公文規(guī)范格式（doc格式）

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1、公文規(guī)范第一章總則第一條為加強(qiáng)公司內(nèi)部文件管理，規(guī)范文件收發(fā)、行文及管理程序，特制本規(guī)范。第二條本規(guī)定適用于公司各部門、各分公司、大區(qū)。第三條公司文件收發(fā)、綜合處理由公司總部秘書處負(fù)責(zé)，公文處理必須及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，保密。第二章收文規(guī)范第四條收文處理是指對(duì)公司外部文件的處理。第五條外部文件指國(guó)家及省、市各級(jí)機(jī)關(guān)、組織及其下屬機(jī)構(gòu)、相關(guān)單位發(fā)放的與公司有關(guān)的各類文件。第六條外部文件統(tǒng)一由總裁辦秘書處查收、登記，其它部門收到外部文件后，應(yīng)送交總裁辦秘書部。第七條總裁辦秘書處收到來(lái)文后進(jìn)行登記并附《文件處理表》（見附件1）。第八條各類來(lái)文由總裁辦負(fù)責(zé)人初審

2、，并根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見，由專人提交各部門具體閱處、承辦。第九條承辦人收到文件須辦理簽收，及時(shí)閱處。處理完畢的文件交還總裁辦秘書處存檔。如有需要，可自行復(fù)印保存，原件交還總裁辦秘書處。第十條總裁辦秘書處專人負(fù)責(zé)文件的收轉(zhuǎn)、催辦，及時(shí)督促各閱辦人處理文件。第三章發(fā)文規(guī)范第十一條發(fā)文是指以公司總部及各部門、分公司的名義行文并發(fā)至相關(guān)單位的公文。第十二條公文分類：以公司名稱行文的文件、部門/大區(qū)文件及備忘（傳真）文件三類。第十三條各級(jí)文件發(fā)文權(quán)限：1、代表公司立場(chǎng)的各類公文由總裁辦行文發(fā)布。其中涉及重大決策、機(jī)構(gòu)調(diào)整、重要獎(jiǎng)懲、傳達(dá)重要精神等文件，以紅

3、頭文件形式發(fā)布。2、代表各部門、分公司立場(chǎng)的重要普發(fā)性決定、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等由各部門、分公司以普通文件形式行文，總裁辦審批發(fā)布。3、代表各部門、分公司立場(chǎng)的普通通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要等由各部門自行行文發(fā)布。4、人事任免等人事類公文由人力資源部行文，總裁辦秘書處審核發(fā)布。5、各大區(qū)有關(guān)高級(jí)經(jīng)理職別以上的人事類行文，需上報(bào)總部人力資源部知會(huì)。第十四條公文用紙：1、公司紅頭文件使用“深圳市天音通信發(fā)展有限公司文件”專用紅頭文件紙。2、公司普通公文可使用自行打印的文件紙，參照公司VI設(shè)計(jì)統(tǒng)一格式。第十五條發(fā)文流程：1、公司級(jí)公文：總裁辦秘書處根

4、據(jù)公司經(jīng)理級(jí)會(huì)議精神擬定文件初稿或由各部門提交需公司行文的文件初稿，并填寫《發(fā)文審批單》（見附件1），由總裁辦秘書處根據(jù)擬辦意見，履行會(huì)簽手續(xù)，經(jīng)各級(jí)審批后簽發(fā)，總裁辦秘書處發(fā)布。1、部門重要公文：各部門提交文件初稿，并填寫《發(fā)文審批單》，由總裁辦秘書處根據(jù)擬辦意見履行會(huì)簽手續(xù)，經(jīng)各級(jí)審批后簽發(fā)，總裁辦秘書處發(fā)布。2、部門普通公文：各部門自行擬制、審核、發(fā)布。第四章行文規(guī)范第十六條文件行文規(guī)范：（一）以公司名義行文的文件：1、編號(hào)：公司所有紅頭文件由總裁辦秘書處統(tǒng)一編號(hào)；部門重要公文、普通公文由各部門自行編號(hào)。⑴、涉及公司決策、行政、管理、規(guī)范等事務(wù)

5、的公文編號(hào)為：深天音[200X]第X號(hào)。⑵、涉及人事任免的文件編號(hào)為：深天音干[200X]第X號(hào)。⑶、涉及人員調(diào)整、崗位變動(dòng)等的文件編號(hào)為：深天音人[200X]第X號(hào)。2、簽發(fā)人：字體為四號(hào)楷體。⑴、以公司名義編號(hào)下發(fā)的法規(guī)性文件、有關(guān)公司機(jī)構(gòu)人事文件，某管理專業(yè)領(lǐng)域的法規(guī)性文件經(jīng)總裁主審后由董事長(zhǎng)簽發(fā)。⑵、有關(guān)公司工作指令性文件和以公司名義向外單位報(bào)送的業(yè)務(wù)性文件資料，經(jīng)秘書處審核后由總裁簽發(fā)。⑶、某個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理類文件，由主管副總裁簽發(fā)。3、秘級(jí)：字體為四號(hào)楷體。文件秘級(jí)為分：絕密、機(jī)密、秘密三類。如屬保密文件，應(yīng)標(biāo)出該文件秘密等級(jí)。3、發(fā)文字

6、號(hào)：字體為四號(hào)楷體，發(fā)文字號(hào)由單位代字+年份+順序號(hào)組成（例：深天音人字2002第1號(hào)）。4、標(biāo)題：根據(jù)文件分類及內(nèi)容確定文件名稱。如“關(guān)于發(fā)布XX管理規(guī)范的通知”文件名稱應(yīng)主題明確、分類清晰，不可統(tǒng)稱為“通知”。字體為小二號(hào)宋體加黑。5、文件抬頭：字體為小四號(hào)/四號(hào)楷體。普發(fā)性文件抬頭統(tǒng)一規(guī)范為：各大區(qū)、部門、分公司；指定收文單位的抬頭列清收文單位。6、文件正文：字體為小四號(hào)/四號(hào)楷體。7、文件落款：統(tǒng)一為“深圳市天音通信發(fā)展有限公司”，禁止更改或縮略。8、發(fā)文日期：凡文件中涉及年份的小寫及其它小寫數(shù)字○的使用，除阿拉伯?dāng)?shù)字外，請(qǐng)使用符號(hào)○，而不是

7、數(shù)字0或字母o。中文小寫年份須按“二○○二”的標(biāo)準(zhǔn)書寫，不得以“二002”或“二零零二”的形式表述。10、文件主題詞：字體為四號(hào)楷體加黑，詞間空一格。11、抄報(bào)、送：字體為四號(hào)楷體加黑。12、印制份數(shù)。字體為四號(hào)楷體。13、附件：如有附件，應(yīng)在文件落款后、主題詞前以排序方式列明附件名稱并將附件附后。（二）部門/大區(qū)文件：1、范圍：公司各部門/大區(qū)日常管理文件和業(yè)務(wù)文件。該類文件由提案部門/大區(qū)總監(jiān)（負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)下發(fā)，并抄送給總裁辦秘書處存檔（銷售管理部的市場(chǎng)通告類日常業(yè)務(wù)文件不在此列）。2、文件格式（見附件4）⑴文頭部分：?jiǎn)挝幻Q：字體為小二號(hào)黑體部

8、門名稱：字體為小二號(hào)黑體加下劃線受文對(duì)象、發(fā)文單位、副本呈送、抄送存檔、日期：字體為四號(hào)楷體文號(hào)：字體為四號(hào)