樣品儲(chǔ)存管理規(guī)范

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1、XXX公司樣品儲(chǔ)存管理規(guī)范本文件為業(yè)務(wù)部樣品室管理之參考文件101目的：為有效管理樣品，增加樣品存放及取得之效率，特制定此規(guī)范管理之。2適用范圍：凡本公司業(yè)務(wù)人員經(jīng)手之樣品，皆受此管理規(guī)則規(guī)范之。自樣品之入庫(kù)存放、擺放、標(biāo)示、樣品取出…等樣品相關(guān)之活動(dòng)。3權(quán)責(zé)：3.1各產(chǎn)品別主管：依此規(guī)范規(guī)劃、執(zhí)行并監(jiān)督相關(guān)管理細(xì)節(jié)。并負(fù)責(zé)定期檢視此管理規(guī)范之適用性，依實(shí)際需求得修改相關(guān)規(guī)定。3.2各產(chǎn)品別業(yè)務(wù)組員：依此規(guī)范定期執(zhí)行，必要時(shí)得提供修改建議。4內(nèi)容：4.1樣品儲(chǔ)存區(qū)域4.1.1樣品臨時(shí)存放區(qū)–A.地點(diǎn)：辦公大

2、樓地下室。B.各業(yè)務(wù)組別存放區(qū)域：依各業(yè)務(wù)組存放需求，劃分各業(yè)務(wù)存放區(qū)域(附件一)，以利各組樣品管存放。C.樣品期間：各組依實(shí)際需求，自行決定欲存放多長(zhǎng)期間內(nèi)的樣品，但盡量最長(zhǎng)期限以三個(gè)月內(nèi)為原則。超過(guò)三個(gè)月之樣品或是該組別存放區(qū)域已呈滿載情況，則應(yīng)將短期內(nèi)不欲使用或是日期較久的樣品移至原百折廠二樓之樣品儲(chǔ)存區(qū)存放。4.1.2樣品儲(chǔ)存區(qū)A.地點(diǎn)：XXX二樓B.各業(yè)務(wù)組別存放區(qū)域：依各業(yè)務(wù)組存放需求，劃分各業(yè)務(wù)存放區(qū)域(附件二)，以利各組樣品管存放。C.各組別之存放地點(diǎn)規(guī)劃：由主管規(guī)劃之，原則上至少開(kāi)發(fā)樣與大

3、貨相關(guān)樣品得分開(kāi)。D.樣品期間：各組依實(shí)際需求，自行決定欲存放多長(zhǎng)期間內(nèi)的樣品，但盡量以二年內(nèi)為最長(zhǎng)期限。超過(guò)二年之樣品或是該組別存放區(qū)域已程滿載情況，則應(yīng)將不欲使用之樣品清理出，移轉(zhuǎn)至內(nèi)銷組做為內(nèi)銷產(chǎn)品使用、直接廢棄或是其他可行之處理方式。4.2樣品儲(chǔ)存原則4.2.1樣品之存放：基本上入外箱或是上鐵架或柜子，依各產(chǎn)品特性不同彈性操作。4.2.2棧板之使用：原則上所有未置于鐵架(或柜子)上的產(chǎn)品需裝箱后放置于棧板上，以利于搬運(yùn)、避免灰塵污染/沾濕樣品或其他損害。4.2.3外箱之使用：不限制使用外箱之尺寸，唯

4、外箱皆需有標(biāo)簽以利辨識(shí)箱內(nèi)之產(chǎn)品。101.1.1樣品存放之標(biāo)示：A.標(biāo)示：鐵架或是外箱需有標(biāo)簽標(biāo)示，以為明確識(shí)別。B.使用標(biāo)簽：a.鐵架使用標(biāo)簽：如附件三b.外箱使用標(biāo)簽：如附件四1.1.2顏色管理：于樣品上、外箱上或鐵架上使用顏色標(biāo)簽以區(qū)別不同用途之樣品。A.標(biāo)示：鐵架或是外箱需有顏色標(biāo)簽標(biāo)示(若可行)，以為明確識(shí)別。B.使用標(biāo)簽：(附件五)a.開(kāi)發(fā)樣–藍(lán)色標(biāo)簽(A-XX)b.簽樣或確認(rèn)樣–紅色標(biāo)簽(B-XX)c.廣告樣/拍照樣/大貨樣/出貨樣/留底樣/測(cè)試樣/其他–綠色標(biāo)簽(C-XX)4.3樣品之管理4

5、.3.1進(jìn)出庫(kù)記錄：A.各課組之產(chǎn)品進(jìn)出庫(kù)需有記錄，進(jìn)出庫(kù)記錄需存放于各組別之公用磁盤(pán)以利各相關(guān)人員記錄。B.樣品進(jìn)出庫(kù)記錄表：見(jiàn)附件六。原則上內(nèi)容應(yīng)包含入庫(kù)日期、客戶名稱、用途(開(kāi)發(fā)、大貨、簽樣、測(cè)試樣…)、存放區(qū)域及樣品數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)。C.存放區(qū)域：為方便日后樣品之取出，各產(chǎn)品組規(guī)劃并標(biāo)示產(chǎn)品存放區(qū)域之編號(hào)(依鐵架/柜子或是棧板)D.暫時(shí)取出之樣品，需于歸回原位，或依情況得調(diào)整樣品存放位置，唯需于進(jìn)出庫(kù)記錄上做必要的更正。4.3.2樣品之整理：A.季節(jié)性產(chǎn)品：原則上每年至少二次(依春夏/秋冬二開(kāi)發(fā)季)。

6、B.非季節(jié)性產(chǎn)品：原則上每年至少二次或依實(shí)際情況由各課組主管定之。4.3.3鐵架上樣品存放位置之變更：鐵架上樣品/外箱之位置變更，需同步于「樣品進(jìn)出庫(kù)記錄表」上更改記錄。4.3.4外箱更換/外箱內(nèi)樣品之重置：因需要更換外箱或是重新安排樣品之放置(e.g.將二箱合成一箱)，需同步于「樣品進(jìn)出庫(kù)記錄表」上更改記錄。2相關(guān)文件：2.1樣品臨時(shí)存放區(qū)空間分配圖2.2樣品儲(chǔ)存區(qū)空間分配可2.3鐵架使用標(biāo)簽格式2.4外箱使用標(biāo)簽格式2.5彩色標(biāo)簽格式3使用表格：101.1樣品進(jìn)出庫(kù)記錄表10附件一：樣品臨時(shí)存放區(qū)空間分

7、配圖10附件二：樣品儲(chǔ)存區(qū)空間分配圖XXX組XXXXXX組XXX組(XXX廠)10附件三：鐵架使用標(biāo)簽格式(不知道該如何標(biāo)比較好，因?yàn)橘N的地方似乎不大)10附件四：外箱使用標(biāo)簽格式(此處的顏色依樣品用途不同而異)客戶季節(jié)日期位置編號(hào)XXXFall‘112010/12/16樣品列表/敘述/圖片(請(qǐng)依情況列出必要之信息)產(chǎn)品數(shù)量備注：開(kāi)發(fā)簽樣或確認(rèn)樣大貨樣/出貨樣/留底樣/測(cè)試樣/廣告樣/照象樣…10附件五：顏色標(biāo)簽A-XXB-XXC-XX開(kāi)發(fā)樣簽樣或確認(rèn)樣廣告樣/拍照樣/大貨樣/出貨樣/留底樣/測(cè)試樣…10附

8、件六：樣品進(jìn)出庫(kù)記錄表日期客戶用途內(nèi)容存放區(qū)備注2010/12/13XXX大貨樣X(jué)12010/12/12XXX測(cè)試樣Y12010/12/16XXX開(kāi)發(fā)樣X(jué)210