文件歸檔目錄范本

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1、【愛文庫】核心用戶上傳文件歸檔目錄范本一、電子表格的使用????1、本電子表格格式是按照國家標準和檔案管理軟件的要求設(shè)計的，所列項目不能增減。????2、在計算機中錄入時不能加空格和回車。????3、目錄在填寫好后保存時的文件名為“單位名稱+年度+.XLS”，如“檔案局2007.xls”。????4、目錄填寫好后看是否超寬，確定后可以用國際標準A4型紙(長×寬297mm×210mm)直接打印，已設(shè)置好頂端標題行，打印時會自動加上表格頭子，不必再手工加每頁加表頭。????5、表頭部分“全宗號”是縣檔案館給每一個立檔單位的編號，同一行末為“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30

2、年——2007”、“10年——2007”。二、歸檔文件目錄填寫說明《歸檔文件整理規(guī)則》所指編目是指對已歸檔文件逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。????——件號：填寫室編件號。件號在最低一級類目中從“1”開始編寫。不得重復(fù)，不得編附號。????——責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。責任者必須是文件的署名者，而不是承辦者它可以是一個或幾個機關(guān)，或一個或幾個人。填寫時要注意三個問題：????(1).填寫時一般使用全稱或通用簡稱，不能使用“本單位”、“本科”等含義不明、難以判斷的簡稱。領(lǐng)導(dǎo)講話填寫領(lǐng)導(dǎo)姓名。????(2).聯(lián)合發(fā)

3、文時，填寫文件主辦的單位全稱，即編文號的單位。????(3).有些“白頭文件”朝陽【wlsh0908】整理【愛文庫】核心用戶上傳可能出現(xiàn)未署責任者的情況，編目時應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫，并加“[]”。????——文號：文件的發(fā)文字號。文號即發(fā)文的字號，是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成，填寫文號項時應(yīng)照實抄錄，代字、年度、順序號（包括括號的形式）都不能省略（不能變），否則將給查找和利用帶來困難，如“鹽委發(fā)[2007]1號”，不能填為“鹽委發(fā)（2007）1號”、“鹽委1號”、“鹽委發(fā)1號”等。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得

4、填寫“情況反映”等刊物名稱。“情況反映第×××期”、“工作動態(tài)第×××期”、“會議紀要第×××期”等內(nèi)容填在“文號”欄內(nèi)都是不符合要求的。?——題名：題名即文件標題。一個完整題名由責任者、問題、文種3個部分組成。填寫題名時應(yīng)注意幾個問題：⑴．當文件只有一個題名時，填寫應(yīng)照實抄錄；⑵．當有的文件還有副題名（副題名即文件標題中破折號冒號后面部分，對正題名進行解釋說明）或并列題名（并列題名即以其他語言文字書寫的題名）時，如果正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般不須抄錄，并列題名在需要時與正題名一并抄錄；⑶．當文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內(nèi)容，應(yīng)重新擬寫或補充標題

5、，并在新擬或補充標題之外加“[]”號。⑷．當會議記錄須重擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。⑸．正件與附件為一件時，當正文僅僅是一些原則性的東西，而附件是具體的條文，這時附件的題名應(yīng)同時抄錄，外加“（）”號，如：“關(guān)于進一步加強精神文明建設(shè)的決定”（附：市民公約）。?????——日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。有的文件材料有年無準確月日的，如2007年一份材料可填寫為20070000。未注明日期的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證，考證的時間加〔〕。?????——朝陽【wlsh0908】整理【愛文庫】核心用戶上傳頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。頁數(shù)是每件

6、文件的總頁數(shù)。歸檔文件整理過程中無需對每件文件重新編頁碼，只需將的頁數(shù)相加作為該件文件的頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，有的文件落款“此頁無正文”，然后就是文件落款時間，這樣的情況同樣也算一頁，空白頁不計。有些大張的統(tǒng)計表折疊后仍按未折疊前的圖文頁面數(shù)計算頁數(shù)。多份文件作為一件時，按各文件頁數(shù)相加在一起計算。?????——備注：注釋文件需說明的情況。填寫歸檔文件需要補充說明的情況如文件的缺損、修改、移出、銷毀等，如內(nèi)容太多可在備注欄內(nèi)加注“＊”字號，將具體情況填寫在盒內(nèi)備考表中。歸檔文件目錄全宗號：10年——2009件號責任者文號題名時間頁數(shù)備注　　　　　　　　　　　　　

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