東吳大學(xué)檔案管理辦法.doc

《東吳大學(xué)檔案管理辦法.doc》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫(kù)。

1、東吳大學(xué)檔案管理辦法八十四年元月五日行政會(huì)議通過(guò)八十四年十二月六日行政會(huì)議修訂八十五年八月七日行政會(huì)議修訂八十六年十二月三日行政會(huì)議修訂第一章　總則第　一　條　東吳大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱「本?！梗n案之管理，除法令另有規(guī)定外，悉依本辦法之規(guī)定辦理。第　二　條　凡因處理本校公務(wù)或與公務(wù)有關(guān)之全部文書、圖表、簿冊(cè)，其已結(jié)案者或存查之案件，除另有規(guī)定外，一律送交總務(wù)處文書組編列檔案，集中管理。第　三　條　本辦法專門用語(yǔ)之定義如次：一、結(jié)　案：指公文之文書處理手續(xù)已全部完成，全案業(yè)已結(jié)束清楚之狀態(tài)。二、案　件：指未歸檔前之公文。三、歸　檔：指將已結(jié)案之案件送交總務(wù)處文書組編管。四、案　

2、卷：指經(jīng)歸檔後整理編訂之檔案。五、分　類：指根據(jù)案卷內(nèi)容性質(zhì)，將之歸入檔案分類表最適當(dāng)之類目?jī)?nèi)。六、分類號(hào)：指代表類目之號(hào)碼。七、卷　號(hào)：指同一類目中不同各案次序之號(hào)碼。八、冊(cè)　號(hào)：指同案卷各冊(cè)之號(hào)碼。九、檔　號(hào)：指由分類號(hào)與卷號(hào)所組成之號(hào)碼。十、編　目：指依案卷所屬類目編製之目錄。十一、專檔：指專為特殊性質(zhì)案卷而設(shè)之檔案。第二章　歸檔與點(diǎn)收第　四　條　應(yīng)行歸檔之案件，各單位承辦人員應(yīng)先加以檢查整理，同一性質(zhì)之案件應(yīng)予彙集，文件如有脫漏應(yīng)予補(bǔ)齊，手續(xù)未完備者應(yīng)予補(bǔ)備；抽存之附件及污損之處均予註明，用統(tǒng)一規(guī)定之歸檔簿詳載案由、收發(fā)文號(hào)、機(jī)密等級(jí)，送交總務(wù)處文書組檔案管理人

3、員簽收。機(jī)密檔案其必須保持高度機(jī)密性之「絕對(duì)機(jī)密」、「極機(jī)密」文件，歸檔時(shí)應(yīng)由承辦人員用機(jī)密檔案專用封套裝封，並應(yīng)於封面上註明收發(fā)文單位名稱、年、月、日、字號(hào)及簡(jiǎn)由，封口須由單位主管簽名後，送交總務(wù)處文書組檔案管理人員歸檔。第五條　本校公文書機(jī)密等級(jí)分為「絕對(duì)機(jī)密」、「極機(jī)密」、「機(jī)密」三級(jí)，其機(jī)密等級(jí)之核定、提前解密或延長(zhǎng)保密期限，應(yīng)由該公文承辦單位主管於必要之最小範(fàn)圍內(nèi)為之。前項(xiàng)提前解密及延長(zhǎng)保密期限之變更，如原核定人員已離職，則由現(xiàn)任主管簽請(qǐng)其上一級(jí)主管核定之。第六條本校機(jī)密檔案之保密年限分別如次：一、絕對(duì)機(jī)密：二十年二、極機(jī)密：十二年三、機(jī)密：六年保密年限屆滿時(shí)

4、自動(dòng)解密，必要時(shí)得延長(zhǎng)之，但以一次為限。第　七　條　本校機(jī)密檔案（含「絕對(duì)機(jī)密」、「極機(jī)密」、「機(jī)密」），應(yīng)於該檔案保存年限屆滿前六個(gè)月自動(dòng)解密。第　八　條　檔案管理人員對(duì)歸檔案件應(yīng)逐案逐件清點(diǎn)核對(duì)，其要領(lǐng)如次：一、核對(duì)歸檔簿所列案由、文號(hào)是否與原件符合。二、檢查收發(fā)文是否係原件，並檢閱文首、文尾及騎縫印，以判斷文件是否齊全。三、檢查附件是否齊全。四、檢查原件文書處理手續(xù)是否完備，有無(wú)漏核、漏判、漏印、漏會(huì)、漏發(fā)等情形。五、檢查有無(wú)污損。六、機(jī)密檔案，應(yīng)在歸檔簿上註明機(jī)密等級(jí)（絕對(duì)機(jī)密、極機(jī)密、機(jī)密），以示區(qū)分。七、檔案人員於清點(diǎn)歸檔案件時(shí)，發(fā)現(xiàn)有前項(xiàng)各款或其他疑問(wèn)時(shí)，

5、應(yīng)先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請(qǐng)補(bǔ)正檢齊，或在歸檔簿上予以註明。第九條下列文件、物品應(yīng)不予點(diǎn)收保管：一、現(xiàn)金、有價(jià)證券以及其他貴重物品。二、已作廢之有價(jià)證券。三、有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、單據(jù)與票據(jù)等。四、體積笨重、流質(zhì)、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於保管者。五、無(wú)關(guān)公務(wù)而又無(wú)參考價(jià)值之文件、便條及紙片等。六、其他無(wú)參考價(jià)值之例行文件。第三章　登記、整理與編目第十　條　檔案管理人員清點(diǎn)歸檔案件無(wú)誤後，應(yīng)將案由及收發(fā)文號(hào)轉(zhuǎn)登於歸檔表，並在歸檔簿上加蓋日期戳記後，退還歸檔簿。第十一條　歸檔案件經(jīng)登記後，新案應(yīng)加以分類、編目、立卷，舊案應(yīng)查案歸卷。第十二條　本校檔案，依

6、照﹁東吳大學(xué)檔案編碼規(guī)則對(duì)照表﹂加以分類、編目。第四章　存放與保管第十三條　編製就緒之案卷於納入卷夾後，依其類別及檔號(hào)次序排列檔案架（櫃），順序存放。機(jī)密檔案之存放應(yīng)與普通檔案分開，並依機(jī)密等級(jí)分別採(cǎi)用專櫃典藏及派專人管理，極機(jī)密以上等級(jí)之檔案，並應(yīng)另以機(jī)密檔案專用封套密封。機(jī)密檔案如有附件，應(yīng)加註原機(jī)密文書編號(hào)。第十四條存放歸檔案件之庫(kù)房應(yīng)採(cǎi)取下列保護(hù)措施：一、辦公時(shí)間外，必須妥為關(guān)閉。二、非檔案管理人員，未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房?jī)?nèi)。三、煙火等易燃或危險(xiǎn)物品禁止攜入。第十五條受損之檔案於無(wú)法復(fù)舊或歸還時(shí)，應(yīng)報(bào)準(zhǔn)銷案；對(duì)於有補(bǔ)抄之必要者，加以補(bǔ)抄，並將經(jīng)過(guò)在目錄上註明。

7、第五章檢調(diào)與歸還第十六條調(diào)閱案卷，應(yīng)依下列規(guī)定辦理：一、由調(diào)卷人填具調(diào)卷單交由總務(wù)處文書組調(diào)取。二、調(diào)卷單內(nèi)各欄須填列清楚，除調(diào)卷人應(yīng)在調(diào)卷單簽名或蓋章外，並須加蓋業(yè)務(wù)主管職名章或簽名。三、調(diào)閱案卷，非有必要，均以列（影）印本為限，列（影）印本使用完畢無(wú)需歸還。四、調(diào)閱原案卷時(shí)，還卷之期限為七天，期滿必須將原案卷主動(dòng)歸還。倘需繼續(xù)使用，應(yīng)由調(diào)卷人填具延期歸還單，經(jīng)單位主管簽核後送總務(wù)處文書組辦理延期登記。五、調(diào)卷人不得在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)逕行翻閱案卷。第十七條調(diào)閱案卷以調(diào)閱本單位主辦之案卷為限，倘須調(diào)閱不屬於本單位之案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)原案卷主管單位之同