項目用戶需求分析報告

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1、系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告》XXXXX項目用戶需求分析報告文件狀態(tài)：[√]草稿[]正式發(fā)布[]正在修改文件標識：iABCD-ECM-05-07當前版本：1.0作者：完成日期：2015-05-07ó有限公司，2015Page36of36系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告》版本歷史版本/狀態(tài)作者參與者起止日期備注ó有限公司，2015Page36of36系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告》目錄1.合同管理項目現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標61.1調(diào)研現(xiàn)狀61.2需求分析的目標62.現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的范圍和方法82.1現(xiàn)狀調(diào)研的范圍82.2現(xiàn)狀調(diào)研的方法83.需求分析點-組織機構(gòu)93.1企

2、業(yè)組織機構(gòu)及角色93.1.1ABCD組織機構(gòu)圖93.1.2總部機構(gòu)圖103.1.3獨立事業(yè)部機構(gòu)圖103.1.4分子公司機構(gòu)圖113.2合同業(yè)務部門113.3合同審核崗位153.4合同用戶角色及權限163.4.1角色及權限分析173.4.2功能說明174.需求分析點-合同業(yè)務174.1現(xiàn)有合同類別174.2現(xiàn)有合同模板184.2.1合同模版184.2.2合同模板分析194.2.3條款及款項194.2.4條款及款項分析204.3現(xiàn)有合同內(nèi)部管理規(guī)定215.需求分析點-合同業(yè)務流程225.1合同業(yè)務相關流程225.1.1國內(nèi)銷售物流管理流程225.1.2國內(nèi)采購流程235

3、.1.3國外銷售流程255.1.4國外采購流程265.1.5重大合同論證流程275.1.6重大合同審核流程285.1.7整套合同文件審核及交接流程295.2合同管理流程分析30ó有限公司，2015Page36of36系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告》5.2.1合同創(chuàng)建305.2.2合同協(xié)商315.2.3合同審批315.2.4合同執(zhí)行325.2.5合同變更325.2.6合同關結(jié)325.2.7合同續(xù)簽325.2.8其它326.需求分析點-主數(shù)據(jù)維護326.1供應商信息326.2產(chǎn)品信息327.系統(tǒng)集成需求33ó有限公司，2015Page36of36系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告

4、》本文檔中用到的簡稱對照表全稱簡稱有限公司XXXXEmptorisContractManagement（合同管理軟件）ECMó有限公司，2015Page36of36系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告》1.合同管理項目現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標1.1調(diào)研現(xiàn)狀隨著業(yè)務國際化、信息化的發(fā)展，XXXX在傳統(tǒng)國際貿(mào)易模式中融入電子商務元素，于2011年推出全新的，面向全球的電子商務平臺易單網(wǎng)，后臺支撐易單網(wǎng)的為ERP系統(tǒng)。但是隨著公司業(yè)務量的擴大，XXXX在2014年下半年，企業(yè)管理部調(diào)研公司3649個銷售、3806個采購的合同評審、付款審批流程、權限，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)公司合同管理權限

5、職責分工不合理、部分環(huán)節(jié)執(zhí)行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分環(huán)節(jié)存在失控、執(zhí)行不到位的問題。而且當前XXXX國際貿(mào)易有限公司的合同都是線下審核，雖然有流程規(guī)定說明審核步驟及審核條款的說明，但審核人不能第一時間摘取出自己職責范圍內(nèi)的條款，且選擇審核內(nèi)容時可能會有疏漏，在會審的業(yè)務上，或者出現(xiàn)層層重復審核的情況，或者出現(xiàn)大家都認為對方審核過而實際上無人審核的情況。加之合同簽訂后在落實執(zhí)行上也需要通過信息化提升管理效率，避免人為失誤的控制漏洞。1.2需求分析的目標需求分析的目標是為了通過對合同管理軟件系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)改造優(yōu)化，通過合同的結(jié)構(gòu)化管理、標準化管

6、理，訂單的系統(tǒng)排程、進度提醒和控制，實現(xiàn)合同的在線制作、變更、審批與在線控制，固化合同管理全流程，最終達到系統(tǒng)防控合同管理風險的目的。合同管理軟件項目要實現(xiàn)的目標為：1、降低風險：通過合同標準化，條款款項結(jié)構(gòu)化管理，實現(xiàn)合同文本的規(guī)范，降低制作、審核過程中的差錯和遺漏；通過合同的在線管理，有效保存合同執(zhí)行過程中的歷史痕跡記錄，避免有人隨意變更條款但卻沒有說明，ó有限公司，2015Page36of36系統(tǒng)項目，《用戶需求分析報告》審核人沒有審核變更條款的情況；避免審核版本混亂不清的情況；合同審批通過之后才能出現(xiàn)打印按鈕，避免線上線下內(nèi)容不一致；通過系統(tǒng)對合同的分類分級、

7、風險點的組合判斷，觸發(fā)不同審批流，降低合同管理風險；通過合同管理，有效的實現(xiàn)風險預警管理，包括：應收賬款逾期、逾期收貨、增值稅票未收等，從而實現(xiàn)從事后的壞賬預警跟蹤處理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效率：（1）通過合同標準化，條款款項結(jié)構(gòu)化管理，審核內(nèi)容按崗位進行區(qū)分，大大降低審核時間，提高審核效率；審批權限合理下放，減少領導層審批瓶頸。（2）審批及審核合并；減少審批、審核中的重復環(huán)節(jié)；（3）合并重大業(yè)務論證、審核到合同管理平臺中，實現(xiàn)重大業(yè)務管理的在線化；（4）通過合同在線對比功能，審批人可將變更的條款及原條款做出清晰的比對；（5）通過