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1、Chapter7資料庫管理與清冊製作在這一章您會學習到……?資料表單的運用?排序、小計、篩選的設(shè)定?查表函數(shù)Vlookup、Hlookup?條件式函數(shù)Sumif、Countif?資料庫函數(shù)Dsum、Daverage、Dcount、Dmax與Dmin?薪資清冊與銷貨清冊的製作1第柒章資料庫管理與清冊製作資料庫清單的定義欄位名稱：就是每一欄資料上方的標題，比方說「姓名」代表那一欄內(nèi)容為員工姓名。記錄：放在同一列上，與同一主題相關(guān)的全部資料。欄位：在一筆記錄中的每一項獨立的資料；每個欄位都有不同的屬性。資料表：在SQL這種資料庫軟體中，所有記錄的集合稱為資料表。資料庫：所有相關(guān)資料表集合
2、起來，稱為資料庫。2第柒章資料庫管理與清冊製作資料表單的運用資料表單是以對話方塊來顯示一筆完整的單筆記錄，以免在原來密密麻麻的排列方式中，難以尋找特定的記錄。透過資料表單可執(zhí)行記錄的新增、修改、刪除、查詢等工作；其中以查詢使用機會最多。資料表單的使用方法如下：?使用前要確定清單周圍沒有其他不相關(guān)的資料相鄰。緊貼在清單旁的不相關(guān)資料會導致許多功能無法執(zhí)行。?在清單中任一儲存格按一下。這個動作很重要，若作用儲存格不在清單中，您將無法使用資料表單(在往後的許多功能中也是如此)。?選「資料」→「表單」，出現(xiàn)的表單會類似下圖：3第柒章資料庫管理與清冊製作查詢?按《找上一筆》或《找下一筆》，可
3、逐筆尋找記錄。?利用表單中央的捲軸來上下捲動，可快速移動來尋找記錄。?按《準則》鈕可設(shè)定查詢條件，直接找到目標記錄。新增用表單增加新記錄的好處是：使用者不需要找出最後一筆的位置，再來輸入新記錄；而且用表單新增的記錄，會延用最後一筆記錄的格式。如果直接在工作表上輸入新記錄，必須另外將原有格式複製到新記錄去。修改表單中排列著清單中所有的欄位，白色欄位代表原始資料欄，可以更改資料，而灰色欄位則是由白色數(shù)值欄位計算而得的值，所以不能更改。至於修改資料的方法，和一般儲存格修改資料的方法一樣。刪除用表單刪除記錄的好處和「新增」類似：只要先找出要刪除的記錄，按《刪除》，就可將要刪除的記錄從清單中
4、除去，而且會連設(shè)定的格式一起清除。4第柒章資料庫管理與清冊製作排序一般順序?在要當作鍵值的欄中任一儲存格按一下，再按工具列《遞增排序》或《遞減排序》鈕。?選「資料」→「排序」，在「主要鍵」欄中選要當作鍵的欄名；若在主鍵欄中有相同值時，需要設(shè)次要鍵來在主鍵值相同的記錄內(nèi)再排序時，在「次要鍵」欄內(nèi)選取。特殊順序當被作為鍵值排序的欄位和地區(qū)、大小等特性有關(guān)時，通常會採用特殊順序，因為這些特性有特別的排列需求和意義。比方說以地理位置而言，臺灣的都市是依「臺北→臺中→臺南→高雄」順序排列，但在電腦的一般順序中，「臺中」因筆劃較少，會排列在「臺北」前面。若希望資料依特定順序排列，必須先到功能表
5、列的「工具」→「選項」→「自訂清單」內(nèi)，將所要的順序新增到自訂清單中，才能在排序時指定這個順序。5第柒章資料庫管理與清冊製作一般順序練習：(1)在H3:H28中任一格按一下，再按工具列《遞減排序》鈕。清單會依交易額由大至小順序排列。(2)選「資料」→「排序」，在「主要鍵」欄中選「姓名」(遞增)、「次要鍵」欄中選「交易額」(遞減)，按《確定》。清單會依姓名筆劃由少至多、同姓名時交易額由大至小順序排列。(3)在日期欄E3:E28內(nèi)任一格按一下，按《遞增排序》鈕以恢復(fù)原來的順序。6第柒章資料庫管理與清冊製作特殊順序練習：(1)在A3:I28的清單中，若依「廠商」排序，可以看出「國際」是來
6、往最密切的廠商，其次是「大同」，再其次是「聲寶」，「日立」和「東元」並無多少交易。若要依此順序排列，請選「工具」→「選項」→「自訂清單」，依下圖建立新的清單，建立完按《確定》離開(若要建立一組以上的自訂清單，每設(shè)定完一組要按一次《新增》)。7第柒章資料庫管理與清冊製作(2)請先確認作用儲存格在清單之中，選功能表列「資料」→「排序」，主要鍵設(shè)為「廠商」(遞增)，按《選項》。(3)在「排序選項」對話方塊中的「自訂排序方式」項內(nèi)，選取剛才設(shè)定的自訂清單，按兩次《確定》，資料便會依自訂清單指定的順序排列了。(4)在日期欄E3:E28內(nèi)任一格按一下，按《遞增排序》鈕。日期並未設(shè)定自訂清單，所
7、以還是以一般順序排列。註：只有主要鍵能依特殊順序排序。8第柒章資料庫管理與清冊製作小計單鍵小計(單層)?先依照想在小計報告中分組的欄位排序。?選「資料」→「小計」，在「小計」對話方塊中「分組小計欄位」裡設(shè)定分組欄名，在「使用函數(shù)」欄中設(shè)定計算方式(加總或平均或……)，在「新增小計位置」欄中選取想用來作小計的欄位。?要除去小計狀態(tài)可選「資料」→「小計」，按《全部移除》鈕。複鍵小計(雙層)?先依照想在複鍵小計報告中分組的欄位依主鍵、次鍵排序。?選「資料」→「小計」，在「小
