探析如何加強(qiáng)基層單位檔案管理的建設(shè)工作

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1、探析如何加強(qiáng)基層單位檔案管理的建設(shè)工作黑龍江省雙鴨山市寶清縣民政局寶清155600摘要:基層單位檔案管理影響單位工作的繼承和發(fā)展。闡述了基層單位檔案管理工作的意義,從檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的要求岀發(fā),強(qiáng)調(diào)了公文質(zhì)量的重要性,論述了充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和手段,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑。提出了創(chuàng)新工作思維,充分利用檔案的價(jià)值的思想。關(guān)鍵詞:基層單位;檔案管理;建設(shè)!/?■、刖目檔案管理工作只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),不斷適應(yīng)新形勢(shì)的需要,不斷開(kāi)創(chuàng)新的工作局面,才能達(dá)到科學(xué)規(guī)范的目標(biāo)。基層單位的檔案管理工作,

2、是檔案管理全面工作的一個(gè)方面,必須提升管理水平。由于基層單位工作簡(jiǎn)單的特點(diǎn),有些人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重,對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏深刻的認(rèn)識(shí),使檔案工作遠(yuǎn)離單位中心工作,發(fā)揮不了應(yīng)有作用。1.加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的作用1.1作為考察依據(jù)的作用在一個(gè)單位中,檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的、檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式,使檔案的記錄更A客觀性,成為更容易令人信服的證據(jù),因此,檔案作為真實(shí)憑證而存在。1.2作為參考的作用由于檔案屬于最可靠的

3、參考材料,沒(méi)有被總改過(guò),很多都涉及親筆簽名或是手稿,有些還含著照片或是錄音帶等,因此是反映歷史最為客觀的材料,是最有利的實(shí)事憑據(jù)。同時(shí),檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富,任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室。所以,當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的吋候,只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者,要定期接受和保管好檔案,在樹(shù)立法制觀念的同吋做好檔案的保密工作,并熱愛(ài)檔案管理工作等。1.3組織工作活動(dòng)的真實(shí)記錄基層單位不可再生的寶貴財(cái)富,檔案涉及的范圍廣泛,具冇豐富的內(nèi)容,是翔實(shí)

4、可靠的憑證,較之蘇他信息,具有自身非常大的優(yōu)勢(shì)。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸走進(jìn)人們的工作生活,我國(guó)的檔案管理在取得發(fā)展的同時(shí),也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實(shí)體的保管和利用為重心,社會(huì)的發(fā)展使檔案的管理逐步走向以檔案信總存儲(chǔ)和利用為重心,走向規(guī)范化和信息化。1.基層單位檔案管理存在的問(wèn)題2.1檔案管理的投入不足由于受到各方面的限制,基層單位對(duì)于檔案工作不是太重視,因此,對(duì)于這方面的投入也是有限的,造成在技術(shù)和管理上往往都比較落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等逐漸在一些大檔案的管理中得到

5、運(yùn)用,但是基層單位運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的比較少,還停留在手工收集、檢索的階段,檔案的信息量較小,檔案的利用和開(kāi)發(fā)不夠。2.2基層單位的檔案開(kāi)發(fā)不足很多基層單位檔案部門的內(nèi)部管理自成體系,相互之間沒(méi)奮積極地溝通和聯(lián)系,使得各部門間較為封閉,一些館藏的信息很難實(shí)現(xiàn)資源的共享,造成了“各自為政”的尷尬局面,檔案管理的信息功效沒(méi)奮充分發(fā)揮,檔案的管理效率和利用的效果不足,這是當(dāng)前一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。2.3檔案管理工作氛圍的缺失檔案管理工作氛圍的缺失極大地影響到檔案管理工作人員的工作熱情,影響到單位檔案管理工作的質(zhì)量,從而影響到單位工作的繼

6、承和發(fā)展?;鶎訂挝灰匾暸囵B(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感,以適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì),使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的軌道。1.加強(qiáng)基層單位檔案管理的建設(shè)工作3.1檔案設(shè)備要現(xiàn)代化完善內(nèi)外部硬件設(shè)施是保管好檔案的必備條件。在做好檔案的保密過(guò)程中,我們加強(qiáng)了檔案室的管理,對(duì)檔案室進(jìn)行了調(diào)整。一是將單位的基建檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案搬到較高樓層,解決檔案容易受潮、發(fā)霉的問(wèn)題。二是根據(jù)國(guó)家、省市有關(guān)保密規(guī)定安裝了“三鐵二器”。3.2檔案管理要計(jì)算機(jī)化利用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的整理、立卷,編號(hào)、制作檢索

7、工具、存儲(chǔ)、查找調(diào)閱,其中最基本的就是要利用檔案管理軟件,將檔案內(nèi)容分門別類的輸入計(jì)算機(jī),形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),這樣可以使檢索方便、快捷、準(zhǔn)確,既節(jié)約了吋間,也避免了手工檢索可能出現(xiàn)的失誤,且電子文件出現(xiàn)后,它的積累和歸檔工作也需要計(jì)算機(jī)來(lái)完成;3.3檔案載體要現(xiàn)代化從紙質(zhì)載體開(kāi)始到出現(xiàn)感光材料、膠片、磁帶、磁盤、光盤等新型檔案載體,它們具有存儲(chǔ)容量大、攜帶方便、便于查找和存儲(chǔ)等優(yōu)點(diǎn),因此,傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料將逐步讓位于新型的現(xiàn)代化檔案載體;第四,要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì),共享檔案資源,還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)

8、行檔案工作的宣傳等。當(dāng)然,這里要注意檔案信息安全,樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí),特別是不能將單位的重要機(jī)密檔案信息存入網(wǎng)絡(luò),否則會(huì)造成機(jī)密檔案被竊取或毀壞。3.4提高檔案利用的效率作為檔案部門最主要就是為用戶提供相關(guān)檔案資料的服務(wù),提供準(zhǔn)確的信息是最基本的業(yè)務(wù)要求。因此,基

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