降低工程資料的查詢耗時(shí)率

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1、降低工程資料的查詢耗時(shí)率工程部信號(hào)技術(shù)QC小組一、項(xiàng)目介紹工程資料對(duì)于施工企業(yè)來說是其根本，無(wú)論是工程投標(biāo)、工程施工到工程竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)均離不開工程資料，它的使用范圍之廣、頻率之高是顯而易見的。一、項(xiàng)目介紹工程資料的管理有其自身的特點(diǎn)和難點(diǎn)：資料種類繁雜、收集周期漫長(zhǎng)、涉及部門科室眾多等。我們就是抓住這些特點(diǎn)，立足攻破難點(diǎn)，在雜亂無(wú)章的資料中尋找貫穿于始終的主線，通過利用軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同，克服企業(yè)中的制約，使得各部門科室負(fù)責(zé)的工程資料最大程度的無(wú)縫平滑的銜接，從而提高管理的效率

2、和業(yè)務(wù)的精確度。一、項(xiàng)目介紹該項(xiàng)目是本QC小組自行開發(fā)的電腦工程資料管理軟件，通過“工程資料＋軟件＋電腦”的管理新思路，實(shí)現(xiàn)降低資料查詢耗時(shí)率的目標(biāo)。二、小組簡(jiǎn)介小組成立時(shí)間：2001年2月活動(dòng)時(shí)間：2006年4月～2006年10月課題類型：管理型小組構(gòu)成：彭潔（組長(zhǎng)）楊俊（副組長(zhǎng)）何曉?。ńM員）胡基冬（組員）孫麗萍（組員）吳開強(qiáng)（組員）三、選題理由1.為了給有關(guān)資料提供編制依據(jù)，提高編制效率，要求必須在有限的時(shí)間內(nèi)，完成對(duì)相應(yīng)原始工程資料的查詢。2.把大海撈針式的翻閱查詢演繹成輕松的鼠標(biāo)點(diǎn)擊查詢，

3、充分利用現(xiàn)有資源，提高工作效率，最大限度地解放人力。這正是現(xiàn)代化辦公模式所要求的。3.部門領(lǐng)導(dǎo)要求開展QC活動(dòng)，有效提高工程資料的查詢效率。四、現(xiàn)狀調(diào)查★現(xiàn)狀現(xiàn)有的工程資料大多數(shù)為人工整理、裝訂、存檔，并且多為紙質(zhì)材料，在面臨大量翻閱、查找的時(shí)候，就凸顯出此種方式的弊端來。查詢資料時(shí)必須小心，否則易造成原始資料不可逆轉(zhuǎn)的損壞。工程資料大多均已裝訂成冊(cè)，查找起來費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，使查閱者淹沒在各種資料檔案中?！铿F(xiàn)狀如果需要復(fù)印資料，裝訂成冊(cè)的資料又會(huì)給復(fù)印帶來諸多麻煩并且降低復(fù)印效果。紙質(zhì)材料在保存上要防火

4、、防霉、防水、防老鼠啃嗜，既便這樣，多年以后，字跡依然會(huì)變的模糊不清?！锓治鲠槍?duì)以上所闡述的現(xiàn)狀，我小組在開發(fā)軟件前展開深入調(diào)查，全面分析了影響工程資料查詢效率的各種因素，并針對(duì)06年5月份黔桂線擴(kuò)能改造站后工程商務(wù)標(biāo)編制過程中，造成資料查詢緩慢的各種情況進(jìn)行了分類統(tǒng)計(jì)見表2，并作出頻率統(tǒng)計(jì)表3：表2影響查詢效率因素統(tǒng)計(jì)表表3影響查詢效率頻率統(tǒng)計(jì)表排列圖從排列圖中可以看出，僅查詢方式落后和工程資料缺乏關(guān)聯(lián)性這兩項(xiàng)因素，共造成在黔桂線擴(kuò)能改造站后工程商務(wù)標(biāo)編制過程中，耗時(shí)70小時(shí)，占工程資料查詢總耗時(shí)

5、的（50＋20）÷80＝87％。因此，造成工程資料查詢費(fèi)時(shí)的主要問題是查詢方式落后和工程資料缺乏關(guān)聯(lián)性。假如能處理好以上兩個(gè)問題的60％，可使工程資料的查詢時(shí)間縮短{1-[80-（50+20）×60％]÷80}×100％＝52.5％。本次活動(dòng)的目標(biāo)：將工程資料查詢總耗時(shí)縮短50％。五、目標(biāo)及可行性論證目標(biāo)可行處理好這兩個(gè)主要問題，即可使工程資料的查詢時(shí)間縮短52.5％公司、部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，給目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了精神支持。公司現(xiàn)有的硬件設(shè)備和豐富的網(wǎng)絡(luò)資源為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了物質(zhì)保障。經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件開發(fā)

6、人員及熟悉業(yè)務(wù)流程的配合人員為目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供人力保障。小組成員六、原因分析七、要因確認(rèn)序號(hào)末端因素驗(yàn)證方法調(diào)查確認(rèn)日期負(fù)責(zé)人結(jié)果1新技術(shù)不易被大眾所接受小組分析、討論由于習(xí)慣問題，新技術(shù)不易被接受，若新技術(shù)真正被推廣，漸漸為人們所知，感受到其中帶來的便捷，自然容易被大眾所接受。06.6楊俊彭潔非要因2缺乏有效的檢索查詢現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查現(xiàn)有的工程資料缺少檢索查詢功能，不能基于工程的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、檔案編號(hào)、專業(yè)等關(guān)鍵詞進(jìn)行分項(xiàng)精細(xì)查詢。06.6彭潔要因3缺乏資源共享現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查公司擁有豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，只要充分合理

7、運(yùn)用，把工程資料共享，既可達(dá)到提高查詢效率、縮短查詢時(shí)間的目的。06.6何曉俊非要因4缺乏相應(yīng)的電子文稿現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查現(xiàn)有的工程資料多為紙質(zhì)，為了突破查詢瓶頸，必須完成紙質(zhì)向電子文稿的轉(zhuǎn)型。06.6胡基冬要因5缺乏專業(yè)的資料管理人員小組分析、討論通過專業(yè)培訓(xùn)，可以使現(xiàn)有的資料管理人員掌握先進(jìn)的管理方法。06.6何曉俊非要因七、要因確認(rèn)序號(hào)末端因素驗(yàn)證方法調(diào)查確認(rèn)日期負(fù)責(zé)人結(jié)果6缺乏有效的軟件技術(shù)支持小組分析、討論由于缺乏軟件技術(shù)支持，現(xiàn)代化資料管理方式無(wú)法開展，這個(gè)矛盾尤為突出，也是提高工程資料查詢效率的

8、關(guān)鍵所在。06.6楊俊要因7資料分管部門科室較多小組分析、討論有某個(gè)部門牽頭，最終所有工程資料匯總至此，可解決工程資料較為分散的弊病。06.6孫麗萍非要因8資料整理不及時(shí)小組分析、討論有專人負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，及時(shí)完成對(duì)工程資料的整理與更新。06.6吳開強(qiáng)非要因9缺乏統(tǒng)一的資料管理模式小組分析、討論總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，用文字歸納出資料管理的方法與細(xì)則，并形成規(guī)程，照章辦事，從而達(dá)到統(tǒng)一管理模式的目的。06.6吳開強(qiáng)非要因要因確定1缺乏有效的檢索查詢2缺乏相應(yīng)的電子文稿3缺乏有效的軟