電子文件帶來的挑戰(zhàn)與對策——試談電子文檔的規(guī)范化管理

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1、電子文件帶來的挑戰(zhàn)與對策——試談電子文檔的規(guī)范化管理摘要：1、電子檔案與紙質(zhì)檔案，有著截然不同的區(qū)別，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，對電子文檔管理的管理理論體系、人員素質(zhì)和管理技術(shù)等層面帶來諸多挑戰(zhàn)。2、解決存在問題的思路與對策。一是對電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向，即信息內(nèi)容數(shù)碼化、文檔管理現(xiàn)代化、文檔處理一體化、檔案信息情報(bào)一體化。三是以人為本，提高文檔管理人員“含金量”，鍛造復(fù)合型人才資源。關(guān)鍵詞：電子文檔管理挑戰(zhàn)對策國務(wù)院及國務(wù)院辦公廳、中共山東省委

2、及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件，并對重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對外權(quán)威發(fā)布。我國發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創(chuàng)了我國文檔管理新理念的先河。電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)

3、信息，都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來越被政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問題。一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。（一）電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。一是電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件

4、也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)他只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，

5、這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉(zhuǎn)換。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為

6、每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。①（二）電子檔案管理的困難性。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長期保存

7、的必要性和嚴(yán)重性，無法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長期保存電子檔案，使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。對于電子檔案的開發(fā)利用，將會出現(xiàn)一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場所，是允許上網(wǎng)利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統(tǒng)？還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等

8、。二、解決存在問題的思路與對策。（一）對電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。電子文件的上述特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為這建立一個(gè)新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是當(dāng)時(shí)，由原作者撰寫或制作出來