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《外貿(mào)信函的基本格式》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、外貿(mào)信函的基本格式1、基本信函里我們介紹一種商務信函中最通用的格式－齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標點方式，即除了信文部分，其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。???信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。??這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。??這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完
2、全公事化的書信往來，或者已經(jīng)從公事的關系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。??事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。??指對收信人的一種稱呼。較常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱呼后面的標點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。??開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通
3、信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。??信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務信函的一些技巧、規(guī)則。??結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。??結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號
4、。??寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。??如果信中有附件，應在左下角注明Encl.或Enc.。例如：Encls:2InvoicesEnc.:1B/Lading??電子郵件格式：眾所周知，電子郵件即E-mail是如今我們做電子商務使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節(jié)省成本。但是E-mail的撰寫也并不是一件很容易的事情。您知道，當一封E-mail發(fā)送出去后，只要收信人在線，他可
5、以幾分鐘內(nèi)就收到。所以，在您發(fā)送前，必須要檢查一下您所寫的內(nèi)容是否正確合適，因為一旦您點擊了發(fā)送鍵后，您就再也無法將其收回了。通常我們理解E-mail的撰寫風格可以比傳統(tǒng)的信件，傳真等稍加隨便一點。但是我們在這里還是要建議大家，即便是寫E-mail，由于是談論公事，所以還是采用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯(lián)系的話，正式的商務信函能讓您留給對方非常專業(yè)的印象。???寫日期時，請注意以下幾點：a.年份要寫完整，不能用03代替2003。b.月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫，比如用Aug.代替A
6、ugust。??這部分內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址）。寫地址時請注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個模板。每次寫信只要選擇這個模板，信件會自動顯示這些內(nèi)容。??商務信函寫作要點：寫作商務信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。??每一封信函的往來，都是您跟收信人彼
7、此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡
8、單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才
