影響檔案利用的因素及對(duì)策

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1、影響檔案利用的因素及對(duì)策1影響檔案利用的因素1.1檔案門類少，結(jié)構(gòu)單一。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館里的檔案主要來源于接收機(jī)關(guān)工作中形成的檔案和撤銷機(jī)關(guān)的檔案。在這些檔案中，黨政機(jī)關(guān)的文書檔案占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)；館藏門類單一，缺少反映經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的科技檔案及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的檔案；內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一，反映工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、地方經(jīng)濟(jì)狀況，特別是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)熱點(diǎn)的檔案很少；載體結(jié)構(gòu)單一，非紙質(zhì)檔案所占館藏總量的比例微乎其微；空間結(jié)構(gòu)單一，上級(jí)單位的檔案比較齊全，反映地方特色的檔案極少。1.2檔案管理人員觀念陳舊，重管輕用，缺乏高水平的編研成果和主動(dòng)服務(wù)

2、意識(shí)。重保管輕利用的思想仍困擾著檔案工作，檔案工作難以擺脫保管好、整理好、不丟失、看攤守業(yè)的狀態(tài)，缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和參與意識(shí)，對(duì)社會(huì)對(duì)利用者了解少，從而使檔案工作失去了主動(dòng)性。在檔案利用方式上，被動(dòng)服務(wù)仍占據(jù)主導(dǎo)地位，坐等利用者上門，既缺乏參與主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，又缺乏參與競(jìng)爭(zhēng)的意識(shí)，使檔案工作失去了活力。1.3檔案意識(shí)薄弱，宣傳工作滯后。長(zhǎng)期以來，檔案部門還隱藏在神秘的“面紗”中，加上檔案開放工作做的不及時(shí)，社會(huì)檔案意識(shí)未能得到根本轉(zhuǎn)變，影響了檔案的利用。2克服檔案利用不利因素的對(duì)策2.1加強(qiáng)接收征集工作，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。必須樹立優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的指導(dǎo)思想，形成

3、一個(gè)數(shù)量充足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。不僅有黨政機(jī)關(guān)的檔案，還要有科技檔案、專門檔案；不僅收集一般檔案，還要收集特色檔案；不僅有宏觀檔案，還要有微觀檔案。要增大館藏檔案的時(shí)間跨度，彌補(bǔ)館藏歷史檔案資料的不足。整合檔案資源，改變館藏檔案中文書檔案一統(tǒng)天下的局面。2.2拓寬檢索渠道，完善檢索體系。開發(fā)利用新的檢索工具，完善檔案檢索體系，提高利用率。當(dāng)前應(yīng)以編制查找性檢索工具為主，以滿足高效的利用。同時(shí)，亦應(yīng)力求編制基本的指導(dǎo)性檢索工具，以拓寬開發(fā)檔案信息資源的渠道。開發(fā)檔案信息資源，建立健全計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)先進(jìn)的存儲(chǔ)、檢索功

4、能，提高查準(zhǔn)、查全率。2.3強(qiáng)化自身建設(shè)，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改變服務(wù)模式，樹立全面、全新的服務(wù)觀念。2.3.1主動(dòng)服務(wù)觀念。檔案工作人員要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，認(rèn)真做好利用者的參謀，提高服務(wù)質(zhì)量，為利用者創(chuàng)造一個(gè)良好的借閱環(huán)境；做好檔案的編制與報(bào)道工作，及時(shí)報(bào)道館藏；應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)，編制多種解釋檔案內(nèi)容的參考文獻(xiàn)。2.3.2開放的觀念。改革開放給檔案工作的改革發(fā)展提供了良好的環(huán)境，檔案工作必須逐步由傳統(tǒng)的封閉型轉(zhuǎn)向開放型、服務(wù)型，用改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的思維方式和行為方式指導(dǎo)檔案工作，面向社會(huì)，了解并參與社會(huì)活動(dòng)。同時(shí)要增強(qiáng)應(yīng)變能力，有效地

5、開發(fā)檔案信息，向社會(huì)提供及時(shí)有效的服務(wù)。2.3.3市場(chǎng)觀念。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制在思想、觀念上給檔案館帶來了很大沖擊，檔案館必須改變以往按部就班、墨守成規(guī)、等客上門的被動(dòng)局面，積極參與到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中去，在參與中做好服務(wù)，在參與中謀求發(fā)展。檔案工作人員要走出檔案館，深入社會(huì)，了解社會(huì)動(dòng)態(tài)，了解各行各業(yè)的需求，及時(shí)準(zhǔn)確的提供檔案信息服務(wù)。檔案人員要增強(qiáng)憂患意識(shí)，積極參與到社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中去，在競(jìng)爭(zhēng)中開拓進(jìn)取、強(qiáng)化自身、求得發(fā)展，由此產(chǎn)生開發(fā)檔案資源的強(qiáng)大動(dòng)力。2.4加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案宣傳工作要立足檔案工作實(shí)際，面向社會(huì)。要提高宣傳質(zhì)量，緊緊服

6、從大局、服務(wù)全局，把握好正確導(dǎo)向，堅(jiān)持實(shí)事求是、正面宣傳為主的原則，要自覺同黨的方針、路線、政策保持一致。檔案宣傳要辦出特色，要突出檔案的歷史作用、憑證作用，營(yíng)造出良好的文化氛E2.5樹立超前意識(shí)，做好檔案利用動(dòng)向預(yù)測(cè)。要改變檔案利用服務(wù)的■頻，科力顧者提傾餅務(wù)’關(guān)鍵在于做到“先知先覺”，掌握各方面利用者的檔案需求’預(yù)測(cè)利用動(dòng)向，提前準(zhǔn)備，及時(shí)服務(wù)。