人不得私自撤銷、抽岀、清洗、消磁和涂改；銷毀咅像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔部門同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊后指定專人

6、銷毀。（五）建立健全音像檔案統(tǒng)計制度，做好音像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效杲等項的統(tǒng)計工作。七、音像檔案的開發(fā)利用（-）編制音像檔案目錄、卡片等檢索工具，以便于保管利用。（二）建立咅像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)咅像檔案的機密程度，確定利用范圍。（三）音像檔案原版一?般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可限期外借。利用率高的咅像檔案可將復(fù)制件外借；借用或復(fù)制咅像檔案由檔案室負責(zé)辦理借閱手續(xù)。如在借用屮造成損壞，則由借用部門（人）負責(zé)賠償。