山西省國新能源發(fā)展集團有限公司檔案規(guī)范化管理手冊

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1、檔案管理操作手冊山西省國新能源發(fā)展集團有限公司檔案規(guī)范化管理手冊二〇一二年七月十二日104檔案管理操作手冊目錄一、管理制度1（一）檔案管理制度11、總則12、機構(gòu)和職責23、檔案人員職責34、歸檔文件形成、接收與整理45、檔案的管理56、檔案的利用與保密87、鑒定與銷毀98、獎勵與法律責任109、附則11（二）文書檔案立卷歸檔制度111、總則112、文件材料的收集管理113、歸檔范圍124、歸檔文件整理原則135、歸檔文件的質(zhì)量要求146、歸檔文件整理程序14（三）聲像檔案管理辦法18（四）電子公文歸檔管理辦法21（五）檔案保密規(guī)定32（六）檔案鑒定、銷毀、移交規(guī)定33（七）

2、檔案管理職責和責任追究制度35（八）檔案借閱管理規(guī)定38（九）圖書借閱管理規(guī)定39（十）檔案庫房管理規(guī)定40104檔案管理操作手冊二、檔案工作流程42（一）檔案收集流程42（二）檔案整理流程48（三）檔案的鑒定48（四）檔案保管流程49（五）檔案統(tǒng)計流程50（六）檔案檢索51（七）檔案利用流程51（八）檔案銷毀53三、檔案分類編號方案54四、檔案歸檔基本范圍與保管期限參考表61表A.1黨群管理類61表A.2行政管理類64表A.3經(jīng)營管理類67表A.4項目建設(shè)類70表A.5會計業(yè)務(wù)類73表A.6聲像檔案類74表A.7實物檔案類75表A.8設(shè)備儀器類75表A.9圖書資料類76五、

3、檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)示意圖77六、檔案安全保管應急預案78七、下屬企業(yè)檔案收集范圍82104檔案管理操作手冊一、管理制度（一）檔案管理制度1、總則1.1為了進一步加強公司檔案管理，提高檔案工作的標準化、規(guī)范化水平，更好地為公司生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》，結(jié)合公司實際，制訂本辦法。1.2檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分。全體職工要重視和支持檔案工作，關(guān)注文件材料的收集、積累和歸檔。檔案工作人員要認真負責地做好檔案工作。1.3企業(yè)檔案是指公司所屬各部門、單位在工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同門類載體的歷史記錄。1.4

4、企業(yè)檔案包括文書檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、電子檔案、圖書資料檔案和其它實物檔案。1.4.1文書檔案是記述和反映本企業(yè)在黨政工團工作活動中形成的，具有保存價值并按照歸檔制度，作為企業(yè)歷史記錄集中保管起來的文件材料。1.4.2科技檔案包括基建檔案與設(shè)備檔案，它是記述和反映本企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、基建工程建設(shè)、技術(shù)項目改造、項目招投標及大型設(shè)備購置（引進）等技術(shù)管理活動中形成的，具有保存價值的集中保管起來的文件材料。1.4.3照片、聲像檔案是指本企業(yè)在黨政工團及生產(chǎn)建設(shè)等活動中以照片、聲像的形式形成的，具有保存價值的歷史真跡記錄。1.4.4104檔案管理操作手冊電子檔

5、案是指本企業(yè)在工作活動中運用計算機通過統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的，具有保存價值和規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù)。電子公文歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門，作為電子檔案。1.4.5按照《檔案法》所規(guī)定的集中統(tǒng)一管理檔案，確保檔案的完整與安全，企業(yè)檔案均由公司綜合檔案室統(tǒng)一集中管理，不得分散在各承辦部門、單位或個人手中私自保存。2、機構(gòu)和職責2.1集團行政工作處是公司檔案管理的職能部門，下設(shè)綜合檔案室具體負責檔案管理工作，并接受山西省國資委、山西省檔案局等上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督與檢查。負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。根據(jù)上級檔案部門的工作要求，公司要加強對檔案工作的

6、領(lǐng)導，在企業(yè)工作計劃中列入檔案工作內(nèi)容，制訂年度工作計劃、檔案規(guī)章制度。2.2公司檔案管理部門主要職責2.2.1嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，貫徹執(zhí)行上級檔案部門頒布的標準、規(guī)定，確保檔案的完整與安全；2.2.2研究制定檔案管理規(guī)章制度并組織實施；2.2.3制訂年度檔案工作計劃；2.2.4負責本公司的檔案工作，集中統(tǒng)一管理本公司的全部檔案，做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用工作，為公司各項工作服務(wù)；2.2.5督促、指導公司兼職檔案員做好文件材料的積累、整理和歸檔工作；2.2.6負責公司檔案、資料的調(diào)閱和利用工作，利用檔案信息資源編寫各類編研材料、檢索工具，編制專題目錄、索引

7、目錄，為領(lǐng)導和企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供服務(wù)；104檔案管理操作手冊2.2.7負責檔案的鑒定和銷毀，按部門、專業(yè)成立鑒定小組，對已超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀；2.2.8兼顧科技資料工作，對重要的科技資料實行集中統(tǒng)一管理；2.2.9負責接收、保管公司各項工作活動中應歸檔的檔案；2.2.10根據(jù)上級檔案管理部門的要求，組織學習并推廣落實檔案管理新技術(shù)、新方法和先進經(jīng)驗。3、檔案人員職責3.1檔案管理人員應具有大專以上文化程度和一定的專業(yè)知識。3.2專職檔案員職責3.2.1認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論