學(xué)校檔案管理工作之我見

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1、學(xué)校檔案管理工作之我見楊麗江蘇省江陰市要塞中學(xué)214400一、學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化學(xué)校內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對木學(xué)校的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的學(xué)校檔案管理制度，對學(xué)校的全部檔案實施綜合管理。要維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證學(xué)校檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系；在范圍上應(yīng)涵蓋學(xué)校全部工作活動所產(chǎn)牛的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。要積極維護(hù)學(xué)校檔案的安全，對學(xué)校檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)。同時要加強保密工作，嚴(yán)防學(xué)校檔案的丟失和失密

2、、泄密現(xiàn)象的發(fā)生；嚴(yán)守學(xué)校檔案中所含的涉密事項，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益。要便于學(xué)校和社會對學(xué)校檔案的有效利用。1.統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，提高信息的可獲取性，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。

3、國家相繼出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)、《CAD電子文件光盤存儲系統(tǒng)的一致性測試》(GB/T17679-1999)《CAD電子文件管理》(GB/T17825.1?10?1999)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31-2005)《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T32-2005)等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。2.提高學(xué)校

4、檔案管理人員的素質(zhì)。(1)具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔；必須忠于職守，具有嚴(yán)格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。(2)應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。(3)應(yīng)具有創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動力，知識經(jīng)濟(jì)的來臨，我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新

5、同步，需要創(chuàng)造性學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法。應(yīng)把握機遇，解放思想，開創(chuàng)性工作，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決岀現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。二、加強學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)1.明確歸檔制度。學(xué)校的檔案屬于學(xué)校所有，學(xué)校工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得截留檔案。行政管理、勞動人事、學(xué)生管理、教學(xué)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。學(xué)校人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)

6、向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。2.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷管理等。3.完善學(xué)校檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。三、現(xiàn)代學(xué)校檔案工作的主要原則具體體現(xiàn)在：珍存學(xué)校記憶、構(gòu)建知識平臺、實現(xiàn)知識共享、提升學(xué)校價值1?珍存學(xué)校記憶。檔案工作是對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。檔案工

7、作始終承擔(dān)著珍存學(xué)校記憶的職責(zé)。檔案從本質(zhì)上而言是i種歷史記錄，珍存學(xué)校記憶是檔案工作的最基本職能，也是學(xué)校檔案工作實現(xiàn)其他功能的基礎(chǔ)。珍存學(xué)校記憶就是要使學(xué)校發(fā)展中具有保存價值的文件材料得到完整、有效的珍存。只有珍存，學(xué)校才有知故的“記憶”和喻今的資源，學(xué)校檔案管理才有存在的價值。創(chuàng)新歸檔方式，施行歸檔審批與備案制，強化“收集是檔案工作第一要務(wù)”，最大限度保證“學(xué)校記憶”的完整珍存。2?構(gòu)建知識平臺。從知識角度來說，珍存學(xué)校記憶關(guān)注于知識的“積累”,構(gòu)建知識平臺則注重知識的“整合”。從學(xué)校發(fā)展角度來說，學(xué)校必須具備獲取

8、知識的能力、建立知識庫的能力以及輸出知識的能力，這是學(xué)校學(xué)習(xí)與成長所必備的能力，構(gòu)建知識平臺體現(xiàn)的是學(xué)校建立知識庫的能力?！敖M織對知識進(jìn)行積累和建立知識庫是非常重要的”“真正的學(xué)習(xí)型組織也就像一個充滿生命力的水庫一樣，具有獲取、輸出、存儲、共享、保護(hù)知識，并讓不同形式知識之間相互轉(zhuǎn)化的能力，最終為組織的生存發(fā)展和自我