[運(yùn)管026]物資采購(gòu)管理規(guī)范

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1、長(zhǎng)久汽車(chē)投資有限公司物資采購(gòu)管理規(guī)范A/0長(zhǎng)久汽車(chē)投資有限公司管理文件編號(hào)：長(zhǎng)久汽車(chē)（運(yùn)管）字026號(hào)版本/修改：A/0批準(zhǔn)：李桂屏物資采購(gòu)管理規(guī)范2010-02-26發(fā)布2010-02-26實(shí)施長(zhǎng)久汽車(chē)投資有限公司發(fā)布長(zhǎng)久汽車(chē)（運(yùn)管）字026號(hào)第10頁(yè)/共10頁(yè)2010-2-26發(fā)布2010-2-26實(shí)施長(zhǎng)久汽車(chē)投資有限公司物資采購(gòu)管理規(guī)范A/01目的為規(guī)范物資采購(gòu)程序，加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，降低經(jīng)營(yíng)成本，確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的持續(xù)穩(wěn)定，特制定本規(guī)范。2適用范圍適用于長(zhǎng)久汽車(chē)全資及控股品牌4S店，各參股4S店參照?qǐng)?zhí)行。3術(shù)語(yǔ)和定義物資采購(gòu)：本

2、規(guī)范所指的物資采購(gòu)為4S店日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的汽車(chē)維修配件、精品裝飾件、油漆輔料、低值易耗品、固定資產(chǎn)、市場(chǎng)宣傳資料、促銷(xiāo)用品、工程物資等。?4職責(zé)4.14S店各部門(mén)4.1.1售后服務(wù)部：開(kāi)發(fā)維修配件、油漆輔料的采購(gòu)渠道。4.1.2裝飾部（歸屬銷(xiāo)售部或售后服務(wù)部）：開(kāi)發(fā)精品裝飾件的采購(gòu)渠道。4.1.3綜合部：開(kāi)發(fā)低值易耗品、固定資產(chǎn)、辦公用品的采購(gòu)渠道。4.1.4市場(chǎng)客服部：開(kāi)發(fā)市場(chǎng)推廣渠道，廣告宣傳資料、促銷(xiāo)用品的制作與采購(gòu)渠道。4.2各部門(mén)經(jīng)理4.2.1組織對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或通過(guò)貨比三家進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)選；4.2.2對(duì)無(wú)指定供應(yīng)商的臨時(shí)采

3、購(gòu)、緊急采購(gòu)，應(yīng)向財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理報(bào)批。;4.2.3對(duì)本部門(mén)的物資采購(gòu)結(jié)算進(jìn)行審核。4.3財(cái)務(wù)部4.3.1參與物資采購(gòu)供應(yīng)商的招標(biāo)工作；4.3.2供應(yīng)商相關(guān)資料備案存檔、不定期詢(xún)價(jià)，監(jiān)控采購(gòu)價(jià)格；4.3.3對(duì)維修配件、精品裝飾件、油漆輔料等采購(gòu)物資執(zhí)行進(jìn)銷(xiāo)存核算管理并進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)；4.3.4對(duì)無(wú)指定供應(yīng)商的臨時(shí)采購(gòu)、緊急采購(gòu)的采購(gòu)進(jìn)行審核;4.3.4物資采購(gòu)的結(jié)算審核。4.4總經(jīng)理4.4.1確定供應(yīng)商并簽署供應(yīng)商購(gòu)銷(xiāo)合同；4.4.2對(duì)非固定合作供應(yīng)商的臨時(shí)采購(gòu)、緊急采購(gòu)進(jìn)行審批；長(zhǎng)久汽車(chē)（運(yùn)管）字026號(hào)第10頁(yè)/共10頁(yè)2010-2-26發(fā)

4、布2010-2-26實(shí)施長(zhǎng)久汽車(chē)投資有限公司物資采購(gòu)管理規(guī)范A/04.4.3物資采購(gòu)的結(jié)算審批。5管理內(nèi)容和要求5.1物資采購(gòu)實(shí)行部門(mén)歸口管理制，對(duì)于大宗業(yè)務(wù)或者長(zhǎng)期采購(gòu)業(yè)務(wù)要成立采購(gòu)小組，共同與供應(yīng)商進(jìn)行談判。5.2所有負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的人員必須充分掌握市場(chǎng)信息，及時(shí)預(yù)測(cè)市場(chǎng)供應(yīng)變化，確保質(zhì)量過(guò)關(guān)，價(jià)格低廉，供貨及時(shí)。5.3物資采購(gòu)實(shí)行合同管理制，物資采購(gòu)原則上要與供貨方簽訂合同（參考樣本見(jiàn)“附件1”），詳細(xì)注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，否則造成的損失由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。5.4物資采購(gòu)實(shí)行比價(jià)采購(gòu)

5、制5.4.1小宗物資采購(gòu)（如：零星配件外采、臨時(shí)促銷(xiāo)用品、小額臨時(shí)辦公用品等），要貨比三家，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。5.4.2大宗物資采購(gòu)（如：建店固定資產(chǎn)、低值易耗品采購(gòu)和汽車(chē)養(yǎng)護(hù)產(chǎn)品、裝飾精品等持續(xù)性采購(gòu)）需實(shí)行招投標(biāo)制度，并且每年招標(biāo)一次。5.5物資采購(gòu)實(shí)行供應(yīng)商資料備案制，相關(guān)采購(gòu)部門(mén)需要落實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照）、財(cái)務(wù)賬戶(hù)信息、聯(lián)系人授權(quán)委托證明及相關(guān)信息等，并將相關(guān)資料與采購(gòu)合同一并提交財(cái)務(wù)部存檔。5.6物資采購(gòu)實(shí)行采購(gòu)質(zhì)量責(zé)任制，采購(gòu)人員對(duì)所采購(gòu)物品的質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任。如因失職而采購(gòu)偽劣產(chǎn)品，采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。禁止

6、采購(gòu)人員收受回扣，如有收受回扣行為，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項(xiàng)外，將視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。采購(gòu)金額大或長(zhǎng)期供應(yīng)商需簽訂《反賄賂協(xié)議》（參考樣本見(jiàn)“附件2”）。5.7物資采購(gòu)付款實(shí)行轉(zhuǎn)賬支付制，但非固定合作供應(yīng)商的臨時(shí)采購(gòu)、緊急采購(gòu)等特殊情況，可以由4S店財(cái)務(wù)規(guī)定具體現(xiàn)金支付金額，對(duì)于采取現(xiàn)金付款的業(yè)務(wù)，也盡量直接由財(cái)務(wù)支付給供貨方，避免業(yè)務(wù)人員直接經(jīng)手。5.8采購(gòu)人員必須對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，并取得購(gòu)貨發(fā)票。5.8.1維修配件、精品裝飾件、車(chē)間輔料，需辦理入庫(kù)手續(xù)，填制入庫(kù)單，執(zhí)行進(jìn)、銷(xiāo)、存管理。5.8.2低值易耗品、固定資產(chǎn)、辦公用品由綜

7、合部指派專(zhuān)人進(jìn)行實(shí)物臺(tái)賬管理，領(lǐng)用時(shí)有領(lǐng)用人簽字。長(zhǎng)久汽車(chē)（運(yùn)管）字026號(hào)第10頁(yè)/共10頁(yè)2010-2-26發(fā)布2010-2-26實(shí)施長(zhǎng)久汽車(chē)投資有限公司物資采購(gòu)管理規(guī)范A/05.8.3廣告宣傳資料由使用部門(mén)確認(rèn)驗(yàn)收、促銷(xiāo)用禮品入精品庫(kù)管理，使用時(shí)填寫(xiě)領(lǐng)用單。5.9物資采購(gòu)付款實(shí)行審批制度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和付款兩條線分步進(jìn)行的形式。具體程序如下：5.9.1物資采購(gòu)一律由采購(gòu)人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后，方可進(jìn)行申請(qǐng)付款審批，否則財(cái)務(wù)有權(quán)不予批準(zhǔn)付款。5.9.2申請(qǐng)付款，由經(jīng)辦人填寫(xiě)轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理

8、批準(zhǔn)后，方可到出納處辦理匯款。5.9.3物資采購(gòu)付款原則上采取先入賬后付款的制度，特殊情況下需要預(yù)付款的，直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理簽