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1、淺談ERP系統(tǒng)中物資管理和工程物資管理黃杰、安金鵬、茍文清新疆信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司,新疆烏魯木齊830002摘要:在ERP系統(tǒng)下,電X企業(yè)的工程物資管理發(fā)生了巨大的變化,工程物資的管理在電X企業(yè)正常經(jīng)營和安全生產(chǎn)過程中起到非常重要的作用。關(guān)鍵字:工程物資管理;ERP物資管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容,物資管理工作的好壞直接關(guān)乎企業(yè)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、技術(shù)、勞務(wù)和運(yùn)輸?shù)雀鱾€(gè)方面的營運(yùn)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)利益。隨著經(jīng)濟(jì)的全球化、競爭的激烈化、技術(shù)的創(chuàng)新化,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的日益發(fā)展,自從將ERP管理軟件引入到工程物資
2、管理中后,ERP系統(tǒng)對工程物資的管理有了新的要求,從工程項(xiàng)目的創(chuàng)建,項(xiàng)目概算的下達(dá),建設(shè)單位對工程物資提出的需求,到合同簽訂,工程物資收發(fā)貨,創(chuàng)建預(yù)制發(fā)票,工程物資轉(zhuǎn)移調(diào)撥都要在ERP系統(tǒng)中完成,這就對ERP系統(tǒng)中涉及到的所有工程物資流程的每個(gè)崗位人員操作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性有了更高的要求,做好工程物資管理工作,不僅能改善企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo),取得較好的經(jīng)濟(jì)利益,更會(huì)保證項(xiàng)目的正常進(jìn)行和企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。1ERP系統(tǒng)中物資管理的特點(diǎn)物資管理包括計(jì)劃、采購、庫存、入庫、領(lǐng)用等活動(dòng),這些業(yè)務(wù)涉及大量的數(shù)據(jù)信息,
3、例如供應(yīng)商、物料、規(guī)格、價(jià)格、庫存情況、領(lǐng)用情況以及對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行報(bào)表制作和綜合分析等,ERP系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的物資編碼平臺(tái),實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、集中維護(hù),促進(jìn)電X物資標(biāo)準(zhǔn)化工作。物資業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)穿插于整個(gè)ERP管理系統(tǒng),能夠保障物資管理業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)順暢,解決了物資編碼不統(tǒng)一,通用化程度低的問題。ERP系統(tǒng)能對物資的整個(gè)流程狀態(tài)、庫存狀態(tài)了如指掌,能夠避免繁瑣的手工操作,甩掉陳舊的手工記賬方式,達(dá)到事半功倍的效果。ERP項(xiàng)目實(shí)施“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,數(shù)據(jù)工作是一切工作的基礎(chǔ),數(shù)據(jù)質(zhì)量的好壞直接影響系統(tǒng)
4、上線后的使用效果,ERP系統(tǒng)實(shí)施了供應(yīng)商主數(shù)據(jù)和物料主數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理,并同步開展物資業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)清理,確保實(shí)際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)一致、工作進(jìn)度一致。2ERP系統(tǒng)中工程物資管理的操作模式ERP系統(tǒng)中工程物資管理的現(xiàn)有操作模式有:建設(shè)單位創(chuàng)建工程項(xiàng)目公司發(fā)策部進(jìn)行項(xiàng)目概算下達(dá)建設(shè)單位進(jìn)行工程物資的需求提出招標(biāo)處統(tǒng)一招投標(biāo)招標(biāo)處生成中標(biāo)通知書3ERP系統(tǒng)在物資管理中的作用ERP系統(tǒng)在物資管理中的綜合應(yīng)用目標(biāo)就是要使企業(yè)物流連貫暢通,與之相關(guān)的信息傳遞迅速敏捷,以提高物資管理的效率和效果。物資模塊是ERP系統(tǒng)五大模
5、塊之一,它的前端是項(xiàng)目部門創(chuàng)立的各種類型的生產(chǎn)、基建項(xiàng)目,后端與財(cái)務(wù)緊密相連,在整個(gè)ERP流程中提供無法替代、承上啟下的主要作用。ERP系統(tǒng)的物資管理從源頭的生產(chǎn)需求開始,需求計(jì)劃提報(bào)、需求計(jì)劃審批、電子商務(wù)招投標(biāo)、合同簽訂、詢價(jià)、價(jià)格審批到付款實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享,所有的招標(biāo)流程信息都在系統(tǒng)中有所反映,能隨時(shí)查詢輸出,可時(shí)刻跟蹤采購計(jì)劃、訂單的完成情況和供應(yīng)商的供貨情況,加強(qiáng)了對物資采購計(jì)劃的管理。ERP還能在收、發(fā)、存各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置關(guān)口,減少了倉庫管理人員的工作量,提高了工作效率,對物資盤點(diǎn)流程、物資報(bào)廢
6、流程、報(bào)廢物資銷售流程、物資轉(zhuǎn)移調(diào)撥流程做了統(tǒng)一規(guī)劃,使庫存管理流程化、透明化、簡單化。實(shí)施ERP后,有效避免了壓單問題,人員可以將更多的精力用于其他工作。4ERP系統(tǒng)中工程物資管理的幾點(diǎn)問題4.1沖銷次數(shù)多影響指標(biāo)用戶通過采購訂單完成收發(fā)貨及預(yù)制發(fā)票操作后,因?yàn)槲锪现鲾?shù)據(jù)原因造成FI憑證中總賬科目錯(cuò)誤,需沖銷原先的收發(fā)貨及預(yù)制發(fā)票憑證,由物料主數(shù)據(jù)人員修改信息后更換批次重新收發(fā)貨及預(yù)制發(fā)票,此流程設(shè)計(jì)到?jīng)_銷憑證,會(huì)影響用戶所在單位收發(fā)貨及時(shí)率的指標(biāo)。反復(fù)沖銷、調(diào)整不僅使收貨各環(huán)節(jié)人員增加了在ERP系統(tǒng)
7、的無效操作,也帶來了垃圾數(shù)據(jù)量的增加,為今后數(shù)據(jù)的使用、查詢增加了難度。4.2丟批次情況影響工程進(jìn)度用戶做完收貨操作,在做發(fā)貨的過程中發(fā)現(xiàn)庫存信息有誤,經(jīng)查詢后得知,系統(tǒng)中庫存信息的物料無批次數(shù)據(jù),導(dǎo)致不能進(jìn)行發(fā)貨操作。此ERP系統(tǒng)問題,需交由ERP項(xiàng)目組人員處理后,用戶才能正常進(jìn)行發(fā)貨操作,這種因某一環(huán)節(jié)無法正常運(yùn)行或出錯(cuò)從而影響其后各環(huán)節(jié)的操作,嚴(yán)重影響了工程物資管理的進(jìn)度。4.3工程物資轉(zhuǎn)移調(diào)撥耗費(fèi)時(shí)間在完成一項(xiàng)工程物資的收發(fā)貨及預(yù)制發(fā)票操作后,發(fā)現(xiàn)這些物資進(jìn)錯(cuò)了項(xiàng)目,需要轉(zhuǎn)移調(diào)撥至另一項(xiàng)目,這時(shí)
8、需要沖銷發(fā)貨及預(yù)制發(fā)票進(jìn)行轉(zhuǎn)移調(diào)撥操作,將本應(yīng)該在ERP系統(tǒng)收貨前溝通解決好的業(yè)務(wù)問題拖延下來,延誤及時(shí)解決問題的寶貴時(shí)間,容易使問題久拖不決,是本該順利解決的問題錯(cuò)誤最佳解決時(shí)機(jī)。5結(jié)語實(shí)施ERP是電力企業(yè)順應(yīng)歷史潮流,走向世界市場的必然趨勢。ERP的實(shí)施將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部,把客戶需求同企業(yè)生產(chǎn)整合在一起,最大限度的節(jié)約了企業(yè)資源,實(shí)現(xiàn)了電力企業(yè)的有效管理。ERP系統(tǒng)在工程物資管理中的應(yīng)用使項(xiàng)目均實(shí)現(xiàn)了“每一個(gè)項(xiàng)目均單獨(dú)核