合同范本檔案管理制度匯編

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1、文件編號(hào)：Qzh／BJMH110908合同檔案管理制度第一章目的第一條為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責(zé)和工作流程，理清檔案流轉(zhuǎn)過程中的工作手續(xù)，規(guī)定檔案管理中的人員權(quán)限和調(diào)檔權(quán)限；同時(shí)規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉(zhuǎn)檔、調(diào)用等方面的工作行為，協(xié)調(diào)檔案管理中的問題和矛盾；進(jìn)一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識(shí)，特訂立本管理制度。第二章適用范圍第二條適用公司所有檔案管理與員工。第三章檔案管理基本規(guī)定第三條檔案分類和內(nèi)容：（一）技術(shù)檔案：包括產(chǎn)品類、項(xiàng)目類、設(shè)備類和資料、工具類，產(chǎn)品類下分：產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、

2、圖紙、軟件（電子版）、計(jì)算書、用戶使用說明書及實(shí)物等別，別下分子目，為具體的檔案資料（以下相同）；項(xiàng)目類下分：工程項(xiàng)目基本資料、項(xiàng)目投標(biāo)文件、工程合同協(xié)議、圖紙、設(shè)備（自產(chǎn)、外協(xié)及購進(jìn)）、設(shè)計(jì)資料軟件（電子版）、安裝進(jìn)度資料、用戶使用說明書、售后服務(wù)資料等別，下設(shè)子目；設(shè)備類下分：生產(chǎn)設(shè)備、交通設(shè)備、設(shè)計(jì)及辦公設(shè)備（計(jì)算機(jī)、工控機(jī)及其他輔助設(shè)備）等別，別下子目；資料、工具類下分：圖書工具書、專門資料、產(chǎn)品介紹書、專用工具軟件等別，別下子目。所有類、別、子目分成三級(jí)管理目錄，以L、B、ZM為代碼。（二）銷售部檔案：包括銷售合同、客戶資料

3、、員工指標(biāo)進(jìn)度、回款進(jìn)度、具體業(yè)務(wù)專門檔案、員工效率手冊(cè)、工作聯(lián)系、匯報(bào)和考核記錄等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。其中：按片區(qū)劃分和按員工劃分構(gòu)成銷售部檔案的橫向體系，按年度劃分構(gòu)成縱向體系；客戶資料按片區(qū)分，必須具備企業(yè)基本資料、人物基本信息、業(yè)務(wù)基本信息、開發(fā)業(yè)務(wù)進(jìn)度等要素；具體業(yè)務(wù)專門檔案是由業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、商務(wù)檔案和售后服務(wù)檔案構(gòu)成的一體化過程性檔案，由有關(guān)部門轉(zhuǎn)存，檔案保管人（銷售內(nèi)勤）分類添加而成的累積性檔案；地區(qū)辦事處以銷售檔案為主，按公司檔案管理制度建立檔案體系，受銷售部和公司檔案管理員雙重管理。（三）

4、行政檔案包括：各類收發(fā)文件、商務(wù)函件（傳真、郵件、電子郵件）、會(huì)議記錄、商務(wù)洽談?dòng)涗?、各類意向書、法律文書、行政合作協(xié)議合同文件、公司大事記、網(wǎng)站發(fā)布的各類信息、員工效率手冊(cè)等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。（四）人事檔案包括：員工個(gè)人檔案、個(gè)人歷史檔案和繳費(fèi)檔案、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)檔案、公司招錄辭退記錄等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。（五）財(cái)務(wù)檔案包括：各類財(cái)務(wù)報(bào)表、固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、各類投資檔案和其他等類，每類下設(shè)若干別和子目，內(nèi)容少的可直接設(shè)子目。（六）公司電子檔案和機(jī)密檔案是公司特殊

5、檔案，納入檔案管理，但必須執(zhí)行特殊政策。電子檔案是所有相關(guān)文件和程序的電子版，由機(jī)房支持工程師負(fù)責(zé)拷貝制作成光盤保存，光盤按原檔案的歸屬類別編碼，并注明成檔日期和版本號(hào)，加密檔案注明密級(jí)，加上密碼；機(jī)密檔案是所有加密檔案的總稱，由公司各級(jí)具有涉密權(quán)限的保管人員掌握，采用特殊編碼方式和代碼制作目錄。第四條檔案的編制和要求（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級(jí)和正文（如無法確認(rèn)屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區(qū)別管理，如有特殊保管要求的鮮活品，性質(zhì)不穩(wěn)定的化學(xué)品等），按照類、別、子目、成檔日期、識(shí)別數(shù)編碼；同時(shí)，

6、檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，管理員有權(quán)要求成檔人員確認(rèn)檔案現(xiàn)狀。檔案入庫，管理員應(yīng)進(jìn)行識(shí)別并列入目錄。（二）檔案制作時(shí)，要求工作人員具備良好的檔案意識(shí)和編訂技能，如有特殊情況，應(yīng)與檔案管理人員聯(lián)系要求指導(dǎo)；紙質(zhì)載體要求采用規(guī)范的紙筆和書寫、印刷方式，如不規(guī)范應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救（易褪色的字跡和傳真件等加以復(fù)印固定并隨原件附）或更換；電子版本要經(jīng)解碼、閱讀后可入庫。（三）如編制機(jī)密檔案，應(yīng)識(shí)別密級(jí)和機(jī)要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機(jī)密檔案在取得的同時(shí)應(yīng)注明相關(guān)作者和涉密人員的姓名，以及有權(quán)使用人員的名單、崗位和權(quán)限。（四）在部門或員工考核時(shí)，如需調(diào)閱相關(guān)檔

7、案，必須事先聯(lián)系并取得授權(quán)。（五）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標(biāo)題、編碼、頁碼、密級(jí)和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。第五條檔案的密級(jí)：（一）公司機(jī)密檔案分成三級(jí)：秘密、機(jī)密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密后在原密級(jí)后加0。經(jīng)授權(quán)的員工可使用秘密級(jí)檔案；經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后的員工可調(diào)用機(jī)密級(jí)檔案；絕密級(jí)檔案由總經(jīng)理親自使用或與授權(quán)人員一起使用，總經(jīng)理不在場時(shí)須報(bào)總經(jīng)理同意并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（二）經(jīng)公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。第六條檔案存放編號(hào)和管理交接原則（一）技術(shù)檔案編碼為MH-DA-JS-XX--

8、XX-XXXX---XXXX-----X注：類別日期識(shí)別碼密級(jí)（二）銷售部檔案編碼為MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X（三）行政檔案編碼為MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X（四）人事檔案編