如何做好秘書工作

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1、如何做好秘書工作2013年6月一、正確認識秘書工作（一）秘書工作的地位與作用在任何系統(tǒng)高效有序運轉(zhuǎn)的過程中，都有大量的決策、指令下達，大量的情況上報，大量的信息反饋，秘書工作就在其中起到樞紐作用。秘書工作具有單位的門面、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和信息耳目的作用。（二）秘書工作的特點1、服務(wù)性為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級、同級和下級機關(guān)服務(wù)，為群眾服務(wù)。2、政治性秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)活動提供服務(wù)的，經(jīng)常接觸各級領(lǐng)導(dǎo)，接觸大量工作秘密、文件、會議，要求秘書人員具有很強的政治頭腦和保密意識。3、事務(wù)性秘書人員要充分認識秘書工作的意義，不畏繁雜、瑣碎，認真踏實做好每件工作。只有做好事務(wù)工

2、作，才能使單位內(nèi)部秩序井然，對外渠道暢通20；只有做好事務(wù)工作，才能使領(lǐng)導(dǎo)從事務(wù)中擺脫出來，集中時間和精力想大事，干實事，更高效的開展工作。（三）秘書工作的職能1、執(zhí)行決策職能服從領(lǐng)導(dǎo)決定；把領(lǐng)導(dǎo)決定落實下去；及時收集、反映各級部門在貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策中的情況和問題等。2、事務(wù)承辦職能既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為部門和群眾服務(wù)，發(fā)揮承上啟下、上下溝通的橋梁作用。領(lǐng)導(dǎo)交辦、布置的事務(wù)應(yīng)按照認真完成，各部門和基層向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的事項及時呈轉(zhuǎn)。3、參與決策職能秘書工作參與決策，可以從兩個方面理解：一是重要部門或大單位，因工作需要設(shè)秘書長、副秘書長。他們作為秘書工作的負責(zé)人，

3、一般都是領(lǐng)導(dǎo)班子成員，直接參與機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策活動。二是秘書要為領(lǐng)導(dǎo)決策當好參謀，承辦決策事務(wù)，間接參與決策。（四）領(lǐng)導(dǎo)秘書的工作任務(wù)1、管理文件對文件進行科學(xué)登記分類；熟悉重要文件內(nèi)容；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，保存好相關(guān)領(lǐng)域的文件備查。2、安排活動安排活動有幾個層次：首先是日?；顒樱玳_會等，20其次是特殊活動，如調(diào)研、約談、會見等。各類安排要張弛有度，銜接合理，目的是提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，使領(lǐng)導(dǎo)勞逸結(jié)合不致疲于奔命。3、對外聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)很多事情需要秘書去聯(lián)絡(luò)。如領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間，領(lǐng)導(dǎo)與其他秘書人員之間，領(lǐng)導(dǎo)與單位之間，領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間，很多聯(lián)系都需要秘書去做橋梁。4、參謀咨詢秘書應(yīng)

4、是領(lǐng)導(dǎo)的信息采集器。秘書要多看文件、聽會、聽匯報、搞調(diào)研，多收集信息，成為領(lǐng)導(dǎo)的一個重要、可靠、準確、及時的信息源，并根據(jù)需要發(fā)揮參謀咨詢的作用。5、起草文稿起草領(lǐng)導(dǎo)參加相關(guān)會議、活動的講話稿、發(fā)言稿。對領(lǐng)導(dǎo)召集的相關(guān)會議進行記錄、整理。6、處理事務(wù)包括工作事務(wù)和生活事務(wù)等。一、秘書如何提高辦事效率（一）有備而來1、身上準備兩支以上的簽字筆；2、辦公用品（筆、墨水、紙、膠水、剪刀、計算器等）集中存放，消耗品隨缺隨補，用完后放回原處；3、20辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處鑰匙準備兩把，一把放在固定的地方，一把帶在身上，辦公用鑰匙和家庭鑰匙不要混放；4、備好常用

5、的電話號碼、文件、制度、地圖、字典、交通信息等；5、去外地出差要準備好身份證、雨傘、洗漱用品等必需品。（二）點滴記事1、隨時記錄隨身攜帶一個小本子，把重要的事情記下來。主要有：當天領(lǐng)導(dǎo)的主要活動；本單位的大事；領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情；別人交辦的事情或反映的情況；自己想到的事情和對工作的想法等。把事情記下來以后，經(jīng)常翻一翻，急事馬上辦，一般的事列入計劃辦，領(lǐng)導(dǎo)安排的事，辦完及時報告，這樣工作就不容易遺忘了。對于開會、接待等時間要求很嚴格的事情或者很久以后才需要辦的事，可以利用手機的定時提醒功能，防止誤事。2、朝思暮想晚上睡覺前，把一天所見、所聞、所干，過一遍“電影”20，

6、想一想：今天要辦的事辦完沒有，還有什么不周的地方明天要補辦，還有什么事情今天沒辦明天要辦，明天要新辦什么事情等。早上起床或上班前，把今天要辦的事、昨天遺留的事想一下，特別對重要的事和時間性較強的事，如幾點開會，幾點接人，領(lǐng)導(dǎo)幾點參加什么活動等，在腦子里過一下，排一下計劃，一般就不會忘事了。3、嚴格程序辦公室里很多工作都有相應(yīng)的制度和工作程序規(guī)定，我們在辦理時，一定要嚴格遵守。對于沒有明確規(guī)定工作程序的工作，要認真總結(jié)、分析，制定規(guī)范、切實可行的工作程序，并嚴格執(zhí)行。乘車時，程序要求系安全帶，可能一輩子系幾千次都用不上，但如果用上，就是性命攸關(guān)的事。（三）做好小事

7、和細節(jié)1、正確認識做好小事和細節(jié)的意義海爾張瑞敏說“什么是不簡單，把每一件簡單的事都做好就是不簡單；什么是不平凡，能把每一件平凡的事都做好就是不平凡?！睂τ诿貢ぷ鱽碚f，這些道理尤為重要。秘書工作是輔助性、服務(wù)性的工作，大量的事情都是平凡而瑣碎的，即便是一件很具體的事，也往往需要向領(lǐng)導(dǎo)請示報告。這些小事做好了，工作正常運轉(zhuǎn)，別人甚至感覺不到，因為這些事情往往都是在幕后、在臺下做的。而一旦忽略了某些“小事”，缺往往導(dǎo)致“驚天動地”的大事，給事業(yè)造成損失。所有的細節(jié)問題，僅僅是事物的表現(xiàn)形式，深入探究，所有細節(jié)問題的根本是素質(zhì)問題。2、不要犯“我以為”錯誤在工作中我

8、們常常犯這樣的錯誤，那就