信息化對高職院校檔案管理的新思路

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1、信息化對高職院校檔案管理的新思路　　一、管理現(xiàn)狀及存在問題　?。ㄒ唬n案信息化認(rèn)識不足，檔案管理隊伍素質(zhì)偏低。目前高職院校檔案信息化建設(shè)工作相對滯后，主要是對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案工作在短期內(nèi)不會對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來負(fù)面影響，不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，對檔案信息化建設(shè)缺少發(fā)展規(guī)劃和合理的資源配置，與現(xiàn)代化的教學(xué)管理和學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng)。從檔案管理工作現(xiàn)狀來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理，科學(xué)高效的檔案管理隊伍，一方面，有些專職檔案工作人員學(xué)歷、知識、年齡、職稱結(jié)構(gòu)不盡合理，還有些部門檔案工作人員未接受檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理和信息化建設(shè)的基本理

2、論、知識和技能。另一方面，有些檔案工作人員對檔案事業(yè)認(rèn)識不足，缺乏勇于創(chuàng)新和與時俱進(jìn)的精神，對檔案事業(yè)缺乏熱情，觀念落后，對學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)有為難情緒，沉湎于保持現(xiàn)狀，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展?！　。ǘn案管理相對滯后，資金投入力度不夠。目前，一方面高職院校檔案管理有待加強(qiáng)，檔案管理方法落后，制度不完善，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化建設(shè)流于形式，主要是檔案信息化建設(shè)缺少足夠的資金投入，沒有完善配套的硬件支持，對檔案設(shè)施的配套、檔案的管理、檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)都缺少投入。另一方面，高職院校建設(shè)發(fā)展需要大量的資金投入，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件等方面都有待提高，缺少政府財政的

3、有力支持，靠自力更生開辟財源舉步維艱，在人、財、物資源匱乏的情況下，只注重與辦學(xué)直接相關(guān)的投入，優(yōu)先考慮亟待解決的問題，無法籌措資金投入檔案信息化建設(shè)。　?。ㄈn案信息化建設(shè)水平低，開發(fā)利用不足。部分高職院校的檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，專職檔案工作人員很多沒有達(dá)到專業(yè)水準(zhǔn)，同時缺乏計算機(jī)管理應(yīng)用能力；兼職檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定更換頻繁、待遇偏低，造成檔案工作人員心理壓力大、不安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，導(dǎo)致學(xué)校在檔案收集、整理、歸檔等方面的工作交接不到位，影響檔案原始資料的完整性?！　《?、信息化管理的新思路　?。ㄒ唬┘涌煨畔⒒ㄔO(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)。能否

4、正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運(yùn)行的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點(diǎn)，指導(dǎo)高職院校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)工作，使高職院校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括：保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)規(guī)章制度隨著工作實(shí)踐不斷完善，以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性?！　。ǘ┰黾淤Y金投入，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。高職院校檔案業(yè)務(wù)要正常運(yùn)行需要配置計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機(jī)及

5、掃描儀等設(shè)備，這是一項(xiàng)投入大、累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，加大資金投入力度，是實(shí)現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先，教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費(fèi)投入，使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次，高校自身要多方籌措資金，加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度，以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后，檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入，堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合，使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用?！　。ㄈ┘訌?qiáng)檔案信息源建設(shè)，完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。充分利用檔案信息化管理軟件，在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給予各部門權(quán)限，使全校各部門可根據(jù)自己

6、的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件，并注明處理意見，只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單，從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力，以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù)，有重點(diǎn)、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化，保證所有保存的電子文件的真實(shí)性、安全性和完整性。加強(qiáng)檔案信息源建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源，構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。同時充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。　?。ㄋ模┘訌?qiáng)人才培養(yǎng)，提高隊伍素質(zhì)。檔案管理部門要堅持以人為本，一方面充分調(diào)動管理人員學(xué)習(xí)的積極性，既要熟練掌握檔案方面的

7、專業(yè)知識，還要熟練操作計算機(jī)技術(shù)，包括檔案數(shù)據(jù)的錄入、校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的連接、圖像處理、數(shù)據(jù)庫使用、網(wǎng)頁制作等。另一方面，引進(jìn)既具備檔案業(yè)務(wù)能力又能熟練操作計算機(jī)的復(fù)合型人才，同時選送檔案管理人員定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識，使其不斷更新、擴(kuò)展檔案業(yè)務(wù)知識，提高管理人員檔案業(yè)務(wù)能力和水平。