員工信息登記制度

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1、員工信息登記制度　　篇一：?jiǎn)T工檔案管理規(guī)定　　員工檔案管理制度規(guī)定　　一、管理目的　　1、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度?！　?、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執(zhí)行?！　《?、人員定義　　公司所有員工劃分為四種：　　檔案依據(jù)四種人員采取相應(yīng)的管理?！　∪?、檔案文件定義　　1．員工入職前及入職后提供的個(gè)人資料，簡(jiǎn)稱員工個(gè)人資料?！　?、、、、、　　及入職后補(bǔ)充的資料（如學(xué)歷變更的證書復(fù)印件）　　2．員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協(xié)議。簡(jiǎn)稱員工協(xié)議文件。依據(jù)不同類人員有不同的合同與協(xié)議　　以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，

2、并保證完整、齊全、真實(shí)、整潔?！　∷?、檔案收藏工具　　在職人員每人使用一個(gè)檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫上工號(hào)及姓名，工號(hào)寫在姓名前面。檔案袋之間以工號(hào)順序排列?！　∥?、檔案管理細(xì)則　　1、檔案的封面：在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據(jù)檔案內(nèi)容作標(biāo)注，即有則打勾?！稒n案管理清單》見附件一。　　2、檔案內(nèi)容的放置順序　　不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個(gè)人資料，第二疊為員工協(xié)議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。　　員工個(gè)人資料：身份證→學(xué)歷證書、職稱證書、英語及計(jì)算機(jī)等相關(guān)證書→　　員工協(xié)議文件：

3、勞動(dòng)合同→　　→轉(zhuǎn)正資料→合同續(xù)簽文件，若存在一些文件沒有包括在內(nèi)的如職務(wù)發(fā)生協(xié)議、戶口調(diào)動(dòng)申請(qǐng)等，則按照事件的發(fā)生順序排放在員工協(xié)議文件的后面?！　?、檔案資料的規(guī)格　　資料原則上以A4為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，若規(guī)格比A4小的，則以上方及左邊為對(duì)齊標(biāo)準(zhǔn)；若規(guī)格比A4大的，則超出部分折疊為A4規(guī)格?！　?、在職人員管理權(quán)限　　A類人員的檔案除總裁有特別規(guī)定外，一律由人力資源總監(jiān)保管；　　B類人員中的部門經(jīng)理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監(jiān)保管，但人力資源總監(jiān)的檔案由其上級(jí)人員保管。　　5、檔案管理需建立電子檔及給相關(guān)人員復(fù)印件的?！　∪魡T工協(xié)議文件有存在以下較特別的內(nèi)容時(shí)，需建立電子文

4、檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內(nèi)容有涉及到第三方的，原則對(duì)方應(yīng)保存一份復(fù)印件。a)薪酬福利，即在相關(guān)協(xié)議中約定特別的薪酬福利，如：住房補(bǔ)貼、探親　　假的車費(fèi)報(bào)銷、電話補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現(xiàn)的福利等，這些需復(fù)印一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔；b)競(jìng)業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫明競(jìng)業(yè)的年限；　　c)個(gè)人有涉及到薪酬福利的申請(qǐng)如住房公積金繳費(fèi)比例申請(qǐng)，需備注在電　　子文檔；　　d)培訓(xùn)協(xié)議，復(fù)印一份給培訓(xùn)專員，并把培訓(xùn)的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額　　備注在電子；　　e)簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；　　6、復(fù)職人員及返聘

5、人員　　復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來，單獨(dú)一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號(hào)與原先的一致。　　7、離職人員檔案管理　　1、員工辦理離職時(shí)，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會(huì)影響到目前離職事宜或離職后的事項(xiàng)規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時(shí)反饋給上級(jí)及相關(guān)人員?！　?、離職人員離職時(shí)簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請(qǐng)的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案?！　?、每月初3號(hào)前對(duì)上個(gè)月離職人員的檔案進(jìn)行分列管理：　　A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張?jiān)黾訌埱鍐?，注明離職人員的工號(hào)、姓名、部門、職位、離

6、職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個(gè)季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；　　B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號(hào)為順序放置。在工號(hào)為第一個(gè)人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。　　C類人員及D類的臨時(shí)工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔

7、案袋封面貼上這些人的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期信息?！　×n案借閱權(quán)限　　1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還?！　?、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。借閱檔案人嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任?！　?、若相關(guān)部門需要從檔