測繪檔案與測繪檔案管理

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1、測繪檔案與測繪檔案管理本章提要測繪檔案是由政府測繪部門或測繪單位在測繪生產(chǎn)、科學(xué)研究、基本建設(shè)等測繪活動中形成的，具有一定時期內(nèi)保存、查考、利用價值的，記錄在紙張、光盤、磁盤、磁帶上的文字、圖表、音頻、視頻等具有歷史有機(jī)聯(lián)系的文件體系。本章著重闡明了測繪檔案的定義、特點(diǎn)、種類和作用等理論問題。介紹了測繪檔案管理的基本規(guī)則、內(nèi)容和方法，其中包括：測繪檔案的歸檔制度和范圍、測繪檔案的分類與立卷方法、測繪檔案的鑒定和銷毀規(guī)則、以及測繪檔案的利用服務(wù)等測繪檔案的管理方法。18.1測繪檔案概述18.1.1

2、測繪檔案的定義關(guān)于測繪檔案的定義，一般有以下四種觀點(diǎn)：1.測繪檔案是指在測繪生產(chǎn)、科學(xué)研究、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、原始紀(jì)錄、計(jì)算資料、成果、成圖、航空照片、衛(wèi)星照片、磁帶、磁盤、圖紙、圖表等。2.測繪檔案是指在大地測量和地圖繪制活動中形成的科技檔案。按照使用性質(zhì)不同，測繪檔案一般分為基本測繪檔案、專業(yè)測繪檔案、特業(yè)測繪檔案和現(xiàn)勢參考檔案。3.測繪檔案是指在各類測繪活動中形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設(shè)施的形狀、大小、空間位置及其屬性的信息、數(shù)據(jù)、資

3、料、圖件。4.測繪檔案包括測繪成果生產(chǎn)、形成過程中的各種記錄、技術(shù)設(shè)計(jì)、質(zhì)檢報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、元數(shù)據(jù)等資料。?總結(jié)研究上述定義，可以發(fā)現(xiàn)，對于測繪檔案定義的闡述，上述觀點(diǎn)既有相同，又有不同。相同點(diǎn)在于上述觀點(diǎn)都對于測繪檔案的形成過程和形成方式進(jìn)行了闡述，明確的指出了測繪檔案形成的背景條件和形成方式上的各種情況。不同點(diǎn)之一在于：對于測繪檔案的形成過程是將測繪檔案的形成過程按照自然和人為來闡述，還是按照測繪活動的生產(chǎn)、研究、建設(shè)來闡述。不同點(diǎn)之二在于：對于測繪檔案的形成方式是按照載體不同劃分，還是按照

4、數(shù)據(jù)表達(dá)形式劃分。不同點(diǎn)之三在于：對于測繪檔案的包含內(nèi)容是按照形狀、大小等屬性區(qū)別，還是按照設(shè)計(jì)、報(bào)告等不同工作來區(qū)別。我們認(rèn)為，根據(jù)檔案的定義方法，在進(jìn)行測繪檔案定義的時候，應(yīng)該注意包含和明確以下五點(diǎn)內(nèi)容：1.測繪檔案的形成者這在上述測繪檔案定義中都沒有明確提及。但是明確形成者，可以方便明確測繪檔案的來源，便于在歸檔和利用中，制定不同的檔案管理制度。目前我國主要的測繪檔案形成者是政府的測繪部門，和各個測繪單位。很少有個人形成的測繪檔案。2.測繪檔案的形成過程明確測繪檔案的形成過程，就是明確解釋

5、了測繪檔案的工作內(nèi)容，可以幫助測繪形成單位井井有條的安排測繪工作。3.測繪檔案的價值判斷測繪活動在形成時，會產(chǎn)生大量的文件。但并不是所有文件都能成為檔案。成為檔案的關(guān)鍵在于是否在今后的測繪生產(chǎn)活動中，具有查考價值。4.測繪檔案所包含的內(nèi)容測繪檔案究竟是包括圖表、圖紙、攝影照片，還是技術(shù)設(shè)計(jì)、質(zhì)檢報(bào)告、技術(shù)總結(jié)。這種完全從不同角度對于測繪檔案做出的定義，具有很大的區(qū)別。所以必須加以明確。5.測繪檔案的載體形式目前，載體形式越發(fā)向多樣化方向發(fā)展。所以明確載體形式，對于測繪檔案有很大必要。綜上所述，測

6、繪檔案的定義是：測繪檔案是由政府測繪部門或測繪單位在測繪生產(chǎn)、科學(xué)研究、基本建設(shè)等測繪活動中形成的，具有一定時期內(nèi)保存、查考、利用價值的，記錄在紙張、光盤、磁盤、磁帶上的文字、圖表、音頻、視頻等具有歷史有機(jī)聯(lián)系的文件體系。18.1.2測繪檔案的特點(diǎn)一、周期長測繪檔案項(xiàng)目周期性長，這是測繪檔案顯而易見的特點(diǎn)。因?yàn)闇y繪項(xiàng)目涉及部門龐大。一項(xiàng)測繪項(xiàng)目，從前期審批、航空拍攝，到完成測繪、項(xiàng)目驗(yàn)收，短則一年，長則3年、5年，甚至更久。測繪檔案隨著測繪項(xiàng)目的進(jìn)行而形成，自然具有了測繪項(xiàng)目的周期性長的特點(diǎn)。二

7、、專業(yè)性強(qiáng)測繪檔案的專業(yè)性強(qiáng)體現(xiàn)在兩個方面。第一，測繪檔案是一門自身具有極高專業(yè)性的學(xué)問。在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，隨著測繪工作的加深，所要求的技術(shù)水平越來越高，測繪檔案的專業(yè)性也就越來越強(qiáng)。第二，做好測繪檔案的工作人員，需要掌握檔案知識的同時，還要了解測繪的基本知識。這樣，在測繪檔案的收集整理中，才能將技術(shù)性強(qiáng)的測繪檔案鑒別出來，保證測繪檔案的完整與準(zhǔn)確。三、階段性強(qiáng)測繪檔案是按照項(xiàng)目的深入，而逐步形成的。通常一個測繪項(xiàng)目，可以分為三個階段。第一階段為前期決策階段，是項(xiàng)目申請立項(xiàng)至項(xiàng)目研究開始的階段，會形

8、成前期綜合性文件。第二階段為測繪項(xiàng)目的具體實(shí)施階段。在這一階段，會形成大量的測繪材料，具有極高的價值。第三階段為項(xiàng)目驗(yàn)收階段。為了配合驗(yàn)收，也為了一個測繪項(xiàng)目可以有好的結(jié)尾，驗(yàn)收階段會形成測試及質(zhì)量鑒定文件。不同的階段有不同的工作內(nèi)容，在檔案上，也會體現(xiàn)出完全不同的特點(diǎn)。這使得測繪檔案既不容許混淆，又不允許顛倒和跳躍，這就要求檔案人員及時掌握工作進(jìn)度，有條件的，可以隨時歸檔。四、分散性強(qiáng)測繪工作涉及的部門十分龐大，幾乎涵蓋了財(cái)務(wù)部門、科研部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量監(jiān)督部門等多部門。既有單位內(nèi)部形成的檔