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《桃園縣立興南國民中學(xué)文書處理及檔案管理作業(yè)規(guī)定》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。
1、桃園縣立興南國民中學(xué)文書處理及檔案管理作業(yè)規(guī)定節(jié)錄自行政院秘書處編印「文書處理及檔案管理手冊」（87年8月版）一、文書處理，係指文書自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程。二、公文製作：(一)本校常用公文類別及說明：1.令：發(fā)布行政規(guī)章，發(fā)表人事任免、遷調(diào)、獎懲時使用。2.函：行政機關(guān)之一般公文以「函」為主，如於公務(wù)未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時則使用書函。3.公告：各機關(guān)就主管業(yè)務(wù)，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。4.開會通知單：召集會議時使用。5.其他：定型化處理之公文、簽、報告、聘書、證明書．．等。
2、(二)公文製作要領(lǐng)：1.文字敘述應(yīng)儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規(guī)定「簡、淺、明、確」之要求。2.?函的結(jié)構(gòu)，通常採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，「主旨」為全文精要，以說明行文目的與期望，應(yīng)力求具體扼要。「說明」當(dāng)案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之?dāng)⑹?，無法於「主旨」內(nèi)容納入時，用本段說明?！皋k法」向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內(nèi)簡述時，用本段列舉。（書函文字用語比照「函」之規(guī)定。）3.公告之結(jié)構(gòu)分為「主旨」、「依據(jù)」、「公告事項」（或說明）三段。「主旨」應(yīng)扼要敘
3、述，公告之目的和要求?！敢罁?jù)」應(yīng)將公告事件之原由敘明，引據(jù)有關(guān)法規(guī)及條文名稱或機關(guān)來函?！腹媸马棥梗ɑ蛘f明）應(yīng)將公告內(nèi)容，分項條列，冠以數(shù)字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內(nèi)容內(nèi)不必重複敘述。一般工程招標(biāo)或標(biāo)購物品等公告，得用表格處理，免用三段式。公告張貼於機關(guān)佈告欄時，必須蓋用機關(guān)印信，於公告兩字下闢出空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。4.其他定型化公文格式由各機關(guān)自行訂定。(三)公文用語規(guī)定如下：1.期望及目的用語，得視需要酌用
4、「請」、「?！?、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復(fù)」、「轉(zhuǎn)行照辦」等。2.直接稱謂用語：(1)有隸屬關(guān)係之機關(guān)：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。(2)對無隸屬關(guān)係之機關(guān)：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。(3)對機關(guān)首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。(4)機關(guān)（或首長）對屬員稱「臺端」。(5)機關(guān)對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。(6)行文數(shù)機關(guān)或單位時，如於文內(nèi)同時提及，可通
5、稱為「貴機關(guān)」或「貴單位」。3.間接稱謂用語：(1)對機關(guān)、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。(2)對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。三、簽稿之撰擬：(一)簽稿之性質(zhì)：1.簽為幕僚處理公務(wù)表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據(jù)，分為兩種：(1)機關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件：依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)┎槐財⒚麝惸衬抽L官字樣。(2)具有幕僚性質(zhì)的機關(guān)首長對直屬上級機關(guān)首長之「簽」，文末得用「右陳○○長」字樣。2.「稿」為公文之草本，依各機關(guān)規(guī)定程序核判後發(fā)出。(二)擬辦方式：1
6、.先簽後稿：性質(zhì)重要必須先行簽請核定之案件。2.簽稿併陳：須限時辦發(fā)不及先行請示之案件。3.以稿代簽：一般案情簡單或例行承轉(zhuǎn)之案件。(三)簽之撰擬：1.先簽後稿：簽應(yīng)按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。2.簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。3.一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。(四)簽之撰擬要領(lǐng)：1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。2.「說明」：對案情來源、經(jīng)過與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之?dāng)⑹觯?/p>
7、並視需要分項條列。3.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應(yīng)針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。(五)稿之撰擬：1.草擬公文按文別應(yīng)採之結(jié)構(gòu)撰擬。2.「函」之正文，除按規(guī)定結(jié)構(gòu)撰擬外，並請注意左列事項：(1)訂有辦理或復(fù)文期限者，請在「主旨」內(nèi)敘明。(2)承轉(zhuǎn)公文，請摘敘來文要點。(3)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」。(4)「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。(5)文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。(
8、6)須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內(nèi)列明。(7)如有附件，請在「說明」段內(nèi)敘述附件名稱及份數(shù)。(六)處理程序：1.文書處理，應(yīng)以隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。2.任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國紀(jì)元為準(zhǔn)，惟外文或譯件，得採用西元紀(jì)年。3.文書處理過程中之有關(guān)人員，均應(yīng)於文面適當(dāng)位置蓋章或簽名，並註明時間以明責(zé)
