試論基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案工作

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1、試論基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案工作隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大,網(wǎng)絡(luò)在高校檔案工作中發(fā)揮的作用也越發(fā)明顯。傳統(tǒng)的高校檔案工作基本上完全由人工完成,自動(dòng)化水平相當(dāng)?shù)?。高校的檔案工作實(shí)則也是一項(xiàng)十分繁雜的任務(wù),人工完成的過程中難免會(huì)出現(xiàn)之多問題。其中,高校檔案相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)就是值得著重考慮的一個(gè)方面。缺乏專業(yè)性人才以及對(duì)此項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)不足等諸多原因,導(dǎo)致目前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作面臨工作效率低等現(xiàn)狀。1.檔案工作對(duì)高校發(fā)展的重要作用高校的檔案工作并不是為了應(yīng)付相關(guān)檢查而做的表面文章,高校在其生存和發(fā)展的過程中如果將本校的檔案加以充分地利用,必定對(duì)其進(jìn)一步的發(fā)展起到促

2、進(jìn)作用。1.1高校檔案是教學(xué)及科研的主要依據(jù)正如其他單位的檔案一樣,高校的檔案中同樣記載著高校發(fā)展歷程中不可磨滅的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。大到建校、治校以及發(fā)展學(xué)校的種種黨政管理及教學(xué)改革的政策,高校中必不可少的科研課題項(xiàng)目,小到各學(xué)期教學(xué)進(jìn)度的安排、教師任課情況的調(diào)整、典型教案、各學(xué)期考試的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、個(gè)別學(xué)科形成的錄音影像等等都已紙質(zhì)或電子版的形式存檔于高校檔案中。高校的發(fā)展歷史需要這些檔案的佐證,而高校的教學(xué)及科研要想取得進(jìn)一步的發(fā)展,也要對(duì)前期所取得的成果給予充分認(rèn)識(shí),在充分參考、分析歷史資料的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)一步的發(fā)展規(guī)劃作出調(diào)整,因此,高校檔案對(duì)其生存命脈――教學(xué)及科研具有十分重要的價(jià)

3、值。1.2高校檔案是未來發(fā)展的重要參考依據(jù)高校不同于其他企事業(yè)單位,它是我國重要的知識(shí)集散地,是高科技人才、技術(shù)等云集的單位。因此,高校的檔案較之其他單位的檔案來說涵蓋了科學(xué)、技術(shù)、文化等諸多方面的內(nèi)容。傳統(tǒng)的高校檔案管理主要以收集、整理學(xué)校資料為主,走的是“檔案收集”之路,而隨著高校的進(jìn)一步的發(fā)展,廣大教職工越發(fā)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性,并試圖將原初的、單純的“檔案收集”向“檔案利用”邁進(jìn),也就是說高校的檔案不再是塵封已久的過時(shí)文書,而是將其與高校發(fā)展同步,高校參考檔案來發(fā)展、檔案依托高校的進(jìn)一步發(fā)展而充實(shí)自身。高??沙浞掷迷袡n案預(yù)測(cè)學(xué)校各部門的工作所需。當(dāng)高校領(lǐng)導(dǎo)面臨學(xué)校發(fā)展

4、中的重要決策時(shí),檔案也是最重要的參考性資料。2.高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)如雨后春筍般在各行各業(yè)中生根、發(fā)芽。當(dāng)然,檔案管理也不例外,它使得檔案管理及信息資源發(fā)生了前所未有的變化,致使檔案工作的整個(gè)流程及工作內(nèi)容前后出現(xiàn)巨大的差異。2.1信息資源由紙質(zhì)書面文字向數(shù)字化、智能化、自動(dòng)化邁進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理工作大多采用卷宗的方式,每一項(xiàng)工作都由紙質(zhì)的書面形式加以記載、保存,這種保存方式面臨諸多問題,例如,紙質(zhì)資料如何保存的問題、可存放時(shí)間長(zhǎng)短的問題、如若需要翻閱資料的問題等。擺在面前的諸多問題使得檔案資料對(duì)一種新的、科技便捷的存放方式的渴求。隨著信息技術(shù)的

5、發(fā)展,這些問題迎刃而解。數(shù)字編碼形式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,高校的檔案資源得到了更加充分的利用,更使得隨時(shí)隨地調(diào)取檔案資料成為可能。各高校信息平臺(tái)的建立,使得檔案以電子文件的形式建立以后,可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸、實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)檔案資料整理后可立即傳輸給相關(guān)部門進(jìn)行存檔工作,免去中間諸多瑣碎環(huán)節(jié),使檔案工作的效率有了大大的提高。2.2檔案由“檔案收集保存”轉(zhuǎn)向“檔案充分利用”傳統(tǒng)的高校檔案工作僅限于單純的收集及保存學(xué)校發(fā)展中的相關(guān)資料,如學(xué)校的科研課題、重要的學(xué)術(shù)性講座等等,紙質(zhì)資料固有的性質(zhì)致使檔案自歸檔后就注定了會(huì)被封存起來,因此,利用率極低。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案使得這一局面有了重大的

6、改變。高校的檔案以信息平臺(tái)的形式呈現(xiàn)在廣大師生面前,因此,這也方便了師生們第一時(shí)間獲取所需檔案資料成為可能。同時(shí),各大高校也在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理中獲利,因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理都是各自封閉的檔案管理模式,各自發(fā)展中的檔案信息永久性地沉寂于檔案館中,但信息平臺(tái)上的資源使資源共享成為可能,高校間可相互借鑒,取長(zhǎng)補(bǔ)短,共同進(jìn)步。3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案有待優(yōu)化3.1加大基礎(chǔ)性建設(shè)的投入隨著高校檔案管理中信息化進(jìn)程的邁進(jìn),必須要使其基礎(chǔ)設(shè)施與高速發(fā)展的信息技術(shù)相適應(yīng)。高校檔案部門應(yīng)及時(shí)加大對(duì)設(shè)備的投入,加快更新步伐,利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備系統(tǒng),提高硬件系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展水平。同時(shí),不

7、能摒棄紙質(zhì)檔案資料的管理工作,要使得紙質(zhì)資料與電子資料同步進(jìn)行,因?yàn)殡娮淤Y料雖然方便、快捷、儲(chǔ)存量大,但同時(shí)面臨易被竊取、易丟失等弊端。另外,要特別重視電子形式資料的保存、歸檔,將學(xué)校各類檔案信息分門別類地存儲(chǔ),這樣既利于迅速查找信息,又使得整個(gè)檔案工作有條不紊地一步步開展。4.總結(jié)隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來,各行各業(yè)都大跨步地向信息化邁進(jìn),高校的檔案管理工作也不例外。要使得高校的檔案工作順利開展,我們就需要從當(dāng)前現(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)出發(fā),改革并完善網(wǎng)路環(huán)境下的高校檔案管理工作,使其在高校的發(fā)展

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