印刷廠全套iso程序文件

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1、程序文件文件標(biāo)題文件控制程序編寫審核文件編號(hào)LION/QP/01第107頁共5頁1.目的對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行控制，保證文件的適用性、有效性。2.適用范圍適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的控制。3.術(shù)語3.1受控文件：按規(guī)范進(jìn)行管理并得到有效控制的所有文件和資料。3.2外來文件：從本公司以外獲得的各類文件和資料。4.職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布。4.2管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核。4.3其它文件由相關(guān)部門組織編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及多個(gè)部門的文件，由相關(guān)部門組織會(huì)簽。4.4總經(jīng)辦

2、文控員負(fù)責(zé)所有受控文件的編號(hào)、發(fā)放、回收、銷毀及存檔。4.5各部門文件管理員負(fù)責(zé)本部門文件的接收、傳閱、保管等工作。5.作業(yè)程序5.1文件的編制和審批文件類別編寫/組織編寫審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊相關(guān)人員管理者代表總經(jīng)理程序文件總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、其它管理性文件相關(guān)部門部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)第107頁共5頁5.2文件的編目和發(fā)放5.2.1受控文件應(yīng)在審批前由總經(jīng)辦文控員統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，按《文件編號(hào)規(guī)定》執(zhí)行。5.2.2總經(jīng)辦應(yīng)保留所有受控文件原稿，應(yīng)確保：進(jìn)行了有效的批準(zhǔn)；標(biāo)題、文件

3、號(hào)、版本號(hào)、頁數(shù)完整；有明確的發(fā)放范圍。5.2.3文控員在收到文件后，按規(guī)定進(jìn)行編號(hào)分發(fā)，原稿存檔；分發(fā)時(shí)要做簽收并在《文件發(fā)放/回收登記表》上記錄。5.2.4各職能部門應(yīng)設(shè)文件管理員（兼職），對(duì)接收的受控文件進(jìn)行登記，并建立《受控文件目錄》，以識(shí)別更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)。5.2.5當(dāng)需使用文件的人員未領(lǐng)到文件時(shí)，不得隨意借用他人的文件復(fù)印，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和管理者代表批準(zhǔn)后，到文控員處辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控文件”印章的受控文件復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由文控員收回。5.2.6文件使

4、用人應(yīng)妥善保管好文件。5.2.7文件使用人將文件丟失后，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請表》申請補(bǔ)發(fā)。文控員補(bǔ)發(fā)時(shí)給予新的分發(fā)號(hào)，原號(hào)作廢，并在《文件發(fā)放/回收登記表》登記。5.3文件的以舊換新5.3.1在使用過程中損壞的文件，使用部門可用損壞的舊文件到文控員處換取新文件。5.3.2以舊換新的文件，要在《文件發(fā)放/回收登記表》上記錄并注明原因，并保持原編號(hào)。5.4文件的評(píng)審每年管理評(píng)審前或需要時(shí)，各部門需對(duì)本部門所使用的文件的有效性與適宜性進(jìn)行評(píng)審，并記錄，必要時(shí)予以修訂。5.5文件的更改5.5.1文件的更改方式：第107

5、頁共5頁a.劃改：僅對(duì)文件內(nèi)個(gè)別條款或詞句進(jìn)行更改。b.換頁：改動(dòng)較大，對(duì)整頁都進(jìn)行了更改。c.換版：文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢。5.5.2文件需更改時(shí)，應(yīng)由更改提出部門填寫《文件更改申請表》說明更改理由以及更改內(nèi)容，按原文件審批的程序進(jìn)行審批。5.5.3文件更改批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人實(shí)施更改。更改后的文件連同《文件更改通知單》交文控員，文控員將新文件（換頁或換版時(shí)）連同《文件更改通知單》按原發(fā)放范圍發(fā)放并收回舊文件（換頁或換版時(shí)）。5.6文件的使用管理5.6.1部門負(fù)責(zé)

6、人應(yīng)組織本部門相關(guān)人員對(duì)接收到的文件進(jìn)行學(xué)習(xí)，并記錄。5.6.2文件應(yīng)有序的存放以便于存取和查閱。5.6.3不得在受控文件上亂涂亂畫，不得私自復(fù)印外借，確保文件的清晰、整潔和完好。5.6.4公司運(yùn)作方式以及外部法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更改相應(yīng)的文件。5.6.5總經(jīng)辦負(fù)責(zé)在每次內(nèi)部質(zhì)量體系審核前全面檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.7外來文件的控制5.7.1作為采購、檢驗(yàn)、標(biāo)準(zhǔn)等依據(jù)的各類外來文件，由部門經(jīng)理進(jìn)行審查。審查批準(zhǔn)后交由文控員登記、編號(hào)、發(fā)放，對(duì)外來文件建立臺(tái)帳；外來文件加蓋“外來

7、文件”印蓋。并存一份備案。5.7.2各相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)必須確保外來文件的有效性，并在每年的管理評(píng)審前，由管理者代表組織各部門經(jīng)理對(duì)外來文件的有效性進(jìn)行審查。5.8發(fā)外文件的控制第107頁共5頁5.8.1提供給供應(yīng)商和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的受控文件，提供部門應(yīng)做好發(fā)放登記及更改、作廢的控制。5.8.2提供給客戶的文件，不加蓋受控印章，不做更改控制，但必須做好發(fā)放記錄。5.9文件的歸檔5.9.1各類文件應(yīng)定期交資料室歸檔。5.9.2技術(shù)性文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理，裝訂成冊后交資料室歸檔。行政性文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)定期歸檔，其它相關(guān)文件

8、由相關(guān)部門整理后交資料室歸檔。5.10文件的作廢保存期限到、使用無效作廢、破損嚴(yán)重后作換版處理的文件即為作廢文件，作廢文件由文控員按《文件發(fā)放/回收登記表》收回并記錄，存檔的加蓋“作廢留存”章，其余由文控員統(tǒng)一銷毀。6相關(guān)文件6.1《文件編號(hào)規(guī)定》7相關(guān)記錄文件傳閱學(xué)習(xí)記錄表；文件發(fā)放/回收登記表；受控文件目錄；文件領(lǐng)用申請表；文件更改申請表；文件更改通知單；文件外發(fā)記錄；文件編目清單