人事檔案管理制度和相關(guān)表格[非常實(shí)用]

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1、WORD格式內(nèi)部平急XXXX【人】字（2012）第23號簽發(fā)人：XXX關(guān)于XXXX人事檔案管理的通知各公司：為規(guī)范XXXX人事檔案管理，保證人事資料的完整性與準(zhǔn)確性，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、電子檔案管理1．電子信息錄入：檔案管理員必須在員工入職(含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員)當(dāng)天及時(shí)對其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一個(gè)星期之內(nèi)全部錄入EAS人事系統(tǒng)。2．電子信息更新：員工個(gè)人信息發(fā)生變動時(shí)，需及時(shí)對其電子信息進(jìn)行更新。二、紙質(zhì)資料管理（一）收集檔案管理

2、員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細(xì)核對資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。（二）整理1．人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基本檔案資料、其他檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基本檔案資料和其他檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。（1）基本檔案資料①管理人員基本檔案資料主要包括：實(shí)習(xí)期資料（校園招聘大學(xué)生）、入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件（書）資料共五類；員工基本檔案資料主要包括：入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件（書）資料共

3、四類；專業(yè)資料.整理分享WORD格式（2）其他檔案資料①其他檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據(jù)實(shí)際情況定期或不定期的更新。②其他檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的其他檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中；更新類資料：是指可用新版替代舊版的其他檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出，新版存入）。③管理人員其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓(xùn)（學(xué)習(xí)）總結(jié)資料、管理干部履歷表及干部直系家屬工作情況登記表、任免類文件、調(diào)

4、動交接資料共四類；其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議、廉潔協(xié)議資料、體檢資料共兩類。員工其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓(xùn)（學(xué)習(xí)）資料、調(diào)動交接資料兩類；其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議資料、廉潔協(xié)議資料、體檢資料兩類。（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時(shí)需填寫、上交、歸檔的檔案資料。三、檔案組卷、存放規(guī)定1．有條件的單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專用的檔案室，辦公條件不足以設(shè)立檔案室的，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專用的鐵質(zhì)檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列要系統(tǒng)，重要檔案要專柜存放。2．每位

5、員工的人事資料使用人事檔案袋，檔案袋一面貼上《基本檔案目錄》并注明檔案內(nèi)的資料，必要時(shí)可統(tǒng)一使用（長）32cm×（寬）6cm×（高）22cm的檔案盒存儲檔案。3．檔案盒背側(cè)應(yīng)當(dāng)貼有統(tǒng)一的檔案名稱及檔案號。4．檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案索引表。5．根據(jù)《制度》有關(guān)檔案分類的規(guī)定，設(shè)置檔案盒。檔案子類別、文件數(shù)量較多的情況下，應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案分類分文件夾。專業(yè)資料.整理分享WORD格式6．歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書寫，一律使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆或鉛筆。五、管理原則1．行政人事

6、部設(shè)立檔案管理員，對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，原則上管理人員檔案資料終身保存，生產(chǎn)工人檔案至少保留兩年；2．員工調(diào)離原公司時(shí)，原公司檔案管理員需對其檔案資料進(jìn)行檢查，并抽出檔案資料中的勞動合同資料存于原公司。員工調(diào)出時(shí)還需與原公司簽訂《勞動合同補(bǔ)充條款》一式兩份：一份存入檔案資料里一起郵寄至調(diào)入公司，一份由原公司連同其合同資料一起保存；3．未經(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。附件：1.《應(yīng)聘人員登記表》2.《員工入職申請表（管理）》3.《員工入職申請表（普工）》4.《背景調(diào)查表》5.《與原單位解除勞動

7、關(guān)系證明書》6.《入職培訓(xùn)記錄表（管理）》7.《入職培訓(xùn)記錄表（普工）》8.《勞動合同簽收單》9.《勞動合同簽收一覽表》10.《員工轉(zhuǎn)正審批表》11.《培訓(xùn)學(xué)分分錄表》12.《外部培訓(xùn)申請表》13.《培訓(xùn)協(xié)議》14.《外部培訓(xùn)報(bào)告》15.《管理干部履歷表》16.《內(nèi)部調(diào)動審批表》專業(yè)資料.整理分享WORD格式17.《勞動合同補(bǔ)充條款》18.《工作移交清單》19.《管理人員離職審批表》20.《生產(chǎn)員工離職審批表》21.《解除勞動關(guān)系確認(rèn)書》22.《檔案管理信息表－貼檔案袋用》23.《管理人員人事檔案目

8、錄》24.《生產(chǎn)人員人事檔案目錄》XXXX股份有限公司總經(jīng)理：二〇一二年八月二十五日主題詞：規(guī)范人事檔案通知抄報(bào)：區(qū)域總經(jīng)理事業(yè)部（副）總經(jīng)理行政人事總監(jiān)抄送：事業(yè)部人事（副）經(jīng)理XXXX股份有限公司華北區(qū)域2012年8月25日印發(fā)001-應(yīng)聘登記表　　申請職位:　　　　　　　　專業(yè)資料.整理分享WORD格式姓名性別出生年月婚否相片政治面貌學(xué)歷籍貫民族所學(xué)專業(yè)身高體重技術(shù)職稱電話號碼身份證號身份證住址現(xiàn)居住地愛好及特長家庭成員（若有親屬在本公司工作請說明）親屬姓名關(guān)系