邵東縣中小學(xué)校檔案分類、檔號(hào)編制、整理要求

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1、邵東縣中小學(xué)校檔案分類、檔號(hào)編制、整理要求縣檔案局吳金林歸檔文件整理的范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。檔案的整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。檔案整理的方法有兩種：即按“卷”整理或按“件”整理。

2、按“卷”整理的檔案用卷皮夾裝訂，按“件”整理的檔案用檔案盒存放。高中、教師進(jìn)修學(xué)校，職業(yè)中專的文書(shū)檔案按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》以及邵東縣的有關(guān)規(guī)定；初中和小學(xué)的文書(shū)檔案按“卷”整理，整理的依據(jù)是1987年12月4日國(guó)家檔案局發(fā)布的〈機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范〉。音像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，照片檔案、電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2

3、002發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行；學(xué)籍、教學(xué)業(yè)務(wù)、教師個(gè)人業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案按“卷”整理，其中，教學(xué)檔案按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！唇處熆蒲袡n案〉按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?！椿üこ虣n案〉按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行?？萍紮n案整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的〈科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求〉（GB/T11822-2000）

4、執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。按“件”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)，按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄。一、檔案的分類原則：以學(xué)校全部檔案為對(duì)象，依據(jù)學(xué)校教育教學(xué)和管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以

5、及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法（一）大類的設(shè)置原則上設(shè)置八個(gè)大類，即文書(shū)檔案、教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含教學(xué)科研、基建、設(shè)備儀器）、會(huì)計(jì)檔案、音像電子檔案、實(shí)物檔案。（二）各類內(nèi)檔案的分類辦法1、文書(shū)檔案分類采用保管期限---年度---問(wèn)題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按永久、30年（2008年前為長(zhǎng)期）、10年（2008年為短期）三種保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。每個(gè)年度類再按級(jí)別

6、（上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)）、問(wèn)題（黨群、行政、教學(xué)管理、教師管理、學(xué)生管理、其他）或事由（以“件”為整理的按事由組合）進(jìn)行排列組合。2、教學(xué)檔案采用保管期限—學(xué)年度分類法。3、學(xué)籍檔案按年級(jí)、班次分類。4、教師業(yè)務(wù)檔案以單個(gè)教師為單位進(jìn)行分類，按姓氏筆劃順序排列，也可以按學(xué)科類別（或任課年級(jí)）--單個(gè)教師分類。5、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。種類分教學(xué)科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器。6、會(huì)計(jì)類檔案采用種類--保管期限—年度分類法。種類分為報(bào)表、賬簿、憑證、其他。7、音像電子、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)

7、置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；電子類可分為磁帶、光盤(pán)；實(shí)物類可分為可折疊類、不可折疊類等。三、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁(yè)號(hào)）的編制（一）全宗號(hào)的編制全宗號(hào)由當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。（二）目錄號(hào)編制目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即WS：文書(shū)檔案；JX：教學(xué)；XJ：學(xué)籍；JY：教師個(gè)人業(yè)務(wù)；JJ：科

8、技檔案（教學(xué)科研JJ1、基建JJ2、設(shè)備儀器JJ3）；KJ：會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表KJ1、賬本KJ2、憑證KJ3)；YD：音像電子；SW：實(shí)物。2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分