文件控制程序v00

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1、嘗PEPSICO.INTERNATIONAL百事食品（中國(guó)）有限公司北京分廠文件號(hào)PepsiCoFoodsBJ-PM-0001頁(yè)數(shù)共6頁(yè)文件控制程序發(fā)布日期2008/04/16最新更新口期編行人苗為批準(zhǔn)人版本V00文件修改一覽表口期頁(yè)次修改內(nèi)容版本修改人批準(zhǔn)人文件控制程序1.目的為了使所冇管理制度丁?標(biāo)準(zhǔn)化Z后所制定的文件與各類技術(shù)資料均能冇效地控制，以確保各相關(guān)部門都擁有和使用止確且有效的最新版木的文件。2?范圍本程序適用于百事食品（中國(guó)）有限公司北京分廠文件及資料擬制、審批、發(fā)布、修訂、作廢等活動(dòng)的

2、相關(guān)部門和個(gè)人。定義3.1文件指本公司所購(gòu)買、制定和接收的對(duì)質(zhì)量管理、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理有關(guān)的書籍、文字材料、圖紙、磁盤、光盤、磁帶等圖文和電子載體。3.2文件管理指對(duì)本工廠管理體系文件的編制、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、編號(hào)、發(fā)放、使用、評(píng)審、更改、回收、作廢和歸檔等的控制工作。3受控文件只冇蓋冇“受控文件”章的書而文件才被認(rèn)可為冇效的公司文件。相關(guān)文件1《記錄控制程序》PepsiCoFoodsBJ-PM-0002職責(zé)1廠長(zhǎng)5.1.1督促本文件程序的執(zhí)行和不斷完善。5.1.2負(fù)責(zé)工廠程序文件等的審批。5.2各部門

3、笫一負(fù)責(zé)人5.2.1負(fù)責(zé)審閱和批準(zhǔn)本部門相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)操作程序。5.2.2負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)操作程序的正確標(biāo)識(shí)，分發(fā)和維護(hù)。5.2.3確保木部門的使用者所使用的文件都是最新版木。5.3文件主控部門5.3.1組織文件管理評(píng)審5.3.2對(duì)文件控制程序運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督5.4文件協(xié)調(diào)員5.4.1負(fù)責(zé)木工廠所有程序文件的正確標(biāo)識(shí)、分發(fā)和維護(hù)。5.4.2保存并提供受控文件總覽表給文件主控部門，確認(rèn)文件的格式、版本及當(dāng)前的狀態(tài)。5.4.3確保所使用的文件都是最新版木，及吋清除過期版木。6.程序6?1文件的分類文件共分二級(jí)：第--級(jí)文件

4、：工廠程序文件（包括質(zhì)量/環(huán)境和職業(yè)健康安全管理手冊(cè)）第二級(jí)文件：標(biāo)準(zhǔn)操作程序（包含崗位職責(zé)、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、工藝、檢驗(yàn)方法及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等文件）;6.2文件的擬制和審批1工廠程序文件由廠長(zhǎng)或其指定人員進(jìn)行編制，廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)審批。6.2.2標(biāo)準(zhǔn)操作程序由相關(guān)部門第一負(fù)責(zé)人或其指定人員編制，部門第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。6.3文件的發(fā)行與控制5.3.1文件主控部門保留一套完整的工廠所有程序文件的光盤及受控文件總覽表。5.3.2文件協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)將最新版本的程序文件在工廠的電腦系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)布并負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。工廠的文件

5、主要用電子版文件來受控，在工廠S盤上的SOP文件夾屮的文件才為受控文件。如確需書而文件，由文件協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)分發(fā)，并在受控文件上加蓋“受控文件”章，執(zhí)行文件受控，并填寫受控文件分發(fā)表，5.3.3各部門負(fù)責(zé)人保存已發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)操作程序文件并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)向文件協(xié)調(diào)員提供所在部門的外來文件清單。6.3.4公司運(yùn)作程序和標(biāo)準(zhǔn)操作程序應(yīng)統(tǒng)一注明文件號(hào)，參考文件編號(hào)系統(tǒng)。6.4文件的修訂與控制6.4.1公司內(nèi)任何員工都可作為發(fā)起人或修訂人申請(qǐng)修改程序文件、標(biāo)準(zhǔn)操作程序的內(nèi)容，并填寫文件更改屮請(qǐng)書。6

6、.4.2申請(qǐng)人提供修改意見或草案，與其相應(yīng)部門第一負(fù)責(zé)人或廠長(zhǎng)商議，確定最后的修改方案。6.4.3工廠程序文件的修改須填寫《文件更改中請(qǐng)?zhí)?，并?jīng)廠長(zhǎng)審批，修訂內(nèi)容記錄在該文件第一頁(yè)的修訂記錄小。如果改版，相應(yīng)的受控文件總覽表由文件協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)更新。6.3.4標(biāo)準(zhǔn)操作程序的修改須經(jīng)相應(yīng)部門第一負(fù)責(zé)人審批，修訂內(nèi)容記錄在該文件第一頁(yè)的修訂記錄中。6.3.5允許對(duì)文件進(jìn)行較小的改動(dòng)（較小的改動(dòng)是指那些執(zhí)行吋不會(huì)因此變化而受到影響的改動(dòng)），但必須要由部門第一負(fù)責(zé)人在文件的改動(dòng)處旁邊簽字確認(rèn)（僅限于已打印的標(biāo)準(zhǔn)操

7、作程序）。6.3.6當(dāng)更改以及書面有五處以上這種小的改動(dòng)，需要改版后再發(fā)行。6.3.7修訂后的章節(jié)或文件由廠長(zhǎng)或部門第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，修改審批后的電子文本，交由文件協(xié)調(diào)員確認(rèn)，文件協(xié)調(diào)員負(fù)責(zé)將最新的電子文本文件放至公司電腦系統(tǒng)。6.3.8若存有修改文件的書面受控文件，每月10號(hào)之前，原文件接受人員，必須向文件協(xié)調(diào)員索取上月修改審批后的書面受控文件，同時(shí)交回in版木的受控文件，并由文件協(xié)調(diào)員對(duì)III版本的書面受控文件進(jìn)行銷毀。6.3.9文件編寫、修改部門第一負(fù)責(zé)人通知文件的有關(guān)人員6.4文件的增加和控制6.

8、4.1公司任何員工都可申請(qǐng)?jiān)黾庸境绦蛭募蜆?biāo)準(zhǔn)操作程序，申請(qǐng)人將其草案送交部門第一負(fù)責(zé)人或廠長(zhǎng)審閱。6.4.2新增文件的審批與發(fā)行按6.2和6.3的規(guī)定執(zhí)行。6.4.3新增文件由文件協(xié)調(diào)員進(jìn)行確認(rèn)并登記入相應(yīng)的受控文件總覽表。6.4.4工廠程序文件和標(biāo)準(zhǔn)操作程序的受控文件總覽表由文件協(xié)調(diào)員保存。6.6文件的編碼6.6.1程序文件的編號(hào)原則：工廠程序文件的文件編號(hào)為PepsiCoFoodsBJ-PM-#,其中PM為程序文件代號(hào)，#為程序文件