華揚(yáng)公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制

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1、華揚(yáng)公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度2007年6月銷(xiāo)售部門(mén)的業(yè)務(wù)人員在了解客戶的基本情況后,確定交易的初步意向,填寫(xiě)客戶資料表。該表交由信用管制部門(mén)派駐的信用管制師對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)能力、資信狀況進(jìn)行評(píng)核,出具授信建議。經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)與客戶的交易方式及給予客戶的信用額度后,簽定銷(xiāo)售合同。銷(xiāo)售部門(mén)業(yè)務(wù)助理將客戶資料輸入電腦系統(tǒng)存檔。如是現(xiàn)銷(xiāo)客戶,當(dāng)收到客戶訂貨單及繳款時(shí),將客戶之繳款填寫(xiě)繳款單送交財(cái)會(huì)部門(mén)出納員。出納員在收款后,將繳款單的一聯(lián)交財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)收款的會(huì)計(jì)進(jìn)行電腦系統(tǒng)繳款確認(rèn)。如是放賬客戶,須將已獲核準(zhǔn)的授信責(zé)任書(shū)送交財(cái)

2、會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)收款的會(huì)計(jì)進(jìn)行電腦系統(tǒng)的授信額度確認(rèn),同時(shí),將客戶的訂貨單的一聯(lián)及相應(yīng)的銷(xiāo)售合同一份轉(zhuǎn)交營(yíng)業(yè)管理部門(mén)。營(yíng)業(yè)管理部門(mén)的人員將電腦系統(tǒng)中制作的銷(xiāo)貨通知單送交儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)(營(yíng)業(yè)管理部門(mén)、儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)工作由一人領(lǐng)導(dǎo))。儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)依據(jù)銷(xiāo)貨通知單標(biāo)明的品種、數(shù)量進(jìn)行備貨并生成一式四聯(lián)的送貨單送交財(cái)會(huì)部門(mén)。財(cái)會(huì)部門(mén)核對(duì)價(jià)格、收款金額無(wú)誤后簽字并在電腦系統(tǒng)確認(rèn)生成銷(xiāo)貨清單,據(jù)此填制銷(xiāo)貨發(fā)票并予以記賬。財(cái)會(huì)部門(mén)將銷(xiāo)貨發(fā)票及三聯(lián)送貨單送交儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)。儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)留存一聯(lián),其余兩聯(lián)送貨單及銷(xiāo)貨發(fā)票連同貨物送交客戶。客戶簽收后將送貨單留存一聯(lián),另一

3、聯(lián)送貨單由儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)返回財(cái)會(huì)部門(mén)作為銷(xiāo)售收入或應(yīng)收賬款之依據(jù)。[要求]請(qǐng)指出華揚(yáng)公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度中的優(yōu)點(diǎn)和存在的問(wèn)題。?答:對(duì)以上華揚(yáng)公司關(guān)于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的分析如下:一、??華揚(yáng)公司內(nèi)部控制制度的優(yōu)點(diǎn):1.該公司的銷(xiāo)售制度較好地運(yùn)用了不相容職務(wù)分工控制。將銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中對(duì)客戶選擇、客戶信用調(diào)查、接受客戶訂單、核準(zhǔn)付款條件、填制銷(xiāo)貨通知單、發(fā)出商品、開(kāi)具發(fā)票、收取貨款及會(huì)計(jì)記錄等不相容崗位所涉及到的銷(xiāo)售人員、信用管制人員、營(yíng)業(yè)管理人員、財(cái)務(wù)人員、儲(chǔ)運(yùn)人員進(jìn)行了分工。做到:1)接受客戶訂單的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)核準(zhǔn)付款

4、條件和客戶信用調(diào)查工作;2)填制銷(xiāo)貨通知的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)出商品工作;3)開(kāi)據(jù)發(fā)票的人不能同時(shí)負(fù)責(zé)發(fā)票的審核工作;4)辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的審核批準(zhǔn)工作;5)記錄應(yīng)收賬款的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)貨款的收取和退款工作;6)會(huì)計(jì)人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的工作。2.該公司建立和健全了信用管制系統(tǒng)。信用管制系統(tǒng)的建立,保證了銷(xiāo)售成果的有效性,避免了壞賬的發(fā)生,實(shí)現(xiàn)了對(duì)應(yīng)收賬款的事前控制。3.該公司采用了電腦系統(tǒng)授信額度確認(rèn)的權(quán)限控制。電腦系統(tǒng)授信額度的確認(rèn),提高了銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的工作效率,保證了營(yíng)業(yè)收入的真實(shí)性、合理

5、性、完整有效性,同時(shí)也提高了信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、查閱的方便性。小結(jié):該公司建立銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制的內(nèi)部控制制度,明確了相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約,有利于各職能部門(mén)之間的相互牽制和監(jiān)督,可以在一定程度上防止貪污舞弊行為的發(fā)生,能夠減少銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中可能出現(xiàn)的低效率和侵吞企業(yè)利益的不良行為。確立有效的信用控制體系,保證了銷(xiāo)售收入的真實(shí)、準(zhǔn)確,使資金回籠率得到有效控制。二、??華揚(yáng)公司內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題:1.分離制度的執(zhí)行中還不夠徹底,因?yàn)殇N(xiāo)售部門(mén)、營(yíng)業(yè)管理部門(mén)與儲(chǔ)運(yùn)

6、部門(mén)同屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管理,尚存在作弊的隱患,因此,在相關(guān)業(yè)務(wù)的牽制上還不夠嚴(yán)謹(jǐn)。2.銷(xiāo)售合同審批程序不夠完善,企業(yè)的銷(xiāo)售政策應(yīng)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、分管副總審批,金額過(guò)大的還應(yīng)經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批;如有涉及到變更資金回籠方式的,次銷(xiāo)售項(xiàng)目的實(shí)施應(yīng)有財(cái)務(wù)經(jīng)理的審批程序;3.應(yīng)對(duì)訂單實(shí)行控制制度,包括:1)根據(jù)不同的客戶和銷(xiāo)售形式設(shè)計(jì)多種訂單格式,以滿足企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)工作、相互制約的經(jīng)營(yíng)管理需要;2)規(guī)定訂單在企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)程序,并規(guī)定相應(yīng)的授權(quán)批準(zhǔn)程序;3)實(shí)行訂單順序編號(hào)法,對(duì)已執(zhí)行的訂單和尚未執(zhí)行的訂單分別進(jìn)行管理和控制,以便

7、隨時(shí)檢查訂單的執(zhí)行情況和每一訂單的處理過(guò)程。4.對(duì)銷(xiāo)售發(fā)票環(huán)節(jié)實(shí)行應(yīng)有的控制制度。包括:1)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管和使用,明確發(fā)票管理制度;2)發(fā)票使用人領(lǐng)用發(fā)票時(shí)應(yīng)簽字注明所領(lǐng)用發(fā)票的起訖號(hào);3)發(fā)票使用人所開(kāi)據(jù)的發(fā)票必須以發(fā)貨通知單等有關(guān)憑證上載明的客戶名稱(chēng)、日期、數(shù)量、單價(jià)、金額等為依據(jù)如實(shí)填列各項(xiàng)內(nèi)容;4)財(cái)會(huì)部門(mén)必須指定獨(dú)立于發(fā)票使用人的專(zhuān)人,定期或不定期地對(duì)所有使用過(guò)的發(fā)票與會(huì)計(jì)記錄和有關(guān)手續(xù)憑證進(jìn)行核對(duì)檢查。5.應(yīng)收賬款的管理上還應(yīng)加強(qiáng)事后管理,應(yīng)建立以詢證函的形式,及時(shí)準(zhǔn)確的與客戶對(duì)賬,以免給個(gè)別業(yè)務(wù)人員

8、提供可乘之機(jī),保證應(yīng)收賬款的真實(shí)、準(zhǔn)確和回籠。要做到:應(yīng)收賬款明細(xì)賬與總分類(lèi)賬進(jìn)行核對(duì),并確認(rèn)一致;每月定期向客戶寄送對(duì)賬單(詢證函),與客戶應(yīng)付賬款核實(shí)一致,對(duì)客戶提出的異議作專(zhuān)案追查;壞帳的注銷(xiāo)有經(jīng)授權(quán)人員的審批;定期編制賬齡分析表,對(duì)到期應(yīng)收的賬款及時(shí)催收;經(jīng)企業(yè)決策層授權(quán)的獨(dú)立部門(mén)或人員對(duì)應(yīng)收賬款內(nèi)控制度執(zhí)行

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