淺議醫(yī)院檔案管理工作

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時(shí)間:2018-08-02

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1、淺議醫(yī)院檔案管理工作  摘要:隨著公立醫(yī)院改革的不斷深入,原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論、掌握新技術(shù)的運(yùn)用;不斷開拓創(chuàng)新,為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才,促進(jìn)醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展提供有力保障。  關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案;管理  一、目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題  一是檔案意識不強(qiáng),檔案利用率不高  大多數(shù)人對檔案重視程度不夠,“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強(qiáng),認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高?! 《枪芾碇贫炔唤∪?,檔案收集效率不高,管理分散,缺乏信息資源整體性 

2、 目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé),而涉及檔案管理的制度不完善,有價(jià)值的文件資料得不到足夠重視和統(tǒng)一收集,造成檔案收集效率不高,信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié),失去了檔案工作的完整性,醫(yī)院信息資源缺乏整合?! ∪枪芾砣藛T配置不足,管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作,人事檔案材料需要專人管理、單獨(dú)存放  但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理大多數(shù)是由人事科的工作人員兼職,沒有一個(gè)專職的人員來管理,大多數(shù)檔案管理人員沒經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等

3、業(yè)務(wù)不太了解、因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平?! ∷氖侨耸聶n案管理的信息化程度不高  隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。這些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費(fèi)。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作,相對較為耗費(fèi)人力、物力。而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用,易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學(xué)化、系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理?! 《?、加強(qiáng)改進(jìn)人事檔案管理工作,適應(yīng)醫(yī)院人力資源管理工作新要求  一是加大對硬件的設(shè)施的

4、投入,進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)  按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),配置足夠面積的檔案室、閱檔案、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件,建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用,確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性真正做到人盡其才,才盡其用,為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?! 《翘岣邫n案管理人員的管理水平  加強(qiáng)管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平,培養(yǎng)具有"創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型"多素質(zhì)人才。檔

5、案管理人員要愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神,加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),強(qiáng)化繼續(xù)教育,堅(jiān)持"學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效",全面系統(tǒng)的掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù),了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃,為他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)知識提供學(xué)習(xí)的機(jī)會,關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績,充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性?! ∪侨耸聶n案管理材料收集  建立相應(yīng)的檔案管理制度,對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用,都要制定一套嚴(yán)格的制度。建立暢通的材料收集渠道:收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ),如反映業(yè)績的考核、考

6、察材料,學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料,任免、工資待遇、專業(yè)技術(shù)晉升、進(jìn)修學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、科研成果評定評價(jià)材料等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求?! ∪⑼七M(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)  隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn),醫(yī)院人事檔案的管理必然以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心,改變過去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式,把管理人員從手工勞動中解放出來,提高工作效率。同時(shí),人事檔案管理的信息化可以簡化調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔手續(xù),提高辦事效率,可以在一定程度上解決醫(yī)院流動人員“棄檔”問題,因此,人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息

7、化建設(shè),要求醫(yī)院在建設(shè)醫(yī)院信息系統(tǒng)(HIS)時(shí),把人事檔案管理信息化一并考慮進(jìn)去,搞好頂層設(shè)計(jì),避免重復(fù)建設(shè)。同時(shí),要注重人事檔案管理人員的知識更新,建設(shè)一支懂管理、懂技術(shù)的復(fù)合型人事檔案管理隊(duì)伍?! ∷?、努力實(shí)現(xiàn)人事檔案動態(tài)化管理  目前的醫(yī)院檔案管理制度是靜態(tài)的,千篇一律的,缺乏個(gè)性和特色的。醫(yī)院中的醫(yī)療人事檔案有固定的格式,所有的人的檔案大同小異,缺乏自身的特性,也無法從檔案中體現(xiàn)出個(gè)人的政治思想、道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等綜合反應(yīng)個(gè)人能力和素質(zhì)的指標(biāo),由此醫(yī)院的人事檔案在醫(yī)院人

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