醫(yī)院檔案管理工作探討

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1、醫(yī)院檔案管理工作探討張俊雙德州市市立醫(yī)院山東德州253012醫(yī)院檔案工作的開展，是醫(yī)院在工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴信息資源財宮。加強對這一信息資源管理，更好的為醫(yī)院醫(yī)改工作提供信息服務(wù)，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。一、當前醫(yī)院檔案管理存在的問題（一）重管輕用，沒有發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用從目前醫(yī)院的檔案管理來看，重管輕用的現(xiàn)象普遍存在。檔案收集了、整理了、保管了，卻忽視了最為重要的檔案信息資源的開發(fā)利用。許多珍貴的醫(yī)院檔案被束之高閣，大量的檔案材料沉睡在檔案室內(nèi)，體現(xiàn)不出利用價值，失去了管理的意義。（二）檔案管

2、理滯后，重病歷檔案，輕其它檔案由于病歷檔案對醫(yī)院有著特殊意義，它是醫(yī)療的重要依據(jù)、教學的極佳教案、科研的良好素材，因此，各醫(yī)院對病歷檔案保管較為完善，能及時收集、整理、歸檔，配備專人負責管理。而對于人事檔案、文書檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等其它檔案的重視，則遠遠不如病歷檔案了。許多醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。（三）檔案管理人員專業(yè)性不強，業(yè)務(wù)不精許多醫(yī)院的檔案管理人員往往都是兼職的，常因兼職過多而無法將精力放在檔案業(yè)務(wù)上，使醫(yī)院檔案工作處于應(yīng)付或被動狀態(tài)。檔案管理人員平時進修機會少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，加上自覺學習不夠，許多檔

3、案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才成為醫(yī)院工作的當務(wù)之急。二、加強醫(yī)院檔案管理工作的想法（一）建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度健全檔案管理內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案利用、保管等制度，制定檔案保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責任制和考核辦法之中。其中，健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院管理部門和臨床醫(yī)護科室，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室干部和醫(yī)護人員，都或多或少地形成文件材料，材料形成分散，往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們健全檔案收集制度，在提高全員檔案意識，使他們積

4、極主動歸檔，在配合檔案部門工作的同時,建立材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺失，及吋查找挽救，以確保檔案材料的完整性。同時，由于醫(yī)院檔案工作具有獨特性，因此，要建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理模式。（二）引進先進檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理醫(yī)院要加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，利用計算機儲存醫(yī)院各種檔案，方便利用，提高工作效率。健全醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡(luò)，由正（副）院長直接分管，形成一個分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任負責，各部門負責人專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡(luò)。這種管理冇利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各職能部門

5、的檔案工作，有利于檔案的收集和利用，有利于解決檔案管理中的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題，有利于檔案的完整、安全，為開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。（三）建立醫(yī)院信息一體化管理模式，切實保證歸檔質(zhì)量醫(yī)院管理、領(lǐng)導(dǎo)決策，都需要各職能部門及吋準確地提供信息。而醫(yī)院檔案、圖書資料、情報信息一體化管理，正是適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理需要的信息管理模式。這三者具有共同的性質(zhì)，其基本職能相同，都具有收集、整理、貯存、加工輸出信息的工作程序，實行一體化管理，不但可以節(jié)約人力、物力、財力，而且能提供更多的綜合信息，實行信息一體化管理是醫(yī)院檔案動態(tài)管理的需要。文件材料收集不齊全，就會影響醫(yī)院檔案的內(nèi)在質(zhì)量，對不符合規(guī)定的退

6、回補充、糾正，保證歸檔質(zhì)量。三、多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源檔案管理的終極0的就是利用，就是使用檔案發(fā)揮艽潛在的社會效益和經(jīng)濟效益，達到檔案信息資源共享。因此，醫(yī)院檔案工作要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為醫(yī)院各項工作，特別是為醫(yī)療、教學、科研服務(wù)。（一）編制多種檢索工具，提高檔案利用率建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解病人對檔案的需求，有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息，提高檔案利用率，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)，這是提高檔案管理水平和開發(fā)利用檔案信息資源的主要手段。（二）開展編研工作，提供主動服務(wù)這就需要檔案工作深入醫(yī)院第一線調(diào)研，了解各項工作對檔案信息

7、的需求,有0的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，加強二次文獻和三次文獻的編研工作，主動為醫(yī)院各項工作提供檔案信息資源。（三）加強檔案利用反饋信息的管理這是檢查檔案利用情況的唯一有效的標準。收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，可以了解檔案效益發(fā)揮的情況，以總結(jié)經(jīng)驗教訓，從而提高檔案利用率，改變以往那種只管信息輸出，不管用途如何的現(xiàn)象。