電子檔案管理系統(tǒng)平臺

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1、電子檔案管理系統(tǒng)平臺目錄第一章系統(tǒng)概述31.1系統(tǒng)背景31.2建設(shè)目標3第二章系統(tǒng)功能32.1功能結(jié)構(gòu)32.2基礎(chǔ)設(shè)施32.2.1檔案類別設(shè)置32.2.2檔案子類設(shè)置42.2.3樣式設(shè)置42.3檔案處理系統(tǒng)42.3.1檔案掃描42.3.2檔案處理42.3.3檔案關(guān)聯(lián)42.3.4檔案審核42.3.5檔案立卷42.4檔案管理系統(tǒng)42.4.1檔案借閱管理52.4.2檔案出庫管理62.4.3檔案銷毀管理62.4.4檔案綜合管理72.5檔案資源系統(tǒng)72.5.1專題庫管理72.5.2素材庫管理72.6檔案查詢系統(tǒng)72.6.1影像文件查詢7

2、2.6.2檔案目錄查詢82.6.3檔案使用情況查詢82.6.4檔案處理進度查詢82.7系統(tǒng)管理82.7.1用戶管理82.7.2權(quán)限管理82.7.3系統(tǒng)維護8第一章系統(tǒng)概述1.1系統(tǒng)背景影像檔案管理系統(tǒng)提供了一個電子化手段，將往來的各類文檔及資料進行電子化處理、歸檔，通過系統(tǒng)建立與各類相關(guān)信息的索引，使得辦理事務(wù)時，可以非常方便的調(diào)用各種資料，提高工作效率。1.2建設(shè)目標通過建立檔案處理、檔案查詢、檔案管理、檔案資料等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化管理。1、規(guī)范管理2、減少重復(fù)投入3、科學管理4、方便使用第二章系統(tǒng)功能2

3、.1功能結(jié)構(gòu)長期以來，藝紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體的檔案信息資料只能以實物的形式放入檔案室中，這給檔案管理、應(yīng)用帶來很多難題：首先，實物檔案資料隨著檔案資料數(shù)量的增大，安全存儲這些實物檔案要耗費大量的人力、物理和財力；其次，檔案資料的實物形式限制了流通效率，存檔資料復(fù)用率低。2.2基礎(chǔ)設(shè)施2.2.1檔案類別設(shè)置此模塊主要負責檔案文件類別的新增、刪除、修改和查詢操作。2.2.2檔案子類設(shè)置此模塊主要負責子類別的新增、刪除、修改和查詢。2.2.3樣式設(shè)置本模塊的功能是設(shè)置文字、字體、樣式、大小、透明度和傾斜度。2.3檔案處理系統(tǒng)2.

4、3.1檔案掃描主要負責對圖片文件的掃描、修改、刪除。進入影像文件掃描，按對應(yīng)功能操作的不同，顯現(xiàn)出的功能按鈕也就不同，如初始狀態(tài)只有“新增批次”和“放棄”、“退出”按鈕可用。2.3.2檔案處理檔案處理系統(tǒng)主要用來完成資料的電子化處理及歸檔等操作，包括：檔案基礎(chǔ)目錄建立、檔案信息采集、檔案資料處理、檔案資料著錄、檔案資料歸檔、封包、檔案資料審核等。2.3.3檔案關(guān)聯(lián)主要負責將圖片文件等檔案材料與居民關(guān)聯(lián)起來。2.3.4檔案審核主要負責對關(guān)聯(lián)之后的文件進行審核和刪除關(guān)聯(lián)。2.3.5檔案立卷主要負責立卷和查詢卷信息。2.4檔案管理系

5、統(tǒng)2.4.1檔案借閱管理a.檔案借閱登記記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領(lǐng)導的簽字等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。當借閱實物檔案時，要手工登記檔案的借閱表，若檢索到的條目下沒有原文，而該文件的載體是“紙質(zhì)”時，科長頁面中登記檔案借閱申請信息，然后到檔案室進行借閱。在進行借閱時，借閱方式和審批流程的選擇項應(yīng)能自由定義。對于用戶無權(quán)查看的檔案，需要進行借閱申請，待得到批準后。如果是電子檔案，可根據(jù)用戶權(quán)限判斷，如果有權(quán)利查看可直接通過查詢即可借閱，如無權(quán)查

6、看的檔案，待審批流程批準后方可借閱。借閱申請查詢責任部門審批本部領(lǐng)導審批管理員授權(quán)借閱注：1此流程是針對于那些借閱者不具有權(quán)限的檔案，對于那些具有權(quán)限的檔案，用戶不必經(jīng)過此過程即可借閱檔案。2此流程可由用戶根據(jù)實際工作情況自定義。b.檔案歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，并提供續(xù)借功能。同時具有設(shè)置歸還者填寫檔案使用效果表單后，才能完成歸還手續(xù)辦理操作的功能。具體來說，檔案管理員通過檔號等條件在系統(tǒng)檢索該檔案資料狀態(tài)，了解到檔案借閱登記信息，然后執(zhí)行歸還檔案操作，系統(tǒng)記錄歸還時間、辦理人和歸還人等信息。c.檔案催還管理由于用

7、戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所需系統(tǒng)可以通過“檔案催還管理”對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統(tǒng)計，自動提醒和打印催還單。借閱統(tǒng)計系統(tǒng)對大難的借閱提供各種統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結(jié)果。d．檔案預(yù)約管理用于處理用戶預(yù)約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。2.4.2檔案出庫管理紙質(zhì)檔案資料不管通過何種途徑被調(diào)用出庫，必須通過“檔案出庫登記”方能完成。有檔案庫管理員對檔案出庫單進行填寫登記，同時資料的遞交人和接受人雙方信息都由計算機記錄，抱著了紙張檔案的有效管理。出庫單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號、接受人、出庫時間、出庫原因、經(jīng)辦

8、人、審批人等。2.4.3檔案銷毀管理“檔案銷毀管理”主要實現(xiàn)紙質(zhì)文件銷毀的管理功能。紙檔案銷毀必須進行銷毀信息以及事由的錄入，經(jīng)管理員確認后，方能銷毀紙質(zhì)檔案。檔案銷毀登記單主要記錄內(nèi)容包括：檔案編號、銷毀時間、銷毀原因、經(jīng)辦人、審批人等。2.4.4檔案綜合管理包括設(shè)備管理、