教你如何整理電腦文件

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1、怎樣拯救我們的“腦”今天圍繞三個(gè)部分交流怎樣改進(jìn)為什么做為什么要管好電腦文件？工欲善其事必先利其器＠平凡不美老板這些悲催的情況有木有？電話的一端客戶要的資料怎么也找不到？應(yīng)聘人來(lái)了，收到的面試簡(jiǎn)歷在茫茫的文件中分不清！站在你面前讓你提交文件，你發(fā)現(xiàn)它不見(jiàn)了！＠平凡不美電腦文件最容易亂的地方在哪里？我的文檔MyDocument有木有？系統(tǒng)中用戶的文件夾X:Documen-tsandSettings**個(gè)人下載目錄X:Downloads有木有？桌面Desktop有木有？＠平凡不美文件管理的真諦在于文件方便、快速提取科學(xué)地分類(lèi)和規(guī)范化命名是文件管理的精髓所在＠平凡不美電子文件

2、三要素文件存放路徑電子文件分類(lèi)文件怎樣存放才好怎樣快速找到文件文件保存屬性電子文件文件文件文件文件文件文件文件文件文件＠平凡不美要素之一：文件存放路徑硬盤(pán)——一棵樹(shù)分區(qū)——大的枝椏文件夾——分枝，內(nèi)嵌文件夾——小枝椏文件——樹(shù)葉，同樣把它當(dāng)城市－街道－路－小區(qū)－單元－房間某一個(gè)文件所在的地方：分區(qū)文件夾子文件夾文件名，路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離不開(kāi)這個(gè)路徑，這個(gè)文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名組成。＠平凡不美要素之二：文件保存屬性存檔只讀隱藏能看的！能改的！只能看！不能改！防修改！一般你看不到設(shè)置了才能看可防錯(cuò)誤刪除文件類(lèi)型格

3、式格式特征純文本文件TXT格式格式簡(jiǎn)單透明、不含結(jié)構(gòu)信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文本編輯工具閱讀、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少。XML格式遵循XML技術(shù)規(guī)范，格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。版式文件PDF格式遵循ISO/DIS19005《文件管理電子文件長(zhǎng)期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持?jǐn)?shù)字簽名、格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。CEB格式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。SEP格式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。

4、要素之三：文件分類(lèi)：常見(jiàn)電子文件格式1文件類(lèi)型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。WPS格式支持?jǐn)?shù)字簽名、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。圖像文件TIFF格式支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)。JPEG格式遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。GIF格式支持無(wú)損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。PNG格式支持無(wú)損壓縮、格式透明、易于轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類(lèi)：常見(jiàn)電子文件格式2文件類(lèi)型格式格式特征音頻文件WAV格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無(wú)損或其他公開(kāi)的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換MP3格式遵循GB/T17191-

5、1997《信息技術(shù)具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲(chǔ)媒體運(yùn)動(dòng)圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開(kāi)、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。WMA格式內(nèi)置版權(quán)保護(hù)技術(shù)、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。視頻文件AVI格式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無(wú)損或其他公開(kāi)的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換。MOV格式格式緊湊、易于轉(zhuǎn)換。MPEG格式遵循GB/T17191-1997《信息技術(shù)具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲(chǔ)媒體運(yùn)動(dòng)圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開(kāi)、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類(lèi)：常見(jiàn)電子文件格式3如何去做怎樣改進(jìn)為什么做＠平凡不美電腦文件的“5S”管理整理

6、(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)＠平凡不美整理Seiri1S盤(pán)符固定化整理三要點(diǎn)結(jié)構(gòu)科學(xué)化存放目視化目標(biāo)：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。＠平凡不美整理Seiri——盤(pán)符固定化1SC:D:E:F:四個(gè)盤(pán)符標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃為：操作系統(tǒng)盤(pán)應(yīng)用軟件盤(pán)工作文件盤(pán)私人文件盤(pán)本地磁盤(pán)(C:)本地磁盤(pán)(D:)本地磁盤(pán)(F:)本地磁盤(pán)(E:)計(jì)算機(jī)盤(pán)符固定化整理三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化＠平凡不美整理Seiri——結(jié)構(gòu)科學(xué)化1S適合的文件夾(科學(xué)地分類(lèi))適中的層級(jí)數(shù)(結(jié)構(gòu)的深度)盤(pán)符固定化整理三要點(diǎn)存

7、放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化工具軟件精選PPT參考文件項(xiàng)目文件常用軟件控制文件夾與文件的數(shù)目50-100個(gè)項(xiàng)目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件……03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB調(diào)研文件工作安排終端支持會(huì)議管理人事管理財(cái)務(wù)管理商品管理培訓(xùn)管理……＠平凡不美整理Seiri——存放目視化1S盤(pán)符固定化整理三要點(diǎn)存放目視化結(jié)構(gòu)科學(xué)化文件的命名與排序是有關(guān)聯(lián)的。常用的命名方法是：文件夾名＝2位數(shù)字+“-”+文件夾名”如：“01-常用軟件”、“02-系統(tǒng)軟件”……。文件名＝2位數(shù)字+“-”+文件名如：“01