數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用論文

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1、數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用論文　　數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用論文　　信息化建設(shè)的關(guān)鍵是信息資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的信息資源，其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理與利用正逐漸受到社會(huì)各界的重視。數(shù)字化檔案即將檔案的相關(guān)信息以虛擬的方式將其儲(chǔ)存、管理、傳送與分享。這種檔案的儲(chǔ)存方式不會(huì)受到地理位置和信息載體的制約。所謂數(shù)字化管理，大體上講，就是利用互聯(lián)網(wǎng)的方式，實(shí)現(xiàn)將檔案的儲(chǔ)存由實(shí)體變?yōu)樘摂M化儲(chǔ)存。這些檔案的信息載體也將由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為虛擬化載體，檔案資源由文字變?yōu)殡娮有畔?、所服?wù)的對象由窄小變?yōu)閺V闊

2、。　　檔案的數(shù)字化管理在我國現(xiàn)代化發(fā)展中的應(yīng)用十分廣泛，因?yàn)樗軌蚪鉀Q很多傳統(tǒng)的管理的手段的缺點(diǎn)，比如說不容易保存，檔案信息查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息傳遞與分享不方便，信息保密性不強(qiáng)等。檔案數(shù)字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識(shí)別、自動(dòng)提取著錄項(xiàng)內(nèi)容、生成目錄、統(tǒng)一數(shù)字化文件格式、不同種類的數(shù)字化文件分層存儲(chǔ)、分別進(jìn)行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動(dòng)掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量高速進(jìn)行，這樣不但可以讓數(shù)據(jù)以最佳新式進(jìn)行存儲(chǔ)，做到圖文聲相結(jié)合，檔案信息更詳細(xì)，從而提高工

3、作效率?！　‰S著新時(shí)期的到來，數(shù)字化檔案還增加了指紋錄入DNA識(shí)別與采集的功能。找這種情形來看，檔案的數(shù)字化管理手段將會(huì)不斷普及全國。雖然數(shù)字化管理的手段有眾多優(yōu)點(diǎn)且傳統(tǒng)的管理手段又有很多缺點(diǎn)，但是也不能完全將傳統(tǒng)的管理手段摒棄。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理手段還是有很多優(yōu)點(diǎn)的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化?！　鹘y(tǒng)的檔案管理方式使我國以前的普遍管理方式，現(xiàn)如今仍舊有很多的事業(yè)單位或是教育單位等在應(yīng)用這種管理手段。就利益這方面來講，傳統(tǒng)的管理手段不僅工作效率低，而且保密性不好。再者

4、，在查找相關(guān)檔案信息或者為其他部門提供相關(guān)信息時(shí)往往需要耗費(fèi)很多時(shí)間去尋找。這種傳統(tǒng)方式的管理手段所需工作量太大，耗費(fèi)時(shí)間也太長，使得管理的工作不能夠正常的進(jìn)行，效率也及其低。我國和其他國家相比，由于科學(xué)技術(shù)手段相對比較低，檔案管理水平也一直遜色于其他國家?！　鹘y(tǒng)的管理手段由于采用的是紙質(zhì)版的檔案，再加上需要的工作人員數(shù)量眾多，使得管理起來又耗時(shí)又浪費(fèi)很多勞動(dòng)力?，F(xiàn)如今的數(shù)字化檔案管理不僅管理起來方便快捷，減少了樹木的消耗，保護(hù)了環(huán)境，還減少了勞動(dòng)力的耗費(fèi)。與此同時(shí)，數(shù)字化管理還能夠幫助檔案管

5、理中心減少儲(chǔ)備占地，增加了土地利用率?！　?shù)字化管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)為電子版，能夠使檔案更加安全，加強(qiáng)了其保密性。再加上電子化信息管理起來也比較省時(shí)間省勞動(dòng)力，這使得其優(yōu)勢更加突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為。也就是說它使得檔案管理中心為利用者提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息?！　∫?yàn)槠髽I(yè)部門的檔案流動(dòng)性較強(qiáng)，如果想很精準(zhǔn)的將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來并隨之了解它們的情況，就要應(yīng)用數(shù)字化管理的手段。因?yàn)橐郧暗膫鹘y(tǒng)手段必須將其“歸檔”以后才能夠進(jìn)行查詢。數(shù)字化

6、管理手段能夠使檔案信息的查詢變得簡單方便，同時(shí)又能精準(zhǔn)的將資料反映出來。這種管理手段可以使工作人員在足不出戶的狀況下就能夠了解到所有資料?！　∈紫纫闪ｉT的檔案監(jiān)督小組，并設(shè)定專門的選擇和管理人員，將檔案按照國家的標(biāo)準(zhǔn)來對檔案進(jìn)行分類和儲(chǔ)存。比如說針對不同的部門、檔案用途的不同和檔案限制性等因素來制定合理的管理制度。與此同時(shí)還要根據(jù)檔案信息的儲(chǔ)存、搜索、傳送和查詢等方面建立統(tǒng)一的規(guī)范與制度并不斷的完善它?！　∈紫冉⒁粋€(gè)完整的檔案管理體系，使其成為一個(gè)更加完整的數(shù)字化檔案館。這需要國家不斷提高

7、科技水平，不斷加強(qiáng)管理體系并將檔案數(shù)據(jù)庫不斷的進(jìn)行優(yōu)化。其次是要逐步的去完善它，比如說要備好多臺(tái)服務(wù)器，對文件要進(jìn)行集中性掃描并設(shè)定專一的保存格式，對數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)的備份等等。第三，要對人力資源、機(jī)器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強(qiáng)管理，以提高資源共享的能力。最后還要設(shè)定其它可以與數(shù)字化管理相銜接的管理系統(tǒng)以備不時(shí)之需?！　≡谟布芾矸矫妫紫纫獙n案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量提升，并將儲(chǔ)存的時(shí)間延長。其次是要設(shè)定專門的管理人員負(fù)責(zé)信息的安全監(jiān)督，保證重要的數(shù)據(jù)信息不會(huì)丟失。在軟件管理方面，要對信息庫設(shè)定一定的權(quán)限，還要設(shè)

8、置安全的密碼和多層的關(guān)卡與防火墻來保證數(shù)據(jù)的安全性?！　∈紫纫獙n案管理中心的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核。培訓(xùn)的時(shí)候要對不同的崗位需求進(jìn)行針對性培訓(xùn)。其次要對工作人員進(jìn)行合理的安置，并激發(fā)他們的上進(jìn)心，促使他們努力工作。最后，要使管理隊(duì)伍職業(yè)化、專業(yè)化?！　∫⒏咝У姆婪都夹g(shù)。比如說加強(qiáng)對盜版信息的懲治，建立完善的法律制度，提高管理人員的文化素質(zhì)和管理水平。