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1、催化劑分公司合同管理系統(tǒng)介紹2009年3月1目錄一、概述二、建設(shè)目標(biāo)三、功能簡介四、系統(tǒng)特點(diǎn)五、流程演示六、試運(yùn)行情況2催化劑公司簡介：催化劑分公司2004年12月29日在北京成立，是集“科研成果轉(zhuǎn)化、生產(chǎn)組織優(yōu)化、產(chǎn)品技術(shù)服務(wù)”為一體的催化劑專業(yè)公司，目前是中國最大的煉油、化工催化劑生產(chǎn)商和供應(yīng)商，生產(chǎn)基地主要分布在北京、上海、湖南、山東、遼寧和江蘇等六省市，擁有8家全資公司和2家控股公司。一、概述一、概述合同管理信息化是催化劑分公司的迫切需要：上線前：（1）合同審批耗時長、效率低。合同靠傳真來往、業(yè)務(wù)人員在領(lǐng)導(dǎo)門口排隊，降低了合同管理效率，無法適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)
2、經(jīng)營的需要。（2）實(shí)現(xiàn)有效控制和共享知識資源方面還存在缺陷。對下屬企業(yè)的合同缺乏有效的控制，事后批評的多事前預(yù)防的少，同時大量有益的知識成果，無法及時與下屬企業(yè)共享。一、概述合同管理信息化工作一直是總部法律事務(wù)部高度關(guān)注的工作。法律事務(wù)部分別從上、中、下游選取了三家作為合同管理信息化的試點(diǎn)單位，分別是江漢油田、催化劑分公司和江蘇石油，目前，三家均已上線運(yùn)行，效果良好。一、概述在總部的支持下，催化劑分公司高度重視合同信息化的建設(shè)工作：4月成立了以總經(jīng)理為組長的合同信息化領(lǐng)導(dǎo)小組和以主管領(lǐng)導(dǎo)為組長的工作小組，總計召開了8次工作例會。6月形成了內(nèi)部一致的需求說明書（
3、征求意見稿）。7月18日將信息部和物裝部的意見匯總整理向總部法律事務(wù)部正式上報了需求說明書（初稿）。11月4日進(jìn)行了系統(tǒng)原型演示。一、概述11月21日完成了系統(tǒng)開發(fā)，總計開發(fā)模塊7個（合同文本、合同審批、合同支付、合同銷號、歸檔管理、合同查詢、統(tǒng)計分析）、配置合同流程137個（合同審批流程116個、合同支付流程20個、合同銷號流程1個）、超權(quán)限的流程有100個，配置流程環(huán)節(jié)1000余個。12月5日完成系統(tǒng)測試、12月10－16日分別完成了專職合同管理員、催化劑機(jī)關(guān)、催化劑長嶺分公司、催化劑齊魯分公司和催化劑奧達(dá)分公司的現(xiàn)場培訓(xùn)，總計培訓(xùn)人員180余人。目錄一、
4、概述二、建設(shè)目標(biāo)三、功能簡介四、系統(tǒng)特點(diǎn)五、流程演示六、試運(yùn)行情況8二、建設(shè)目標(biāo)目標(biāo)：1、全過程合同管理2、與ERP系統(tǒng)緊密銜接指一般合同管理業(yè)務(wù)流程所涉及的全部內(nèi)容(合同依據(jù)、資信調(diào)查、文本選擇、會簽審批、文本審核、合同編號、合同會簽、合同蓋章、合同履行和合同終結(jié)等)。二、建設(shè)目標(biāo)系統(tǒng)要求：人管機(jī)器機(jī)器管人界面友好職責(zé)清晰注重細(xì)節(jié)完整流程目錄一、概述二、建設(shè)目標(biāo)三、功能簡介四、系統(tǒng)特點(diǎn)五、流程演示六、試運(yùn)行情況11三、功能簡介1、合同文本2、合同訂立3、合同審批4、合同支付5、合同銷號6、統(tǒng)計查詢7、合同檔案1、合同文本按合同統(tǒng)計臺帳規(guī)定的的23類合同種類，
5、建立了總部合同示范文本目錄。結(jié)合催化劑分公司實(shí)際總計上傳了21類合同文本。三、功能簡介三、功能簡介文本三、功能簡介2、合同訂立如果使用示范文本，可從系統(tǒng)中目前的21類合同文本中選擇適用的文本，并在線起草。起草完畢后，自動上傳至服務(wù)器中。如不能一次性起草完畢，也可以將未起草完畢的合同保存至系統(tǒng)中，下次登錄后繼續(xù)起草。如果使用非示范文本或?qū)Ψ轿谋?，則需要將文本的電子文檔或掃描件上傳至系統(tǒng)中。三、功能簡介3、合同審批所有的合同審批全部在線上完成。審批人已經(jīng)在流程中進(jìn)行了設(shè)置，合同提交后自動到下一環(huán)節(jié)審批人。審批時間和審批意見會自動保存和顯示在審批單中。如審批人要求起
6、草人修改合同，審批人點(diǎn)擊“駁回”后，合同自動返回起草人，修改完畢后按原程序重新審批。三、功能簡介三、功能簡介4、合同支付合同項下付款申請也在系統(tǒng)中完成起草和審批。有二個特點(diǎn)。一是把合同管理部門納入到對合同的支付審批中；二是以系統(tǒng)中生成的《合同履行與結(jié)算申請表》代替現(xiàn)行的《報銷單》和《請款單》。三、功能簡介三、功能簡介5、合同關(guān)閉合同履行完畢后，合同起草人根據(jù)是否是示范文本分別向兼、專職合同管理員申請辦理關(guān)閉手續(xù)，實(shí)現(xiàn)合同全過程的閉環(huán)管理。采購合同需要把供應(yīng)商的送貨單、發(fā)票、我方的入庫單、支付憑證和驗(yàn)貨證明作為附件上傳至系統(tǒng)中。所有手續(xù)齊全，合同承辦人員方可申請
7、關(guān)閉。三、功能簡介三、功能簡介6、統(tǒng)計查詢合同統(tǒng)計以合同管理辦法中規(guī)定的《合同臺賬》和《合同統(tǒng)計表》為基礎(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)即時的統(tǒng)計，方便了用戶，減輕了合同管理員的手工勞動。合同查詢則以諸多條件如“合同編號、承辦人、承辦部門、合同創(chuàng)建日期、合同簽約期、合同名稱、辦理狀態(tài)、合同狀態(tài)、合同金額”進(jìn)行查詢。查詢時可以以上條件單獨(dú)查詢，也可以以上條件若干組合查詢。三、功能簡介系統(tǒng)可根據(jù)以下條件查詢：合同編號、承辦人、承辦部門、合同創(chuàng)建日期、合同簽約期、合同名稱、辦理狀態(tài)、合同狀態(tài)、合同金額進(jìn)行查詢。查詢時可以以上條件單獨(dú)查詢，也可以以上條件若干組合查詢。三、功能簡介用戶可統(tǒng)
8、計自己經(jīng)辦、審批或權(quán)限范圍內(nèi)可查詢到的
