淺論檔案集成管理

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1、淺論檔案集成管理【論文關(guān)鍵詞】檔案集成管理信息技術(shù)　　【論文摘要】檔案的集成化管理是數(shù)據(jù)的集合、信息的集合、技術(shù)的集合、多學(xué)科的集合，它適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展要求。文章在分析檔案集成管理的內(nèi)容和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出了檔案集成管理的對(duì)策?！　　　　　n案工作就是管理檔案和開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作。國(guó)家管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、民族文明的傳承以及經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的進(jìn)步都依賴(lài)于檔案管理工作的正常開(kāi)展。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)不斷介入，檔案集成管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案集成管理，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進(jìn)行優(yōu)化重組，形成相互之間的競(jìng)爭(zhēng)性互補(bǔ)關(guān)系，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)沖突，來(lái)實(shí)現(xiàn)彼此

2、互補(bǔ)匹配的功能。　　　　1檔案集成管理的特點(diǎn)　　　　1.1非線性相干性　　非線性相干性是集成管理的本質(zhì)特征，管理的投入和產(chǎn)出不再是一一對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)單的相加關(guān)系而是呈非線性關(guān)系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案進(jìn)行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡(jiǎn)單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對(duì)稱(chēng)性。即檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不是呈對(duì)稱(chēng)狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側(cè)重的狀態(tài)?！　?.2動(dòng)態(tài)開(kāi)放性　　動(dòng)態(tài)性要求我們?cè)诩晒芾磉^(guò)程中必須時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時(shí)調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容，以保證管理系統(tǒng)的適應(yīng)外界的變化要求。開(kāi)放性是指集成管理的運(yùn)行是全方位開(kāi)放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時(shí)

3、和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識(shí)等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，從而適應(yīng)環(huán)境并隨之進(jìn)化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運(yùn)轉(zhuǎn)?！　?.3是一種柔性化管理　　在檔案管理的運(yùn)作過(guò)程中表現(xiàn)出很強(qiáng)的彈性，是一種人本核心的管理運(yùn)作方式。管理實(shí)施主要是依賴(lài)非強(qiáng)制性的軟性手段和方式推動(dòng)。因?yàn)樵跈n案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術(shù)和設(shè)備是多么的先進(jìn)，都要靠人去實(shí)行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒(méi)有檔案人員對(duì)檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作，對(duì)信息技術(shù)的支持，對(duì)檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運(yùn)作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展?！　?.4是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理　　檔案集成

4、管理，是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理。是在知識(shí)平臺(tái)基礎(chǔ)上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識(shí)，它是在信息、科技、智慧為代表的知識(shí)體系基礎(chǔ)上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開(kāi)發(fā)服務(wù)等內(nèi)容有機(jī)地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷?！　　　?檔案集成管理的主要內(nèi)容　　　　檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術(shù)的集成和多學(xué)科的集成?！　?.1信息集成　　檔案系統(tǒng)信息集成是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類(lèi)、匯

5、總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門(mén)、環(huán)節(jié)才能克服時(shí)間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門(mén)才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益?！　?.2人和組織的集成　　不論是多么先進(jìn)的技術(shù)裝備都是由人來(lái)操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對(duì)各類(lèi)人員的協(xié)調(diào)工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；其次是實(shí)現(xiàn)人與計(jì)算機(jī)的協(xié)調(diào)，即保證計(jì)算機(jī)能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和進(jìn)去意識(shí)；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化，使

6、我們的活動(dòng)都遵照一定的文化價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)工作人員的凝聚力和對(duì)組織的融合力?！　?.3技術(shù)集成　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，多種技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用成為現(xiàn)實(shí)，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件條件的支持等等。簡(jiǎn)單的說(shuō)檔案集成管理就是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的綜合運(yùn)用?！　?.4多學(xué)科集成　　檔案集成管理是多學(xué)科的集成，是圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。我們通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻(xiàn)信息之間的傳遞效率和利用率；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備等各種要素之間的匹配

7、與磨合，為用戶(hù)提供集成的一站式服務(wù)?！　　　?檔案集成管理的應(yīng)用　　　　3.1檔案人力資源集成管理　　檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個(gè)檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)多么的發(fā)達(dá)，人始終是操作和實(shí)行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調(diào)各類(lèi)人員的工作，還要實(shí)現(xiàn)人與技術(shù)的集成，人與計(jì)算機(jī)