公文寫作基本常識

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1、公文寫作基本常識  通報等公文,叫普發(fā)公文,凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān),也就是發(fā)文的主送機關(guān);下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關(guān),如需同時報送另一機關(guān),可彩抄報形式。主送機關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫?! ∪⒄?。這是公文的主體,是敘述公文具體內(nèi)容的,為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應(yīng)當(dāng)一文一事,不要一文數(shù)事?! ∷摹l(fā)文機關(guān)。寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發(fā)文機關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發(fā)文機關(guān)。機關(guān)印章蓋在公文

2、末尾年月日的中間,作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證?! ∥濉l(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期,以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱,以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)?! ×?、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方,如“人事任免通知”,“財務(wù)管理規(guī)定”等,詞組之間不使用標(biāo)點符號,用醒目的黑體字標(biāo)出,以便分類歸檔。  七、抄報、抄送單位,是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級機關(guān)列為抄報,是平級或下級機關(guān)列為抄送。抄報、抄送單位名稱

3、列于文尾,即公文末頁下端。為了整齊美觀,文尾處的抄報抄送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間,一般均用上下兩條線隔開,主題詞印在第一條線上,文件份數(shù)印在第二條線下?! “恕⑽募骖^。正式公文一般都有版頭,標(biāo)明是哪個機關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關(guān))文件”,下面加一條紅線(黨的機關(guān)在紅線中加一五角星)襯托?! 【拧⒐木幪?。一般包括機關(guān)代字、年號、順序號。如:“國發(fā)[1997]5號”,代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務(wù)院的代字,“[1997]”是年號,(年號要使用方括號“[]”),“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的,只注明主辦機關(guān)

4、的發(fā)文編號。編號的位置:凡有文件版頭的,放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的,放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號的作用:在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量,便于公文的管理和查找;在引用公文時,可以作為公文的代號使用。  十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告,需要印有簽發(fā)人名,以示對所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人:×××”?! ∈弧C密等級。機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級,分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定,并據(jù)此確定其送遞方式,

5、以保證機密的安全。密級的位置:通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼,印在文件版頭的左上方,以便查對、清退?! ∈?、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求,分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時效,確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標(biāo)明,通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。  十三、閱讀范圍,根據(jù)工作需要和機密程度,有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍,通常寫在發(fā)文日期之下,抄報抄送單位之上偏左的地方,并加上括號。如:“(此件發(fā)至縣團級)”。行政性、事務(wù)性的非機密性公文,下級機關(guān)對上級機關(guān)的行

6、文,都不需特別規(guī)定閱讀范圍?! ∈摹⒏郊?。這是指附屬于正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有,它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前,注明附件的名稱和件數(shù),不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”?! ∈?、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆,也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開,在左側(cè)裝訂。  公文的行文關(guān)系  行文的關(guān)系,指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系。注意:  一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文

7、?! 《⑿形某R?guī):平行或不相隸屬的機關(guān)之間,應(yīng)當(dāng)使用平行文(如函、通知等),不能使用上行文(如請示、報告等),更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)?! ∪?、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān)。向上級的請示,不要同時抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)的重要行文,可以抄送直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示,應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān),由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請求的問題;上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時,應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機關(guān)?!   ∷?、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文,凡屬政府方面的工作,應(yīng)以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作,應(yīng)以黨委名義行文

8、?! 」膶懽鞯幕疽蟆 〔煌N類的公文,有著不同的具體要求和寫

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