完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度(1)

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1、完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度(1)[摘　要]目前,電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制仍是一個薄弱環(huán)節(jié),會計工作中利用計算機舞弊的犯罪行為依然存在,而且防范困難。因此,加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,是當前推動我國會計電算化發(fā)展應當重視的一個問題。[關鍵詞]會計電算化;內(nèi)部控制;會計信息系統(tǒng)一、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制意義　　由于電算化會計信息系統(tǒng)具有手工會計信息系統(tǒng)不同的一些特點,又由于該系統(tǒng)存在著特有的潛在風險,必須在系統(tǒng)中設置有針對性的行之有效的控制手段。為了有效地保護會計信息的正確可靠,電算化系統(tǒng)必須建立在科學的控制體系之中。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理

2、必須要有明確的規(guī)程和制度,確保只允許經(jīng)過核準的業(yè)務數(shù)據(jù)才能進入系統(tǒng)進行處理,保證系統(tǒng)程序和數(shù)據(jù)不被泄密和篡改,保證系統(tǒng)及其處理的數(shù)據(jù)安全可靠。因此,有效的控制體系是系統(tǒng)自身的免疫能力得以提高的保證。相反,沒有強有力的控制體系,就象一個毫無抵抗力的人生活在充滿病毒和細菌的環(huán)境中一樣,生命隨時受到威脅,無法生存下去。另一方面,電算化會計信息系統(tǒng)具有高密度儲存、方便使用、自動高速運行的特點,又可使所設置的控制手段更好地發(fā)揮作用。電算化會計信息系統(tǒng)的控制環(huán)境不僅應該,而且能夠代替并超過手工會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制能力。內(nèi)部控制是指在企事業(yè)單位會計工作中,為了

3、維護會計數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)的完整性而制定的各種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務處理手續(xù)以及其他為防止可能發(fā)生的風險而采取的一切措施的總稱。在會計工作實現(xiàn)電算化以后,內(nèi)部控制按其實施方式的不同,分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過建立規(guī)章制度、工作人員的合理分工而建立起來的內(nèi)部控制。功能控制是指在會計信息系統(tǒng)中設計一定的功能而實現(xiàn)的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其實施環(huán)境的不同,分為應用控制和一般控制。應用控制是指運用計算機進行會計數(shù)據(jù)處理過程中所實施的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其本身的性質(zhì)和實施的目的又可分為管理控制和會計控制。管理控制是指

4、為了保證計劃、預算和定額任務的完成,提高經(jīng)濟效益而實施的內(nèi)部控制。會計控制是指為了維護會計數(shù)據(jù)準確可靠和保護單位財產(chǎn)完整而實施的內(nèi)部控制。二、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的手段(一)建立、健全有關的管理制度這是通過組織形式加強內(nèi)部控制的一項重要措施。內(nèi)容包括建立機房管理、操作管理、系統(tǒng)文檔管理和數(shù)據(jù)管理等項制度,以保證計算機有一個正常的運行環(huán)境,保護計算機硬件、軟件、文檔資料和數(shù)據(jù)不受侵害和損失。這些制度的建立要作為系統(tǒng)設計的一項重要內(nèi)容并在系統(tǒng)設計過程中完成。系統(tǒng)投入運行以后,要嚴格按照制度規(guī)定貫徹執(zhí)行。建立會計信息系統(tǒng),必須選擇一批政治素質(zhì)好、業(yè)

5、務上能勝任,并且具有會計和計算機應用技術(shù)復合知識的人才,組成承擔系統(tǒng)運行的組織機構(gòu)。其中包括程序設計、維護和管理人員,會計數(shù)據(jù)的采集整理、審核和保管人員,以及運行操作人員。在他們之間要按照內(nèi)部牽制原則合理分工,在日常工作中能夠互相制約,互相監(jiān)督,防止無意差錯和有意舞弊事件的發(fā)生。為了防止重復、遺漏和誤操作,要建立時序控制。要求上機操作人員,嚴格按照有關會計數(shù)據(jù)處理的規(guī)定和處理流程進行操作,做完一步下一步該做什么,要有提示。違反規(guī)定的操作流程,要予以控制,以保證會計數(shù)據(jù)處理能夠有條不紊地正確進行。(二)利用計算機運行控制為了保證會計數(shù)據(jù)的可靠性,防止

6、無意差錯和有意舞弊,必須加強防錯糾錯措施。特別是輸入環(huán)節(jié),應嚴加控制。輸入以前,要對原始憑證進行合理合法的審查,防止非法數(shù)據(jù)輸入。輸入過程,特別是采用鍵盤鍵入,出錯率比較高,可以采用雙重輸入或輸入一遍再復核一遍的方法,防止誤操作。輸入以后,再通過程序化步驟進行校驗。例如,可以對相關數(shù)據(jù)進行平衡校驗,總額與明細的校驗、編碼校驗位的校驗、數(shù)據(jù)完整性校驗,利用某些數(shù)據(jù)值域的特點進行邏輯校驗等。模塊之間交換數(shù)據(jù)要進行校驗,會計賬表輸出以前,要利用會計報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關系進行校驗。不僅數(shù)字數(shù)據(jù)要進行校驗,文字數(shù)據(jù)也要校驗,特別是對應借、應貸會計科目的輸入必

7、須核對,防止串戶。一般可以根據(jù)自然語言理解原理,對摘要進行分解,自動生成會計分錄,與輸入的應借、應貸科目核對,如有差錯,及時更正。在采用機制記賬憑證的情況下,則可根據(jù)輸出的記賬憑證手工核對,防止串戶。文件是存儲會計數(shù)據(jù)的主要形式。為了保證數(shù)據(jù)安全,防止非法篡改,一些重要的數(shù)據(jù)文件,可定義為專用文件、只讀文件?；虿捎脤ｉT技術(shù),定義為隱形文件,未經(jīng)授權(quán),難以動用,以保證會計數(shù)據(jù)的安全。應建立和健全各項管理制度,保證計算機有良好的運行環(huán)境,避免非常事件引起系統(tǒng)的侵害。加強電源保護,防止由于電源失常而使系統(tǒng)遭到破壞。最重要的是建立備份制度。數(shù)據(jù)文件要采用強

8、制軟盤備份,并以適當形式妥善保管,一旦系統(tǒng)遭到破壞,能夠通過恢復機制完全恢復到原有狀態(tài)。硬件也要備份,一旦計算機發(fā)生故障或