民企建檔：給自己留個“家譜”

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1、民企建檔：給自己留個“家譜”檔案管理不僅僅是保管“保密資料”，還可以為企業(yè)提供強有力的信息支撐和管理支持記者陳鶯實習(xí)生胡蘭通訊員鐘鳴目前廣東省約有20%的民營企業(yè)建立了檔案工作，而檔案保管比較齊全的企業(yè)約占總數(shù)的4%。實際上大部分民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識還較薄弱。尤其是處于創(chuàng)業(yè)起步階段的企業(yè)和中小企業(yè)，往往只注意抓能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的生產(chǎn)、經(jīng)營管理和產(chǎn)品銷售，忽略了檔案在生產(chǎn)經(jīng)營中的憑證和信息作用，忽略了對檔案管理的必要投入。有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作簡單地理解為“保密資料”的保管，認為企業(yè)無密可保，所以不需

2、要檔案管理工作。他們并不了解健全檔案管理工作不僅可以保守企業(yè)的商業(yè)秘密，還可以通過開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)提供強有力的信息支撐和管理支持，是推動企業(yè)發(fā)展的重要組成部分?！敖n”可增強抗風(fēng)險能力完善的檔案管理，有助于保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)多創(chuàng)名牌、專利提供保障。知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密是企業(yè)生存和發(fā)展的命脈，通過建立健全知識產(chǎn)權(quán)與技術(shù)商貿(mào)檔案的管理，能夠防止商業(yè)和技術(shù)秘密泄露和流失，有效地維護和保障企業(yè)的自身利益。同時，通過完善檔案工作，建立檔案信息資源庫，可以為企業(yè)加強技術(shù)和知識儲備，為企業(yè)多創(chuàng)名牌

3、、專利提供源源不斷的信息保障。同時，還有助于企業(yè)增強抵御風(fēng)險的能力，維護企業(yè)經(jīng)濟利益和合法權(quán)益。在國際國內(nèi)兩個市場的激烈競爭中，企業(yè)時刻面對機遇和挑戰(zhàn)。如何有效防范經(jīng)營風(fēng)險是每個企業(yè)經(jīng)常碰到的問題。完善企業(yè)檔案管理，將各種有價值的檔案收集、保管好，可以大大增強企業(yè)抵御風(fēng)險的能力，有效防范惡意欺詐，特別是在債權(quán)債務(wù)和產(chǎn)權(quán)的明晰方面，檔案有著不可替代的依據(jù)和憑證作用，能使企業(yè)避免不必要的損失或?qū)p失降到最低限度。LOCalhoST中國加入wto后，民營企業(yè)越來越多地參與國際經(jīng)濟合作與競爭，有更多的產(chǎn)品直接進入國際

4、市場。但國外針對中國企業(yè)的反傾銷、反補貼訴訟也呈逐步上升的趨勢。為了有效地做好反傾銷、反補貼案件應(yīng)訴工作，以出口為主導(dǎo)的企業(yè)應(yīng)全力保存好出口產(chǎn)品的各種檔案資料，如出口產(chǎn)品價格、數(shù)量、成本構(gòu)成、海關(guān)手續(xù)、原始票據(jù)以及有關(guān)企業(yè)狀況等相關(guān)資料，作為原始、真實的依據(jù)以備仲裁。大量的事實證明，充足的檔案材料，可以大大提高反傾銷、反補貼應(yīng)訴的勝訴率，幫助應(yīng)訴企業(yè)在更多的國家取得更大的市場份額。民企建立檔案還有助于企業(yè)打造信用體系，提升企業(yè)形象。誠信是做人之本，也是辦企業(yè)尤其是辦“百強企業(yè)”的根本。通過整合工商登記、信貸管

5、理、合同收付、稅費繳納、資質(zhì)認證、質(zhì)量管理等反映企業(yè)良好信用的檔案資料，可有效地提高企業(yè)誠信度，樹立良好的企業(yè)形象，促進企業(yè)發(fā)展?！梆B(yǎng)兵千日，用兵一時”記者從日前召開的廣東省民營企業(yè)檔案工作會議上了解到，目前全省約有20%的民營企業(yè)建立了檔案工作，而檔案保管比較齊全的企業(yè)約占總數(shù)的4%。檔案工作有“養(yǎng)兵千日，用兵一時”的特點。廣東中聯(lián)電纜實業(yè)有限公司的領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案工作的這一特點，舍得在檔案工作上花大力氣投入，因而收到的回報也是可喜的，檔案在該公司的經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用，主要表現(xiàn)在于為企業(yè)發(fā)展服務(wù)：

6、一是為公司對外業(yè)務(wù)提供了詳細、準(zhǔn)確的資料，例如，在對外銷售業(yè)務(wù)中，公司檔案室能及時向客戶提供iso證書原件，確保了銷售業(yè)務(wù)的順利完成；二是為各生產(chǎn)車間、班組提供各項生產(chǎn)和設(shè)備的數(shù)據(jù)、資料，解決了很多生產(chǎn)上的難題，及時為生產(chǎn)提供技術(shù)支持，也有效地防止了人走技術(shù)資料也被帶走的現(xiàn)象；三是為上級經(jīng)濟和統(tǒng)計部門提供各項經(jīng)濟和生產(chǎn)活動的各項數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠得依據(jù)；四是解決了財務(wù)歷年的憑證報表和賬薄等項的數(shù)目查詢，理清了歷年的各項財務(wù)賬目，使財務(wù)管理走向規(guī)范，從而為該公司的生產(chǎn)和業(yè)務(wù)往來提供了有力的保障。廣州立白企

7、業(yè)集團有限公司總裁辦檔案室王立佳小姐稱，企業(yè)建檔可以為公司決策層做出正確決策發(fā)揮重要作用，檔案室及時提供圖紙檔案、基建檔案和市場調(diào)查資料，可以為董事會決策提供依據(jù)。而且因為經(jīng)營管理和生產(chǎn)服務(wù)。因立白集團企業(yè)性質(zhì)，經(jīng)銷合同、銷售合同數(shù)量繁多，如客觀情況發(fā)生變更后，需要對簽訂后的合同內(nèi)容進行部分更改，這時，妥善保管的合同檔案就成為合同修訂的重要依據(jù)。我們在經(jīng)營工作中經(jīng)常會遇到商家索要各種數(shù)據(jù)、資料、產(chǎn)品獲獎證明等來證明我們的生產(chǎn)能力和科技水平，這時妥善保管的檔案資料就起到重要的作用?！敖n”可為企業(yè)挽回巨額損失民

8、營企業(yè)檔案是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動和企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等的真實記錄，是企業(yè)適應(yīng)復(fù)雜多變的市場環(huán)境、提高競爭力的信息保障，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要依據(jù)。打造了“星河灣”的廣州市宏宇集團在1998年初的一次經(jīng)濟訴訟案中，作為原告方的該公司須向法院提供有關(guān)證據(jù)的原件，但因為沒有檔案管理，加上有關(guān)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員有些已離職，一時間翻遍全公司都無法找到那份原文，眼看規(guī)定舉證