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《紫晶檔案系統(tǒng)操作步驟說明》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、紫晶檔案軟件常用操作步驟說明(AMS2000)本說明主要針對用戶常見的操作步驟說明，共分為：A，B，C，D，E，F(xiàn)，G，H，I，J，K十一項，部分操作流程后還附有備份說明。A項是對黨政網(wǎng)上的現(xiàn)行文件進行收、發(fā)文管理的操作說明。B項是對收、發(fā)文進行自動歸檔的操作說明（人工歸檔見C）。C項是對已組裝成盒的檔案進行人工歸檔的操作說明。D項是對機讀目錄的查找操作說明。E項是對全文的掛接操作說明。F項是機讀目錄修改及打印操作說明。G項是更改檔號操作說明。H項是對件號處理操作說明。I項是對分卷操作說明。J項是對數(shù)據(jù)交換的操作說明，此項只有B版用戶才有此功能。K項是對數(shù)據(jù)備份的操作說明。A：⑴
2、進入黨政網(wǎng)的已收文頁面⑵在需要接收的文件的條目位置上單擊鼠標右鍵⑶點擊從黨政網(wǎng)上接收：收文⑷進入紫晶系統(tǒng)⑸點擊收文管理⑹點擊還原按鈕，可見第⑶步接收的文件（若不可見，請核查當(dāng)前文件處理年度，有必要時重新進行收發(fā)文年度設(shè)置）⑺在保管期限和頁數(shù)處分別按實際文件內(nèi)容進行設(shè)置，并保存⑻點擊打印按鈕⑼點擊批閱單打印按鈕⑽點擊打印圖標按鈕⑾關(guān)閉當(dāng)前窗口回到收文管理窗口⑿點擊全文瀏覽按鈕⒀點擊動態(tài)鏈接按鈕第6頁,共6頁⒁啟動閱覽器后進行打印及相關(guān)操作備注：1、以上只是以網(wǎng)上收文為例，發(fā)文同收文雷同，請參照操作。2、用戶希望通過本系統(tǒng)對網(wǎng)上沒有的文件進行收發(fā)文管理時，可在第五步：⑸點擊公文歸檔整
3、理下的收文管理⑹按文件進行手工錄入⑺點擊保存按鈕⑻點擊打印按鈕。B：⑴進入紫晶系統(tǒng)⑵點擊自動歸檔按鈕⑶在分類下的形成年度前方框打“√”并輸入對應(yīng)的四位數(shù)值年度⑷在分類下的保管期限前的方框打“√”并選擇對應(yīng)的期限⑸在排列下的文件形成日期前方框打“√”⑹在排列下的保管期限前方框打“√”⑺在編號下的全宗號、年度、保管期限、卷(盒)號輸入對應(yīng)的內(nèi)容⑻點擊確定按鈕，⑼在頁數(shù)/盒前的方框打“√”并輸入頁數(shù)⑽點擊歸檔按鈕⑾點擊繼續(xù)按鈕C：⑴進入紫晶系統(tǒng)⑵點擊人工歸檔按鈕⑶在檔號一欄輸入檔號⑷在空白處點擊左鍵⑸點擊OK按鈕⑹點擊歸檔文件目錄按鈕⑺分別輸入：文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)（號）
4、等有所規(guī)定內(nèi)容⑻點擊保存按鈕⑼點擊添加按鈕進行下一份文件的錄入備注：1、在本項第三步：⑶在檔號一欄輸入檔號，檔號格式為：全宗號-期限年度-盒號，全宗號及盒號為三位，不足添‘0’、如：012-永久2007-001，中間的間隔符‘-’必須為半角。2、在添加目錄時系統(tǒng)會自動將上份文件的內(nèi)容保存下來，為減少用戶從復(fù)錄入，只需直接修改保存既可，如果不需要使用此功能，去掉添加繼承按鈕前的‘√’。3、手工直接輸入的目錄沒有全文文件，如要掛接全文按D項操作。第6頁,共6頁4、可以從左邊收文、發(fā)文、回收庫（單擊文件來源按鈕可切換這三個庫，也可單擊檢索按鈕、三庫的列表框表頭、多級排序按鈕來進行各庫中
5、文件范圍的篩選和排序，以便容易進行要歸檔文件的選擇）中選中文件，再單擊向右按鈕完成歸檔；文件的選中可以采用CTRL+單擊網(wǎng)格最左邊豎條的方式進行連選。5、可以單擊向右按鈕完成已歸檔文件向收發(fā)文文件庫的回歸。D：⑴進入紫晶系統(tǒng)⑵點擊編目檢索⑶點擊文件檢索⑷在請輸入檢索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)鍵詞⑸點擊檢索備注：1、在第⑷步請輸入檢索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)鍵詞中，用戶輸入兩個或以上關(guān)鍵詞時必須用空格隔開。2、輸入相關(guān)關(guān)鍵詞可為：文件編號、責(zé)任者、題名、日期等已錄入計算機的任意內(nèi)容，如進行復(fù)雜查詢，需用高級檢索。3、用戶可根據(jù)該文件的檔號快速找到該文件。如文件掛有全文，可點擊全文瀏覽直接瀏覽文件，還可點
6、擊動態(tài)鏈接對文件進行修改利用。E：⑴進入紫晶系統(tǒng)⑵點擊全文管理⑶點擊全文目錄管理，單擊需要建立新的子目錄的父目錄，打開該父目錄⑷點擊新增目錄按鈕⑸在用戶輸入欄輸入文件目錄名稱⑹點擊確定按鈕⑺點擊關(guān)閉按鈕⑻點擊全文文件管理⑼分別對源文件位置和目標目錄兩個目錄選擇框進行目錄選擇，選擇源文件所在目錄位置和文件入庫后的存放位置（即目標目錄）⑽選擇用戶所需文件⑾點擊傳輸文件按鈕⑿點擊關(guān)閉按鈕⒀點擊歸檔/卷內(nèi)文件按鈕第6頁,共6頁⒁在檔號一欄輸入檔號⒂到位需要進行全文掛接的機讀目錄⒃點擊全文掛接按鈕⒄選中對應(yīng)的文件⒅點擊選中退出按鈕⒆設(shè)置全文級別⒇點擊保存按鈕備注：1、用戶通過網(wǎng)上接收時是同
7、時包括目錄和正文的，但手工錄入的機讀目錄是沒有全文文件的，必須通過E項手工進行全文的入庫掛接。2、在全文目錄設(shè)置時不是每次都要進行目錄的添加，用戶應(yīng)根據(jù)自己的實際情況建立目錄結(jié)構(gòu)。3、在第⑼步的源文件位置是指用戶原電子文件保存的位置，如E：張三黨政....；目標位置是指用戶自己通過全文目錄管理建立的目錄。位置選擇后，右面的空白框會顯示出該目錄內(nèi)當(dāng)前的文件。F：⑴進入紫晶系統(tǒng)⑵點擊人工歸檔按鈕⑶在檔號一欄輸入檔號⑷在空白處點擊左鍵⑸點擊OK按鈕⑹點擊歸檔文件目錄按鈕⑺左鍵點擊
