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《郵件收發(fā)管理制度》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內容在行業(yè)資料-天天文庫。
1、郵件收發(fā)管理制度一、目的為規(guī)范公司郵件的收發(fā)管理，保證公司對外業(yè)務的正常開展并有效節(jié)約郵寄成本，避免造成公司資料的丟失及浪費。二、適用范圍本公司全體員工三、定義郵件物品：指公司員工寄送/簽收的文件、資料、貨物及其他貨品等，物流除外。四、職責4.1辦公室：負責公司郵件物品的收發(fā)管理。4.2各部門：協(xié)助辦公室進行部門郵件物品的發(fā)送、審批及接收。五、內容5.1郵件的接收5.1.1原則上郵件必須由收件人親自簽收，如收件人不便，可由辦公室代為接收。5.1.2辦公室收到文件，資料，貨物等郵件物品時，要及時轉交
2、給相關部門人員。未經主人同意不得私自拆開郵件。5.1.3辦公室接收郵件之前需對郵件進行安全檢查，對可疑郵件一律拒收?？梢舌]件如：外包裝破損或外露過多的內保護材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻異味或郵件包裝浸水變色；物品外部有不明的動力裝置或有滴答聲等。5.1.4物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收，以備查驗核對。5.1.5收件人在接收到辦公室通知后要及時前去領取郵件，如因不及時領取造成的郵件延誤、破損或丟失等，一切后果自行承擔。5.2郵件的發(fā)送5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、
3、資料、貨物及其他物品者，必須先填寫《郵件發(fā)送審核表》，經部門負責人、辦公室主管簽字確認，由辦公室聯(lián)系公司指定的快遞承運單位統(tǒng)一發(fā)送。（各需求部門于每日17:00前提出需求，必要時需將郵寄品交辦公室檢驗。）5.2.2未經登記或需郵寄物品無部門負責人審批的，辦公室可拒絕受理。5.2.3各需求人員必須在《郵件發(fā)送審核表》上詳細注明相關信息，以備查驗核對，如資料登記不清楚或不完整者，辦公室有權要求當事人將資料完善，對于無故拒不按要求填寫，且經辦公室要求無效者，辦公室有權拒發(fā)該郵件，并將情況報備部門負責人處
4、理。5.2.4填寫快遞單要求：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。5.2.5寄件人將需寄發(fā)的物件備齊，與快遞單一起放到辦公室待核查。寄件人若因配件較重，需快遞人員直接到車間或倉庫取件的，必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨自前往處理。5.2.6郵寄后，寄件人需認真記錄快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負責，辦公室配合查核。5.2.7辦公室要保留好每次郵寄的存根（保管期限為一年），以備查驗核對寄件信息并每月做一次郵件發(fā)送匯總表進行快遞費用核算。5.2.8嚴
5、禁公費寄私人物品，一經發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的10倍處罰。5.2.9為便于寄回公司物品損壞時的索賠，外派人員必須選擇有資質能出具發(fā)票的快遞物流公司。寄回公司的物品，由寄件人直接付款。原則上公司不承擔到付付款費用。5.3寄件相關規(guī)定5.3.1郵件分類：A類：緊急件；B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）；C類：普通件（如資料、文件、普通配件等）；D類：普通信函、賀卡5.3.2快遞公司選擇參照表序號寄件類型選擇快遞公司1A與BEMS或順豐快遞2C與D普通快遞或平信（盡量節(jié)約成本）5.4保價為避免風險
6、，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000元至10000元的物品和易碎、易損件必須進行保價，若未保價而物件發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔相應責任。六、其他6.1附件附表1《郵件發(fā)送審核表》附表2《郵件簽收登記表》附件一郵件發(fā)送審核表寄件人事由收件人（姓名、電話、郵編、地址）郵寄物品郵寄形式投遞日期備注寄件人部門主管審核辦公室簽批附件一郵件簽收登記表序號郵件種類收件人姓名收件時間領取時間領件人辦公室確認
