電子文件歸檔與管理

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1、電子文件歸檔與管理張洪濤一、電子文件與電子檔案概述二、電子文件的收集三、電子文件的整理四、電子檔案的管理五、電子檔案的利用六、電子檔案的保管一、電子文件與電子檔案概述（一）電子文件與電子檔案的含義電子文件（ElectronicRecords）是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。這一定義按照電子文件形成、管理、利用的順序?qū)﹄娮游募髁私缍ǎ纬捎跀?shù)字設備（如計算機、掃描機），并有相關環(huán)境（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)

2、庫）支持；以數(shù)碼形式（數(shù)字、圖形、音頻、視頻）存儲在外存儲器上；閱讀及處理需設備；借助網(wǎng)絡傳輸。電子文件可分為如下幾類：一是文本文件（text,字或表處理文件）。是指用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。二是數(shù)據(jù)文件(date，數(shù)據(jù)庫電子文件)。以數(shù)據(jù)庫形式存在的具有文件屬性的記錄。數(shù)據(jù)庫、記錄、字段是其三個層次。三是圖形文件（graphic）指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，如計算機輔助設計（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的設計模型、圖紙、圖畫等文件。四是圖像文件（image）。指使用數(shù)

3、字設備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。五是影像文件。指使用視頻捕獲設備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種形態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動畫片等。六是聲音文件。指用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。七是命令文件，即計算機程序。電子檔案是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應的軟件、參數(shù)和相關數(shù)據(jù)。含義:一是電子檔案是已歸檔的電子文件，已歸檔要求：具有保存價值，已進行整理。二是電子檔案具有保存價值，具有保存價值：

4、主要是本單位自身的文件，具體指：反映本單位主要職能或業(yè)務工作、反映本單位歷史面貌、反映本單位的主要財務與產(chǎn)權關系。三是電子檔案要按一定方法整理，不是雜亂無章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。四是電子檔案還應包括與之相適應的軟件、參數(shù)及相關數(shù)據(jù)，否則就不能使用，這就類似過去的甲骨文，十年前的DBASE等設計的管理軟件。（二）電子文件的特點及其影響1、特點（1）依賴設備（設備化）。電子文件的形成、傳輸、存儲、利用都必須依賴于相應的設備。紙質(zhì)文件可以直接閱讀，電子文件不能直接閱讀。離開計算機的操作系統(tǒng)及應用軟

5、件，我們就無法對電子文件進行讀寫和管理，這就決定了電子文件與其相應計算機系統(tǒng)軟硬件及其相關設備的依賴性。這給電子文件保管帶來許多問題，促使我們在電子文件形成時要考慮將來計算機及其設備的兼容性、設備發(fā)生故障時的應急處理措施、電子文件加密后的解密、技術設備更新時電子文件數(shù)據(jù)格式的轉換等問題。（2）數(shù)字化。電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的。電子文件通過計算機顯示或打印機打印到紙上使我們看到的由文字、圖形等是電子文件的一種輸出形式。（3）網(wǎng)絡化。電子文件借助網(wǎng)絡，能實現(xiàn)信息共享，但不安全。電子文件依賴于計算

6、機及其網(wǎng)絡系統(tǒng)，它可以不受時空限制，如果不采取保密措施，則能在網(wǎng)絡的任何終端上讀取網(wǎng)絡某一存儲設備上的電子文件；而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。二、電子文件的收集1、收集積累要求（1）在OA系統(tǒng)中形成電子文件，應收集電子文件正本、記錄修改過程和辦理情況的的信息，元數(shù)據(jù)及記錄電子文件的背景信息。草稿性電子文件，由于不具備正式文件的功能，一般不收集，但法律、法規(guī)等重要文件在其修改過程中形成的電子文件應收集。（2）用計算機起草、打印，但不通過網(wǎng)絡流轉的電子文件，應收集其最后稿本

7、，最好能收集其過程文件，同時應記錄其背景信息。（3）為了保證電子文件不被非正常改動，除應及時收集外，還要有嚴格的安全措施，尤其是無紙辦公系統(tǒng)所形成的電子文件應嚴格控制。（4）應及時捕獲在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉狀態(tài)，暫時無法確定其收集責任的電子文件，將其集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以后再進行整理。（5）收集電子文件時，必須收集與之適應的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)和背景信息等。在通用的軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對軟硬件條件及相關參數(shù)要有明確記錄；在特殊軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對軟硬件及相

8、關參數(shù)要進行收集。對收集的電子文件要進行登記，以防遺漏，同時也便于查找。并要對電子文件逐一備份，在特殊情況下可制成紙質(zhì)復制件或縮微品，以防計算機系統(tǒng)發(fā)生故障而造成電子文件無法讀取的不可挽回的損失。在管理制度上，應將電子文件收集視為電子文件責任者的一項重要任務，要指定專人負責，并在檔案管理部門指導監(jiān)督下進行。（6）電子文件的格式必須統(tǒng)一。文本文件：通用格式為：XML、RTF、TXT，并注明文字處理工具，如WORD等。掃描型電子文件：通用格式為：JPEG、TIFF，如為非通用格式，應轉換為通用格式；