淺談高校檔案管理信息化的建設(shè)

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1、淺談高校檔案管理信息化的建設(shè)摘　要：隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化技術(shù)的進(jìn)步，高校傳統(tǒng)的檔案管理工作方法與落后的技術(shù)裝備，已不適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。所以，高校的檔案管理要更新觀念，運(yùn)用現(xiàn)代化管理的理念、技術(shù)、方法和手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化、數(shù)據(jù)庫(kù)化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，開創(chuàng)高校檔案管理的新局面?！　￡P(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化　　中圖分類號(hào)：G271　文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A　：1002-2589(2010)12-0177-02　　　　目前高校的綜合性檔案室多數(shù)存在館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁

2、多、時(shí)間跨度長(zhǎng)的情況。由于多年來檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加上每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的整理質(zhì)量不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。所以，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理的任務(wù)將更加的繁重。這就要求我們要想辦法改變現(xiàn)行的檔案管理方式，加快檔案管理現(xiàn)代化的速度。下面就以自己的工作經(jīng)驗(yàn)來談?wù)劯咝n案管理信息化是如何進(jìn)行的?！　　　?.高校檔案管理的現(xiàn)狀　　　目前，高校檔案管理的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在：一是檔號(hào)不規(guī)范、沒有目錄號(hào)、一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映

3、主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)都很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的；六是案卷厚薄不一，有的一二頁(yè)紙一文一卷；有的五六百頁(yè)紙一類一卷。針對(duì)這種混亂的檔案管理，我們應(yīng)該先對(duì)這些檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平?！　?.高校檔案管理工作信息化前提　　高校的檔案管理可以根據(jù)高校部門的劃分來進(jìn)行歸類，

4、也就是說可以把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會(huì)檔案，再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。各項(xiàng)檔案具體實(shí)現(xiàn)的功能如下所示：　　　　(1)黨政管理檔案　　黨政管理檔案主要包含黨群檔案、行政與綜合管理檔案。黨群管理檔案包括黨務(wù)、紀(jì)檢、組織、工會(huì)等工作情況；行政綜合管理檔案包含政令、學(xué)校評(píng)估、校史、外事、圖書、總務(wù)等內(nèi)容。　　　　(2)教學(xué)檔案　　教學(xué)檔案可以分兩類：一是教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)綜合評(píng)價(jià)、試卷、教材等；二是學(xué)生學(xué)籍檔案，包含研究生、本科生、?？粕⒊?/p>

5、人等各層次學(xué)生的花名冊(cè)及其成績(jī)登記表、學(xué)籍卡片、畢業(yè)生登記表等。三是學(xué)術(shù)檔案，高校的學(xué)術(shù)檔案是指高校師生歷年的各種學(xué)術(shù)成果、學(xué)位論文、學(xué)術(shù)性文章和著作包括公開發(fā)表、宣讀、交流的和未經(jīng)發(fā)表、交流的論稿等，它是高校學(xué)術(shù)水平的真實(shí)記錄，是不同時(shí)期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證，也是做好學(xué)校管理工作的一項(xiàng)措施。首先，它本身是學(xué)校尊重知識(shí)、尊重人才的表現(xiàn)。把教師的學(xué)術(shù)成果作為學(xué)校歷史財(cái)富保存起來甚至永遠(yuǎn)地流傳下去，這體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)教師的關(guān)懷及對(duì)其勞動(dòng)的尊重，同時(shí)也讓教師感到自身的勞動(dòng)成果被重視，有成就感，體現(xiàn)了自我價(jià)值。

6、其次，是倡導(dǎo)師生具有進(jìn)取的意識(shí)，樹正氣、興學(xué)風(fēng)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的有力措施，有助于更好地開展教師的考核和評(píng)定工作?！　　　?3)科研檔案　　科研檔案可以分為科研項(xiàng)目管理檔案和科研綜合管理檔案兩部分?？蒲许?xiàng)目管理檔案主要包括科研項(xiàng)目的選題、立項(xiàng)、研究、成果鑒定、推廣等各類材料，既可以方便檢索，又可為教職員工確定新課題，避免重復(fù)研究提供參考?？蒲芯C合管理檔案則包括各類科研經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備和最新研究動(dòng)態(tài)等材料，為科研管理人員協(xié)調(diào)科研力量和科研經(jīng)費(fèi)在學(xué)校分布提供依據(jù)。