監(jiān)理程序(15)文件往來管理程序

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1、附件15：文件資料往來管理工作程序1.0編制依據(jù)根據(jù)合同條款的有關(guān)規(guī)定，編制本管理辦法。2.0目的對監(jiān)理工程師與承包人、業(yè)主之間的文件和資料往來事宜進行控制，確保監(jiān)理工作的順利開展。3.0適用范圍適用于一切與本工程有關(guān)的監(jiān)理和承包人、業(yè)主之間的文件往來。4.0工作程序4.1文件往來4.1.1監(jiān)理分兩級體制進行管理，即總監(jiān)理工程師辦公室和駐地監(jiān)理組。駐地監(jiān)理組作為總監(jiān)理工程師辦公室的代表機構(gòu)，在授權(quán)范圍內(nèi)開展監(jiān)理工作。4.1.2承包人向總監(jiān)理工程師辦公室報送文件時，一般應(yīng)直接報至本合同段所在的駐地監(jiān)理組，由駐地監(jiān)理組在授權(quán)范圍內(nèi)進行處理

2、，超出其授權(quán)范圍的事宜，由駐地組提出初步處理意見后，上報總監(jiān)辦。在總監(jiān)辦要求時，駐地組在其授權(quán)范圍內(nèi)處理的事宜，需報總監(jiān)辦備案。在特殊情況下，承包人可在向駐地組報送文件的同時，直接抄報總監(jiān)辦，以便總監(jiān)辦及時處理或督辦。4.1.3當總監(jiān)辦向承包人發(fā)送文件時，一般都通過駐地組轉(zhuǎn)送，總監(jiān)辦和承包人之間不直接發(fā)生文件往來，駐地組應(yīng)視為承包人獲取監(jiān)理文件的唯一來源。在極特殊情況下，總監(jiān)辦可以在給駐地組發(fā)送文件的同時，直接抄送承包人。4.1.4所有文件往來均需認真登記，記錄文件名稱、收發(fā)文時間、收發(fā)文件經(jīng)手人簽名，做到文件來有影、去有蹤。4.1.

3、5文件要求承包人的文件或監(jiān)理的文件，均應(yīng)有文件臺頭、標題、文號、簽發(fā)人、簽發(fā)日期、簽發(fā)單位公章、抄報單位和抄送單位。文件均采用A4復印紙張打印后報送（詳細格式參見附件一）。文件應(yīng)主題明確、內(nèi)容簡潔，敘述清楚，附有必要的原始記錄或數(shù)據(jù)。4.1.5文件辦理總監(jiān)辦或駐地組將在合同規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式回復承包人的文件，如在處理該文件過程中需要承包人提供更進一步的資料，承包人必須在監(jiān)理工程師要求的時間內(nèi)予以滿足?？偙O(jiān)辦或駐地組在所發(fā)文件中對承包人提出的各種要求，承包人應(yīng)認真執(zhí)行，并將執(zhí)行情況書面報總監(jiān)辦或駐地組。承包人和各級監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)及時整理

4、并妥善保存這些文件，以便日后查閱和編制竣工文件。4.2資料往來4.2.1承包人必須嚴格按照合同條款和監(jiān)理工作程序的要求按時填報監(jiān)理要求的各種資料。4.2.2承包人提交的與工程直接有關(guān)的資料，一般直接報給負責本合同工程的現(xiàn)場監(jiān)理工程師。當承包人夜間或節(jié)假日施工時，應(yīng)報給駐地組安排的值班人員。4.2.3駐地組下發(fā)承包人的資料一般通過負責該合同工程的現(xiàn)場監(jiān)理工程師傳遞。4.2.4承包人申報的各種資料必須及時、真實、字跡工整、填寫清楚、簽字齊全、手續(xù)完備。4.2.5資料的處理4.2.5.1駐地監(jiān)理人員或駐地組應(yīng)按照合同的規(guī)定及時處理承包人提交

5、的各種資料。承包人應(yīng)按照監(jiān)理的處理意見及時更正或整理這些資料。4.2.5.2駐地監(jiān)理人員、駐地組和承包人應(yīng)定期分類整理各種資料，為竣工文件的編制打下良好的基礎(chǔ)。5.0監(jiān)理工程師要求的滿足5.1根據(jù)合同條款規(guī)定，對于本工程實施過程中發(fā)生的任何需要通知或請示監(jiān)理工程師或需要監(jiān)理工程師與業(yè)主協(xié)商解決的事件，承包人均應(yīng)及時以書面形式報監(jiān)理工程師，以便監(jiān)理工程師裁定或上報業(yè)主解決。5.2承包人與業(yè)主之間的各種往來，凡與監(jiān)理工作有關(guān)的，均應(yīng)通過駐地組和總監(jiān)辦轉(zhuǎn)報，否則，由此引起的一切后果由承包人自負。5.3當監(jiān)理工程師或其代表要求承包人就本工程施

6、工過程中的有關(guān)事宜提出書面報告或說明時，承包人應(yīng)在監(jiān)理工程師規(guī)定的期限內(nèi)上報。附件一：文件參考格式×××××××××××××××××××單位文件文件編號：簽發(fā)人：文件標題文件抬頭：正文：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢８郊骸痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>

7、×日期：（印章）主題詞：××××××××××××抄報：××××××××××××抄送：×××××××××××××××××××××××××單位××××年××月××日共印××份