淺議文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

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1、淺議文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策日照市房地產(chǎn)管理局山東省日照276800摘要：隨著信息技術(shù)的一體化和經(jīng)濟(jì)的全球化的到來，世界進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們的生活發(fā)生了巨大的變化，改變最為明顯的是人們的工作方式。文書檔案木身的轉(zhuǎn)變自然也會(huì)影響其管理方式的轉(zhuǎn)變，因此文書檔案管理信息的電子化己經(jīng)勢(shì)在必行。將從文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的各環(huán)節(jié)的應(yīng)用、優(yōu)點(diǎn)、缺點(diǎn)及解決辦法入手對(duì)其進(jìn)行分析。木文從文書檔案電子化相較于傳統(tǒng)文書檔案的優(yōu)勢(shì)、文書檔案電子化面臨的問題及解決方式等方面解讀文書檔案電子化的有效性。關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策隨著電子化時(shí)代的到來，檔案管理工作電子化已經(jīng)成為發(fā)展的重中之重。管理

2、工作電子化，有利于更加高效、及時(shí)的整理檔案信息，同時(shí)也可以更有針對(duì)性的提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平，從而進(jìn)一步滿足各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求。但是就目前而言，我國(guó)檔案管理工作中仍然存在一些弊端，部分管理者堅(jiān)持原有的文書檔案管理模式，沒有認(rèn)識(shí)到電子化檔案的重要性，管理跟不上時(shí)代的需求，導(dǎo)致檔案管理發(fā)揮不出實(shí)質(zhì)的作用。1文書檔案電子化的意義1.1利用辦公系統(tǒng)處理公文，提高效率。1.起草、修改環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)文書檔案的手工抄寫，易造成公文卷面不清潔，精準(zhǔn)度不高，且浪費(fèi)較多資源等問題。在電子化時(shí)代下，利用網(wǎng)絡(luò)、辦公系統(tǒng)處理公文，可以在同一頁(yè)面反復(fù)修改，減少資源浪費(fèi)。2.閱示過程。涉及的閱示人員可以是一個(gè)或多個(gè)

3、。按照傳統(tǒng)方式，每份公文需要工作人員逐一跟蹤，面對(duì)面交接，處理周期且不穩(wěn)定，而現(xiàn)在只需利用辦公系統(tǒng)可以將公文同時(shí)分發(fā)至多個(gè)閱示人員，使閱示方式更靈活有效。節(jié)約了人力資源，減少了時(shí)間浪費(fèi)。1.2提高文件安全性日常辦公文件數(shù)量龐大，按照傳統(tǒng)公文處理方式，公文積壓、傳遞不到位、遺失的情況吋有發(fā)生。而文書檔案電子化，使文書檔案起草、發(fā)文、閱示、搜集、整理、歸檔、借閱有機(jī)結(jié)合為一體，各環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)。過程管理使公文冇章可循，可控，保證了文書檔案的處理及吋、合理、高效。1.3檔案電子化管理存在的問題一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質(zhì)文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經(jīng)常因工作需要被增、刪、改等操作

4、，由于吋間跨度大，修改無(wú)授權(quán)，使電子文件面0全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計(jì)算機(jī)，或刻錄在光盤、U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)器，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或存儲(chǔ)器受損，電子文件安全完整性就無(wú)從保障。電子文件由于存儲(chǔ)方便，便捷經(jīng)濟(jì)，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙倶下，使應(yīng)歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。三是人員素質(zhì)低。當(dāng)前檔案工作，要求工作人員專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)水平高，還要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無(wú)法達(dá)標(biāo)，致使工作還處于手工時(shí)代。2電子化檔案管理的建議2.1創(chuàng)新文書檔案管理工

5、作者的電子化管理意識(shí)只有不斷創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代發(fā)展的潮流。電子化時(shí)代中，文書檔案管理需要不斷的創(chuàng)新，突破原冇的模式，通過不斷增強(qiáng)管理意識(shí)和管理理念，加強(qiáng)思想上面的創(chuàng)新，奠定電子化檔案管理的基礎(chǔ)。首先，我們需要改變管理者的管理理念，有0的、有計(jì)劃的開展一些創(chuàng)新性的管理工作。艽次，我們要進(jìn)一，步增加文書檔案管理工作的資金投入，引入最先進(jìn)的信息管理設(shè)備，建立數(shù)字化、電子化的檔案管理模式，從而提高管理效率。最后，我們需要加大宣傳力度，加強(qiáng)電子化和創(chuàng)新理念在人們心中的印象，改變文書檔案管理工作者的管理理念。2.2建立科學(xué)規(guī)范冇效的檔案管理信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，必須要奮科學(xué)的管理平臺(tái)作保障。檔案

6、電子化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)包括以下四個(gè)系統(tǒng)：一是建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實(shí)有效。三是建立文書檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息進(jìn)行編0、歸類、儲(chǔ)存，便于查找利用。對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)，實(shí)行多種形式的存儲(chǔ)。四是建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限，安裝高級(jí)別的防火墻，庫(kù)房等重要場(chǎng)所強(qiáng)化防磁設(shè)施。2.3數(shù)字化管理傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案管理

7、，主要采用紙質(zhì)作為信息載體，并且對(duì)信息進(jìn)行必要記錄。傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理中，錄入員需要錄入大量數(shù)據(jù)，不但工作十分繁瑣枯燥，而且勞動(dòng)強(qiáng)度比較大。此外，檔案管理需要配置大量庫(kù)房進(jìn)行資料存放。然而，通過大數(shù)據(jù)電子化管理模式，載體為電子計(jì)算機(jī)，在計(jì)算機(jī)的方式下進(jìn)行信息管理工作，不但節(jié)省人力、物力、財(cái)力，而且極人提高工作效率以及降低勞動(dòng)強(qiáng)度。2.4做好文書檔案資料的保密工作，實(shí)現(xiàn)安全共享對(duì)于部分不能公開的檔案資料，我