建設(shè)單位工程資料歸檔制度

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1、一、資料內(nèi)容一、招投標(biāo)資料第一條歸檔的招投標(biāo)文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實反映招標(biāo)投標(biāo)活動的過程。第二條招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)專人管理。檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)文件材料后，應(yīng)及時登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。第三條招投標(biāo)單位收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：（一）工程建設(shè)項目發(fā)包初步方案及其附件；附件包括：1、工程建設(shè)項目審批或者備案文件的復(fù)印件；2、邀請招標(biāo)或直接發(fā)包的證明材料；3、滿足招標(biāo)條件的其

2、他材料的復(fù)印件。（二）招標(biāo)事宜備案表及附件資料；（三）工程招標(biāo)代理委托合同、授權(quán)委托書及工程招標(biāo)代理項目組組成人員情況表；（四）單獨委托編制施工標(biāo)底的標(biāo)底編制委托合同；（五）招標(biāo)公告或者投標(biāo)邀請書；（六）投標(biāo)申請人投標(biāo)報名及獲取資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件一覽表；（七）資格預(yù)審文件，中標(biāo)人資格預(yù)審申請材料的復(fù)印件,資格審查情況報告；14（八）招標(biāo)文件以及對招標(biāo)文件的澄清或者修改文件；（九）清標(biāo)情況報告;（十）業(yè)主評委備案表，專家評委抽取、通知記錄表；（十一）標(biāo)底的封面、編制說明及報價匯總表；（十二）評標(biāo)報告；（十三）招標(biāo)投標(biāo)情況的

3、書面報告（其中在前面程序中已提交過的內(nèi)容，可以不重復(fù)提交。）；（十四）中標(biāo)結(jié)果公示表；（十五）中標(biāo)通知書；（十六）中標(biāo)人投標(biāo)文件中的授權(quán)委托書、投標(biāo)函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關(guān)聯(lián)合體、分包等重要資料的復(fù)印件；（十七）合同副本；（十八）工程招標(biāo)代理評價意見表；（十九）工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)備案流程表；（二十）工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)合同備案表；（二十一）工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)督情況記錄表；（二十二）工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)行政監(jiān)督意見書；（二十三）投標(biāo)文件的電子光盤；（二十四）需要存檔的其他材料。第四條歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)

4、字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。14所有存檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4或A3紙（圖紙除外）。第五條招標(biāo)投標(biāo)文件材料的立卷與歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，可不必重復(fù)存檔，但應(yīng)在檔案備考表中注明相關(guān)材料的存檔信息；卷與卷之間應(yīng)保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。第六條歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并在歸檔文件材料尾頁之后附卷內(nèi)備考表。第七條保

5、證檔案的保管、保密。第八條對保存期已滿，須移交同級城建檔案館的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。第九條不得擅自處理或帶走招投標(biāo)檔案資料，禁止任何單位和個人倒賣、涂改、偽造招標(biāo)投標(biāo)檔案。第十條檔案室的建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設(shè)施，不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應(yīng)及時采取搶救、復(fù)制、搜集等補救措施，確保檔案的安全與完整。第十一條招投標(biāo)檔案只能當(dāng)場查閱，不能借閱。查閱、摘抄或復(fù)印招投標(biāo)檔案資料，必須履行批準(zhǔn)、登記手續(xù)。查閱檔案時，必須精心愛護，不得拆卷、抽頁

6、、涂改、銷毀。二、工程資料第一條工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、聲像及電子文件六大類。14第二條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)從工程立項起，向勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位提出編制報送工程檔案的要求，做到工程檔案材料的收集、編制與工程進度同步，保證工程檔案材料的完整。第三條工程移交新的管理單位，其工程檔案必須隨同移交；停建、緩建工程檔案資料，由建設(shè)單位收集保管。第四條施工單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定和合同的約定，及時真實準(zhǔn)確編制施工技術(shù)文件材料，包括竣工圖。由專兼職檔案員（或資料員），負(fù)責(zé)收集、整理、

7、歸檔和報送檔案資料。監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)及時收集、整理在工程監(jiān)理過程中形成或接收的檔案，并在竣工驗收前移交建設(shè)單位。??第五條應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于檔案的利用；有足夠的庫房，配置必要的設(shè)施，確保城建檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)城建檔案管理的現(xiàn)代化。第六條保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第七條鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。禁止擅自銷毀工程檔案。第八條　禁止出賣屬于國家所有的檔案。檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，須按國家有

8、關(guān)規(guī)定辦理。第九條檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和檔案管理制度，不得泄漏建設(shè)檔案中涉及的國家秘密。第十條14一個建設(shè)工程項目由多個單項工程組成時，施工技術(shù)文件、竣工圖應(yīng)嚴(yán)格按單項工程分類組卷；工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、聲像及電子文件應(yīng)以項目為單位分類組卷，其