淺談文書檔案管理的特點

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1、淺談文書檔案管理的特點摘要：文書檔案管理作為行政管理的一部分，在日前數(shù)據(jù)急劇擴張的背景下，受到了廣泛重視，文書檔案管理人員作為具體的執(zhí)行者，也不斷被賦予更多的責任。隨著多項研究的深入，信息化文書檔案管理的理念不斷被傳播，一些新技術(shù)和新方法被應用到實際的工作中，對檔案收集和歸檔工作具有積極的影響。本文在此背景下，對新形勢下文書檔案管理特點的分析，結(jié)合企業(yè)及各單位管理現(xiàn)狀，提出了未來發(fā)展方向及改進措施，以期促進這一工作的推廣和提升。中國7/vie　　關(guān)鍵詞：文書檔案；管理　　作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔

2、案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發(fā)和利用價值。　　一、文書檔案管理概況　　1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項職責，是企業(yè)和單位實現(xiàn)科學管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進行服務(wù)工作的價值也越發(fā)受到社會的關(guān)

3、注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實需求?！　?.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進行充分認識，以實現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要

4、求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關(guān)人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生?！　?.未來文書檔案管理特點及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時作為行政管理中的后臺基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔

5、案承載著企業(yè)的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環(huán)節(jié)實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端?，F(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化

6、為電子文本，并未完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用?！　《⑿滦蝿菹挛臅鴻n案管理改進方向　　1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對關(guān)鍵問題如歸檔期限等進行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時，應對突發(fā)情況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度，制定文書

7、檔案管理的監(jiān)督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求?！　?.強化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技