淺談會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制制度(1)

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1、淺談會計電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部控制制度(1)摘要：隨著電子信息技術(shù)的普及，實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多，文章就如何建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了初步探討?！　￡P(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制　　　　內(nèi)部控制是企業(yè)單位為保護(hù)其資產(chǎn)安全、保證信息的完整和正確、促進(jìn)經(jīng)營管理政策得以有效實施、提高經(jīng)營效率、控制經(jīng)營風(fēng)險、防止舞弊行為發(fā)生進(jìn)而制定的各項規(guī)章制度、組織措施、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。電子信息技術(shù)日益普及，企業(yè)建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機(jī)，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的

2、提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，會計電算化的實施，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊。　　　　一、內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了變化　　　　企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等?！　‰S著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能

3、，業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。　　　　二、內(nèi)部控制的內(nèi)容也更加廣泛　　　　在電算化方式下，內(nèi)部控制的內(nèi)容在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上，又出現(xiàn)了許多新的問題，主要有以下幾個方面：　?。ㄒ唬┐_保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性　　在電算化會計中，電子計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制下自動進(jìn)行。然而，電腦中的原始數(shù)據(jù)

4、必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機(jī)的，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。　?。ǘ﹪?yán)格控制操作人員的權(quán)限　　授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行個性操縱

5、處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯誤的風(fēng)險?！　。ㄈ┮苊鈺嫏n案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險　　在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序。如計算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治，以及計算機(jī)操作管理等?！　　　∪⒓訌?qiáng)

6、電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)的具體措施　　　　（一）操作程序控制制度化　　為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定嚴(yán)格的操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：（1）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證；（2）數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改；（3）發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；（4）開機(jī)后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場；（5）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。

7、當(dāng)然，這些制度還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。　?。ǘ┍仨氈贫ㄏ鄳?yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制　　職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。會計核算軟件正式投入使用后，原有會計機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案