行政前臺崗位職責及工作流程

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1、行政前臺崗位職責及工作流程職務(wù)：行政前臺?上級主管：行政經(jīng)理?工作對象：全司人員?主要職責：?1.日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負責人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。2.?公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。3.?公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費用的結(jié)算工作。?4.公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6.對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7.對設(shè)備遙控板、個人辦公區(qū)域的管理。?8.公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9.日常的打印、復印以及

2、相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”）?10.公司領(lǐng)導、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預定和行程安排；11.負責員工外出登記；?12.?公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；?13.?庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。?14.?檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。?15.?負責員工保險每日及時登記入網(wǎng)；?16.?負責員工宿舍的安排協(xié)調(diào)等17.公

3、司負責人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。?工作流程和工作要求：?一.?接待日常到訪客人，協(xié)助公司負責人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。?1、工作流程：?1）?客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。?2）?如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；?3）?準備招待茶水飲料；?4）?通知相關(guān)工作人員有人來訪；?5）?每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；?6）?客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸

4、，整理桌椅、保持會客室的整潔；?7）?若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關(guān)人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；?8）?及時轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；?9）?及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。?2、?注意事項：1)?接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；?2)?《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；?3)?及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告

5、以確保及時回復；?4)?不得隨意把公司領(lǐng)導及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。?二.?公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。?1、工作流程：?1）?電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，嘉年華信息科技”，同時注意禮貌和商務(wù)用語；?2）?接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和；?3）?對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；?4）?通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；?5）?沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致

6、歉，再詢問剛才來電的目的；?6）?將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；?7）?記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。?8）?及時將用完的《來電記錄表》歸檔。2、?注意事項：?1）?來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；?2）?了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；?3）?如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；3、?嚴禁事項：?1)?來電接聽不主動、

7、不及時，接聽電話用語粗魯；?2)?未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達、轉(zhuǎn)達不及時或傳達信息錯誤；?3)?《來電記錄表》按年度不及時歸檔。?三、公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費用的結(jié)算工作。?1、工作流程（郵件簽發(fā)及費用結(jié)算）：?1）?公司各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在《郵件發(fā)送登記表》上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。?2）?合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按《郵件發(fā)送登記表》的備注相關(guān)規(guī)定，填寫詳細的信息，以備日后跟蹤核查。?3）?需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫《郵件發(fā)送登記表》，再自行寄出，

8、并在表格“備注”中注明“托運，自行寄出”。?4）?根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。?5）?對未按期收到