郵件禮儀及郵件管理技巧

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1、@組QCC活動(dòng)郵件禮儀及郵件管理技巧——@組QCC活動(dòng)方案背景撰寫郵件時(shí)，您是否考慮過該注意哪些郵件禮節(jié)？發(fā)送郵件時(shí)，您是否評(píng)估過郵件發(fā)出后可能產(chǎn)生的影響？不斷收到新郵件到達(dá)的提醒消息，您是否會(huì)著急？面對(duì)幾十甚至上百封未處理郵件，您是否會(huì)亂得毫無(wú)頭緒而煩躁？長(zhǎng)篇大論或無(wú)頭無(wú)腦的郵件會(huì)增加不必要的溝通和協(xié)調(diào)，或得不到回應(yīng)和重視；充滿情緒化語(yǔ)言、隨意群發(fā)的郵件，會(huì)造成郵件相關(guān)人的誤會(huì)或關(guān)系惡化；面對(duì)繁多和無(wú)頭緒的郵件，往往會(huì)影響您的心情進(jìn)而影響工作效率。沒關(guān)系，參與我們的活動(dòng)吧，讓我們來幫您管理您的郵件。本著步驟簡(jiǎn)單、操作方便的原則，我們將為您提供一些郵件禮儀和管理郵

2、件的小技巧，希望能增進(jìn)您與收件人的溝通和交流，輕松地管理郵件，高效地完成工作。第4頁(yè)共4@組QCC活動(dòng)郵件禮儀——@組QCC活動(dòng)方案（1）一、攥寫1、內(nèi)容簡(jiǎn)單明了：盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，讓對(duì)方一目了然，避免長(zhǎng)篇大論。2、語(yǔ)意清楚：段落分明、語(yǔ)意清楚連貫，避免跳躍性表達(dá)，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不著頭緒。3、避免情緒化用詞：慎用“！”驚嘆號(hào)“？！”和“?。。。?！”除非是需要給對(duì)方以強(qiáng)壓力的場(chǎng)合。情緒不好時(shí)建議不要寫信，此時(shí)語(yǔ)意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈；另外，每個(gè)人的背景不同，對(duì)文字表達(dá)的認(rèn)知也有所不同，所以在文字的使用上，需要小心斟酌。4、適當(dāng)?shù)囊裕涸谛偶抵g，保留

3、適當(dāng)?shù)囊?，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容；但若引言太多太長(zhǎng)的話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。5、盡量使用項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)來編寫郵件：因?yàn)?)2)3)4)5)；所以1)2)3)；請(qǐng)您1)2)。非常清晰，方便收件人解碼和理解您的意圖6、正確處理附件內(nèi)容：如果附件內(nèi)容允許，則應(yīng)當(dāng)在郵件正文中粘貼內(nèi)容；應(yīng)考慮收件人是否愿意承受打開一個(gè)或多個(gè)附件的麻煩。7、記得署名：對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無(wú)論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。8、文法/錯(cuò)別字檢查：在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯(cuò)誤、語(yǔ)意不通或是錯(cuò)別字的地方，盡量不寫生僻字、

4、異體字。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。二、發(fā)送1、正確地選擇“主送”和“抄送”：“主送者”應(yīng)該是涉及事務(wù)并需要發(fā)表看法的；“抄送者”是應(yīng)了解此事的人，橫向溝通時(shí)，應(yīng)包含溝通雙方的直接主管。1、慎用群發(fā)功能：只向確實(shí)需要了解信息的人發(fā)送郵件。2、禮貌提醒：如果收到無(wú)用的郵件，應(yīng)向發(fā)件人發(fā)出禮貌的提醒，通知他以后無(wú)需將此類郵件發(fā)送給你。3、主動(dòng)終止郵件的來往：第4頁(yè)共4@組QCC活動(dòng)可在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。4、及時(shí)回復(fù)郵件：無(wú)論在什么情況下收到對(duì)方發(fā)來的郵件后，都要及時(shí)予以回復(fù)或告知，這既是對(duì)對(duì)方的尊重，也

5、是提高工作效率和減少工作失誤的重要一環(huán)。郵件管理技巧——@組QCC活動(dòng)方案（2）方案說明：參與活動(dòng)的會(huì)員根據(jù)自身工作性質(zhì)選擇其中一種，按所提供的步驟執(zhí)行。方案一：TakeItAway!該方案最簡(jiǎn)單，每天就一個(gè)動(dòng)作：Takeitaway!隨時(shí)將處理過的郵件從“收件箱”拉到“已處理”文件夾里，適合所有人。步驟：第一步：在個(gè)人文件夾目錄下建“歷史郵件”；在“收件箱”目錄下建另一個(gè)子文件夾“已處理”（如右圖）收件箱：未讀；或已讀，需要關(guān)注的郵件；已處理：當(dāng)天或當(dāng)周內(nèi)處理掉，暫時(shí)不關(guān)注；歷史郵件：已經(jīng)處理，不再關(guān)注，從“已處理”中歸檔過來的郵件，可以自定義，建立子文件夾，每

6、周或每月歸檔一次。第二步：隨時(shí)瀏覽“收件箱”這個(gè)大文件夾里的新郵件，已讀后，根據(jù)第一步的分類規(guī)則：還需關(guān)注的，暫時(shí)放在“收件箱”（最好不要超過3天）；無(wú)用或無(wú)需存檔的，直接刪除；不再關(guān)注但需存檔的，馬上移到“已處理”這個(gè)子文件夾隨時(shí)TakeItAway！就這么簡(jiǎn)單。說明：無(wú)需建立過多的子文件夾，“已處理”和“歷史郵件”足矣！今后如需查閱，利用高級(jí)搜索功能查找即可。方案二：建立郵件規(guī)則，當(dāng)Outlook接收到郵件時(shí)，按照郵件規(guī)則自動(dòng)歸類。第一步：可以按組別，按職位等分類，根據(jù)實(shí)際工作情況，選擇郵件來往比較多的單位建立文件夾。例如：（右圖）該規(guī)則適合工作面向公共組的如

7、Leader/PM,QA及測(cè)試等。第二步：建立郵件規(guī)則：　　單擊“工具”菜單下的“規(guī)則和通知”，在“電子郵件規(guī)則”對(duì)話框中單擊“新建規(guī)則”按鈕，打開“新建郵件規(guī)則”對(duì)話框，默認(rèn)“開始由模板創(chuàng)建規(guī)則”。第4頁(yè)共4@組QCC活動(dòng)　　在步驟1中選擇模板：選中“將某人發(fā)來的郵件移至文件夾”；　此時(shí)在“步驟2：編輯規(guī)則說明”中就出現(xiàn)了帶下劃線的鏈接，單擊這些鏈接就會(huì)打開對(duì)話框，讓你選擇或輸入對(duì)規(guī)則的說明。對(duì)本例來說，單擊“個(gè)人或通訊組列表”，會(huì)打開“規(guī)則地址”對(duì)話框，讓你鍵入或直接從列表選擇已有的信箱賬號(hào)；單擊“指定”，會(huì)打開“規(guī)則和通知”對(duì)話框，讓你選擇郵件收到后“移動(dòng)”

8、的目文件夾